Informasjon til veiledere

Denne guiden er basert på ph.d.-forskriften ved NMBU, og forteller deg om dine plikter og ditt ansvar som ph.d.-veileder. Som veileder skal du ha doktorgrad innen relevant fagfelt og være aktiv forsker.

Alle veiledere er forpliktet til å sette seg inn i Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved NMBU.

Veiledergruppen skal bestå av hovedveileder og normalt 1-2 medveiledere. Hovedveileder og medveiledere har ulike roller.

Hovedveileder skal være ansatt ved NMBU, og skal ha tidligere erfaring eller opplæring som veileder for ph.d.-kandidater. Som hovedveileder har du faglig og administrativt hovedansvar for ph.d.-kandidatens utdanning, og er kandidatenes primære kontaktperson. Du har også ansvaret for (sammen med kandidaten) at kandidaten har jevnlig kontakt med sine andre veiledere.

En medveileder er en fagperson som gir veiledning og som deler det faglige ansvaret for kandidaten. Som medveileder har du (og de andre i veiledergruppen) et ansvar for at kandidaten deltar i et aktivt forskermiljø med seniorforskere og andre ph.d.-kandidater. Du må holde deg informert om fremdriften i kandidatens arbeid og følge opp faglige forhold som kan medføre forsinket gjennomføring av ph.d.-utdanningen.

Habilitetsreglene i forvaltningslovens andre kapittel, «Om ugildhet», § 6-10, gjelder for veilederne.

• Ekstern hovedveileder

  Hovedveileder skal være ansatt ved fakultetet der ph.d.-kandidaten er tilknyttet (Veterinærhøgskolen). I særskilte tilfeller, når faglige hensyn tilsier det, kan det oppnevnes ekstern hovedveileder.

  Dersom du er hovedveileder fra VI er det spesielt viktig at du har tett og god kommunikasjon med medveileder fra NMBU, da det i praksis er han/henne som fungerer som kontaktpunkt for instituttleder og ph.d.-rådgivere ved NMBU. For å sikre at medveileder på NMBU tar ansvar sammen med deg må han/hun også underskrive på opptakssøknaden (NMBU 1.1 Søknad om opptak til ph.d.-program ved NMBU). På NMBU 1.2 Ph.d.-avtale (word-dokument) må alle veiledere, samt instituttleder ved NMBU signere.

• Ditt ansvar som hovedveileder

  1. Være kandidatens primære kontakt i det daglige og delta aktivt i kandidatens forskningsprosjekt.
  2. Sammen med kandidaten klargjøre prosjektskissen/prosjektbeskrivelsen og velge ut relevante kurs i opplæringsdelen.
  3. Hjelpe kandidaten med å utvikle en fremdriftsplan for gjennomføringen av ph.d.-løpet.
  4. Gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstillinger.
  5. Drøfte og vurdere hypoteser og metoder.
  6. Gi hjelp til orientering i faglitteratur og datagrunnlag.
  7. Gi veiledning i forskningsetiske spørsmål.
  8. Hjelpe kandidaten å komme i kontakt med andre relevante vitenskapelige miljøer og sørge for at kandidaten har jevnlig kontakt med sine andre veiledere.
  9. Organisere og gjennomføre de obligatoriske start/midtveis/sluttseminarene.
  10. Ha administrativt hovedansvar for ph.d.-kandidatens utdanning, herunder ansvar for prosjektets utgifter.
  11. Løse eventuelle utfordringer knyttet til læringsmiljøet.

• Problematiske veilederforhold

  Tvister mellom deg og ph.d.-kandidaten som ikke kan løses i fellesskap, kan bringes inn for behandling ved fakultetet. Dersom det ikke kommes til enighet om hvordan tvisten kan løses, kan du eller kandidaten be om å få endret veilederavtalen. Anmodning om å bli løst fra avtalen skal sendes til fakultetet, med kopi til den andre parten i saken.

• Bytte veileder

  Dersom det er ønske om endring i veiledergruppen skal det søkes om på NMBU 2.2.3 Endring veiledergruppe (word-dokument). Som hovedregel kan ikke veileder fratre før ny veileder er oppnevnt. Fakultetet har ansvar for straks å utpeke ny(e) veileder(e) ved langvarig sykdom, permisjon eller lignende.

• Etiske retningslinjer

  NMBUs Etiske retningslinjer sier følgende om veiledningsforholdet:

  ”Veiledningsforhold” omfatter her forholdet mellom lærer og stipendiat, lærer og student, faglig leder og lærling, postdoktor og mentor. Partene i veiledningsforholdet skal utvise respekt for hverandres personlige og faglige integritet, og avstå fra enhver handling eller uttalelse som kan innebære angrep på den andre parts verdighet. Dette innebærer at:

  • Veileder har hovedansvaret for at veiledningen foregår i saklige og profesjonelle former, og bør være seg bevisst den maktposisjon som veilederrollen kan gi i forholdet til den som veiledes.
  • Veileder må ikke utnytte sin autoritetsposisjon til å oppnå fordeler fra den som veiledes, eller til å oppnå private tjenester eller ytelser. Faglig kunnskap skal ikke utnyttes for å krenke eller undertrykke andre.
  • Veileder skal være varsom med å kommentere den som veiledes, personlig, fysisk eller kjønnsmessig. Studenten skal vise tilsvarende respekt for veileder som person.
  • Veileder skal unngå å diskutere interne kollegiale forhold med studenter og stipendiater. På samme måte skal ansatte vise diskresjon overfor kolleger og studenter. Informasjon av personlig, sensitiv og fortrolig art som har blitt formidlet i sammenheng med veiledningen, skal behandles av begge parter med diskresjon.
  • Veileder må utvise forsiktighet med tanke på diskusjon av den veilededes faglige og personlige anliggender med andre studenter eller stipendiater.

  Studenten bør utvise tilsvarende hensyn overfor veileder. Dette innebærer at:

  • Det påhviler veileder å sørge for at den nødvendige profesjonelle distanse opprettholdes og at det ikke innledes relasjoner som setter kandidaten i en sårbar situasjon. Doble relasjoner i veilederforholdet (som slektsforhold, kjærlighetsforhold eller privatøkonomiske relasjoner) bør ikke forekomme.
  • Veileder skal ikke motta noen form for honorar for veiledningen utover det som er avtalt med NMBU.

• Hovedveileders administrative oppgaver

  Som hovedveileder har du det administrative hovedansvaret for ph.d.-kandidatens utdanning.

  Vi anbefaler deg at du går igjennom Forventningsavklaring mellom ph.d.-kandidat og veileder(e) sammen med kandidaten din. Det er også lurt at du og kandidaten din ser på Tidslinje over obligatoriske aktiviteter i ph.d.-løpet. Den gir god visuell oversikt over obligatoriske aktiviteter kandidaten må igjennom.

  • Søknad og opptak

    Interne kandidater får opptak til ph.d.-programmet samtidig med ansettelse i stilling som stipendiat, mens kandidater ansatt ved en ekstern institusjon må sende inn søknad om opptak senest to måneder etter oppstart i stilling. Dette innebærer:

    Forberedelse av eksterne kandidaters opptakssøknad
    Sammen med kandidaten skal du klargjøre søknad om opptak innen to måneder etter oppstart. Du må:

    • Sjekke at kandidaten har fylt ut NMBU 1.1 Søknad om opptak til ph.d.-program ved NMBU korrekt og signere skjemaet.
    • Sammen med kandidaten sørge for at all dokumentasjon er på plass (vitnemål, dokumentasjon på engelsk, kopi av pass o.l.).
    • Skrive prosjektskissen/prosjektbeskrivelsen sammen med kandidaten.
    • Ved ekstern hovedveileder må intern veileder ved NMBU også signere NMBU 1.1 Søknad om opptak.

    
    Det er Ph.d.-programråd VET som vurderer opptakssøknaden. Programrådet har møter 7 ganger i året, og kandidaten må levere søknaden innen en av disse fristene for å bli vurdert i utvalgsmøte: 1. januar, 1. mars, 1. mai, 1. juni, 15. august (pga. sommerferien), 1. oktober eller 1. desember. Møtene til programrådet er satt til midten av disse månedene og kandidaten vil få svar på søknaden på slutten av den måneden de sendte inn søknaden.

    Ph.d.-avtale, utdanningsplan og datahåndteringsplan
    Opptak til ph.d.-utdanningen skal formaliseres gjennom en skriftelig avtale, samt en utdanningsplan og datahåndteringsplan senest 4 måneder etter oppstartsdato. Kandidaten må sende dette samlet til ph.d.-rådgiver på fakultetet.

    • Ph.d.-avtalen: Du må kvalitetssikre og godkjenne NMBU 1.2 Ph.d.-avtale. Alle veiledere og instituttleder på NMBU Veterinærhøgskolen må signere avtalen.
    • Utdanningsplanen: Du må fylle ut skjema NMBU 1.3 Utdanningsplan sammen med kandidaten. Utdanningplanen skal inneholde en prosjektbeskrivelse og fremdriftsplan for arbeidet med ph.d.-prosjektet, plan for opplæringsdelen, publiseringsplan, og plan for opphold ved andre institusjoner.
    • Datahåndteringsplan: Ph.d.-kandidat og hovedveileder skal, som minimum, i forbindelse med fremdriftsrapporteringen gå gjennom datahåndteringsplanen og vurdere behov for justeringer. Les mer her.

    Startseminar
    Du er ansvarlig for at startseminaret for kandidaten arrangeres innen 4 måneder etter oppstart. Seminaret skal holdes før kandidaten sender ph.d.-avtalen, utdanningplanen med prosjektbeskrivelse og datahåndteringsplanen til behandling i Ph.d.-programråd VET. Når startseminaret er gjennomført må du sende en e-post til phd.radgiver.vet@nmbu.no slik at seminaret blir registrert i FS (Felles studentsystem).

    Internasjonale ph.d.-kandidater

    • Meld fra til ph.d.-rådgiverne i god tid før ph.d.-kandidaten kommer til Norge.
    • Kandidaten bør være tatt opp på ph.d.-programmet før han/hun kommer til Norge.
    • I noen tilfeller må kandidaten søke studentvisum på ambassaden 3 måneder i forveien.
    • Kvotestipendiater kan søke SiÅs om bolig. Dette må de selv gjøre online.
    • Kandidaten trenger ofte hjelp fra veileder til praktiske ting i begynnelsen. Det er hovedveileders ansvar å hjelpe med dette.
    • Når kandidaten har ankommet Norge må han/hun bestille en time hos politiet for å få norsk ID-nummer.

  • Gjennomføring

    • Du må sammen med kandidaten fylle ut del 1 i NMBU 2.1 Fremdriftsrapport for ph.d.-kandidat - VET og sørge for at kandidaten leverer dette innen 1. oktober hvert år.
    • Dersom det er endringer i avtaleperioden må du sørge for at kandidaten sender inn NMBU 2.2.1 Endring avtaleperiode (word-dokument) til instituttleder (for interne kandidater) eller til ph.d.-rådgiver (for eksterne kandidater).
    • Du må ta initiativ til og organisere midtveisevalueringen til kandidaten.
    • Påse at kandidaten følger opplæringsplanen. Dersom kandidaten gjør endringer i planen skal NMBU 2.2.2 Endring opplæringsdel (word-dokument) fylles ut og leveres til ph.d.-rådgiver ved fakultetet.
    • Du skal ta initiativ til og organisere et sluttseminar for kandidaten ca. 6 måneder før avslutning. Send en bekreftelse til phd.radgiver@nmbu.no når dette er gjennomført, så ph.d.-rådgiverne kan registrere sluttseminaret i FS.

  • Innlevering og disputas

    • Hovedveileder har ansvar for å foreslå opponenter og kontakte dem for å høre om de er villige til å ta på seg oppdraget.
    • Hovedveileder er ansvarlig for å fylle ut NMBU 4.1 Forslag bedømmelseskomité (word-dokument) samt Habilitetserklæringsskjema (word-dokument) fra de tre foreslåtte opponentene, og levere dette til ph.d.-rådgiverne (phd.radgiver.vet@nmbu.no) før kandidaten leverer sin avhandling. CV for de foreslåtte medlemmene i komiteen skal legges ved.
    • Bedømmelseskomiteen skal settes sammen slik at:
      • a. Alle medlemmene har doktorgrad, eller bedømt førsteamanuensis-/professorkompetanse innen relevant fagområde.
      • b. To av medlemmene er uten tilknytning til NMBU, og minst ett medlem bør ha hovedstilling ved en anerkjent utenlandsk forskningsinstitusjon.
      • c. Forskjellige kjønn er representert, såfremt mulig.
      • d. Ett av medlemmene er fast ansatt ved NMBU, og er også komiteens koordinator.
      • e. Ingen av medlemmene har sampublikasjoner med ph.d.-kandidaten, kandidatens veiledere eller de andre komitémedlemmene de fem siste årene.
    • Hovedveileder har ansvar for å lese gjennom avhandlingen og sørge for at den holder høy nok vitenskapelig kvalitet før den leveres til fakultetet.
    • Du må diskutere ønsket dato for disputas med kandidaten. Denne datoen føres inn på Skjema 4.1. Ph.d.-rådgiverne vil forsøke å ta hensyn til ønsket disputasdato, men datoen avgjøres også at hvorvidt denne passer for bedømmelseskomiteen og disputasleder, og hvorvidt disputaslokalet er ledig.
    • Du bør minne kandidaten på mulighet for errata. Eventuell errataliste må leveres til ph.d.-rådgiverne senest én (1) uker etter at kandidaten har mottatt evalueringen fra bedømmelseskomiteen.
    • Instituttleder på NMBU sørger for at det arrangeres en middagen dagen før disputasen. Ofte delegeres ansvaret for denne middagen til hovedveileder, eventuelt medveileder ved NMBU dersom hovedveileder er ekstern. Kontakt instituttleder dersom du er usikker på dette.