Forskjellige typer lønnsforhold ved NMBU

Formål: Sikre riktig lønn til rett tid

Sammendrag
Rutinen beskriver forskjellige typer lønnsforhold ved NMBU:
- Ansettelse til opphør av arbeidsforhold
- Overtid og behandling av avspasering
- Vaktgodtgjørelse
- Timelønnet og beløpslønnet.

Obligatoriske felt på arbeidsavtale for regulativlønn kommer senere :

Kort om timelønnede og forutsetninger for at timelønn skal gi opptjening i SPK , kommer senere :

I tillegg beskrives arbeids– og ansvarsfordelingen innen lønnsområdet mellom lønnsseksjonen ved økonomiavdelingen og lokalt arbeidssted.

Henvisninger

Lønns-ABC

Arbeidstaker eller næringsdrivende link

Skjemaer

 Arbeidsavtaler, se NMBUs personalhåndbok.

Nedenforstående er under redigering

1. Lønn med stillingsprosent
Gjelder faste eller midlertidig tilsatte med en stillingsprosent mellom 1 og 100 % stilling.

Arbeidsforholdet er hjemlet i en underskrevet arbeidsavtale mellom NMBU og arbeidstaker. Husk at alle felt skal fylles ut. Arbeidsavtalen skal sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten.

Lønnsseksjonen effektuerer igangsetting av lønn.

Kontrollansvarlig lønnsseksjon:
Kontrollere at arbeidsforholdet er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp.
Sjekke at lønnen er riktig ved lønnskjøring.
Lønnsseksjonen legger inn nødvendige varsler for å følge opp tidsbegrensede arbeidsavtaler og endringsmeldinger.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker i UBW at arbeidsforholdet er korrekt lagt inn i personal- og lønnssystemet.
Lokalt arbeidssted lager seg gode rutiner for oppfølging av tidsbegrensete arbeidsavtaler.
Lokalt arbeidssted har ansvaret for å rette boligadresser.

2. Arbeidsforhold som endres
Endringsmeldinger sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten i P360.

Permisjonssøknader sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten i P360.
Permisjoner blir innvilget på lokalt nivå, viktig å angi grunn dersom permisjonen gir medregning i SPK. Se Statens personalhåndbok.

Fødselspermisjonssøknader behandles sentralt og skjema sendes til lønnsseksjonen via P360. Husk alltid at det må angis om permisjonen skal være med 80 % eller 100 % lønn. Tid for ferieavvikling må stå på søknaden, dersom det skal avvikles ferie i permisjonsperioden. Det er bare lov å overføre 14 feriedager til nytt ferieår.
 
Det er to ting den ansatte skal gjøre:

1) Søke foreldrepermisjon via skjema som sendes til lønn i P360 - husk å oppgi tidsrommet for ferieavvikling

2) Søke foreldrepermisjon til NAV

Dette må gjøres senest to måneder før permisjonen skal begynne.

Skjemaet må godkjennes av leder før det sendes til lønnsseksjonen.

Obs: Det er lønnsseksjonen som fyller ut inntektsopplysningene til NAV, og skal ikke gjøres av noen andre, hverken personen selv eller dens overordnet.

  
Skjemaer finnes i NMBUs personalhåndbok.

Ved retur etter permisjon, uansett årsak, skal det sendes endringsmelding om dato for retur etter endt permisjon.

Lønnsseksjonen effektuerer endringene i UBW.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker om endringsmeldingen er korrekt lagt inn i UBW ved å simulere lønnsslipp.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker i UBW at endringsmeldinger er iverksatt av lønnsseksjonen.

3. Sluttmeldinger
Sluttmeldinger må inneholde opplysninger om:
- Tjenesteopplysninger
- Personopplysninger
- Evt ny adresse
- Stilling
- Sluttdato
- Sluttårsak
- Feriegodtgjørelse, husk å krysse riktig ved utbetaling
- Feriedager, tilgode, brukt og eventuelle dager til utbetaling.
- Dato og underskrift av leder med BDM.

Meldingen sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Lønnsseksjonen kontrollerer at sluttmeldingen er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp i UBW.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Kontrollerer i UBW at personen er sluttmeldt.

4. Overtid
Bilag for overtid skal fylles ut hver måned av lokalt arbeidssted og sendes lønnsseksjonen for utbetaling. Antall og sats skal stå på bilaget, samt tidspunkt, dato og klokkeslett, når timene er
arbeidet.

Arbeidstaker skal huske å melde slik at overtidstimene blir strøket i ”fleksisystemet” eller i frammøteprotokollen på lokale arbeidssteder. Stemplingslistene skal følge overtidsbilaget som vedlegg med påskrift om at timene er strøket i stemplingssystemet.

Lønnstrinn skal stå på bilaget.

Reglene for overtid finnes i Statens personalhåndbok.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker at bilaget er i samsvar med lovverket og at timer er strøket i fleksisystemet.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at bilaget er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp og at vedlegg til overtidslisten følger lønnsbilaget

5. Avspasering
Pålagt overtid kan etter avtale avspaseres. Regelverket finnes i Statens personalhåndbok. Timene skal avspaseres time mot time, og overtidsgodtgjørelsen utbetales.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at bilaget er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker at timene er strøket i fleksisisystemet eller frammøteprotokollen.

6. Vaktgodtgjørelse
Bilag for vaktgodtgjørelse skal sendes hver måned av lokalt arbeidssted til lønnsseksjonen for utbetaling.

Tidspunktet for vaktene skal være dokumentert på bilaget.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Lønnsseksjonen sjekker at bilaget er riktig registrert ved å simulere lønnsslipp og sjekker dokumentasjon.

7. Timelønn til ansatte med stillingsprosent
Ansatte som har lavere stillingsprosent enn 100 % kan avtale ekstratimer opp til 100 % -stilling. Det skal da fylles ut en arbeidsavtale, dersom arbeidet er av varighet. Bilag for ekstratimer skal fylles ut og sendes lønnsseksjonen hver måned for utbetaling.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at timene er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp.

8 Timelønnet
Vikarer eller engasjerte som får betaling i forhold til antall timer som er arbeidet pr. måned er timelønte.
Arbeidsavtale inngås. Lokalt arbeidssted lager hver måned bilag for sine timeansatte.

Bilaget registreres i UBW med tilhørighet lokalt arbeidssted.

Bilaget skal inneholde:
- Personnummer (11 siffer)
- Navn
- Adresse
- Lønnstrinn
- Skattekommune
- Bankkontonummer
- Tidsangivelse, tidspunkt timene er arbeidet
- Antall og sats
- Kontering
- Dato, attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker om bilaget er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp

9. Beløpslønnet
Gjelder sensorer, ekstralærere og personer som skal ha et engangshonorar.
Avtale kan lages ved hjelp av Honorarskjema i personalhåndboka til NMBU.

Lokalt arbeidssted lager hver måned bilag for sine beløpslønnede

Bilaget skal inneholde:
- Fødselsnummer (11 siffer)
- Navn
- Adresse
- Kostnadssted
- Bankkontonummer.
- Antall og sats
- Evt. Honorarbeløp
- Kontering
- Dato, attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet
- Vedlegg skattekort

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at bilaget er riktig registrert i UBW ved å simulere lønnsslipp

10. Stipend med likt beløp hver måned  -  skattepliktig.
 
Stipend skattepliktig med likt beløp hver måned. Dette skal i minst mulig grad utbetales som nettolønn. Nettolønn avlønnes KUN til personer som antas å IKKE være i Norge på ligningstidspunktet. Ordningen skal derfor brukes i minst mulig grad. Personer som inngår avtale om nettolønnsordning MÅ i tillegg gi en fullmakt til NMBU om at eventuelt tilgodebeløp blir tilbakeført til NMBU. 

 Restskatt som skyldes mindre avvik i utregning vil NMBU være ansvarlig for. Større restskattebeløp skyldes ofte at personen har hatt annen inntekt i tillegg til nettolønnsordningen. Tar de annet arbeid i Norge ved siden av, må de gå over til ordinær

bruttolønnsordning for hele inntektsåret, og blir da selv ansvarlig for både restskatt og tilgodebeløp. Hele årets inntekt fra NMBU må da føres på 111-A.

Se stipend utbetaling.

11. Lønn til selvstendig næringsdrivende.

I skattemessig sammenheng er det likningsmyndighetene som avgjør om en skatteyter har drevet næringsvirksomhet, eller om denne har mottatt lønnsbetaling. Avgjørelsen blir tatt i forbindelse med likningen. De som er i tvil om hva som er riktig, kan kontakte likningskontoret for å få veiledning om hvordan de bør innrette seg.

Retningslinjer når gjesteforelesere vil ha betalt som selvstendig næringsdrivende :

Organisasjonsnummer er ikke tilstrekkelig dokumentasjon for å avgjøre om en person er næringsdrivende eller ikke. At en person er registrert i Brønnøysundregisteret er ikke avgjørende for om vi foretar skattetrekk eller ikke. Det er oppdragsgiver som er ansvarlig for at innberetningen blir korrekt, og at eventuellt forskuddstrekk blir gjennomført.

Dersom vi ikke trekker skatt av en utbetaling som skulle vært regnet som lønn kan NMBU som arbeidsgiver bli stilt ansvarlig av skattemyndighetene for det manglende trekkbeløpet. I tillegg må vi betale arbeidsgiveravgift.

Vi må kreve dokumentasjon fra enhetene vedkommende person gjør oppdrag for på at personen har fått utskrevet forskuddsskatt som selvstendig næringsdrivende.

Dersom vi ikke får denne dokumentasjonen, vil vi anse personen som arbeidstaker / lønnsmottaker og trekke 50% skatt av honoraret.

Retningslinjer når sensorer vil ha betalt som næringsdrivende :

Hovedregelen er at sensorer får betalt som arbeidstaker / lønnsmottaker. Sensorarbeid ses på som en naturlig del av arbeidet til tilsatte i universitets- og høgskolesektoren.

Bilag :

Bilag skal inneholde navn, adresse, fødselsnummer, skattekommune, bankkontonummer og org nr.

Bilaget skal posteres på konto 5391. Honoraret blir innberettet på kode som selvstendig næringsdrivende, og blir utbetalt gjennom lønnssystemet.
Se ekstern sensor oppdrag

Publisert - Oppdatert

Del på