Personvernerklæring NMBUs CRM-system

NMBU Alumni er et nettverk for tidligere studenter med studiepoeng fra NMBU. Tidligere utvekslingsstudenter, post docs, ansatte og nåværende studenter er også en del av alumni-nettverket.  

For NMBU handler samarbeid med alumner om å styrke samfunnet, NMBUs identitet og sikre tett kontakt med nasjonalt og internasjonalt arbeidsliv, næringsliv og samfunn. NMBUs alumner utgjør en særskilt ressurs for NMBU og NMBU utgjør en livslang ressurs for alumnene. Samarbeidet skal være bærekraftig og basert på gjensidig nytte for våre alumner og NMBU.  

NMBU bruker systemet Mira i vårt arbeid med NMBU alumninettverk.

Om personvernerklæringen 
Denne erklæringen forklarer hvordan NMBU Alumni både håndterer og bruker våre alumners personopplysninger. Kunnskapen du gir oss om deg selv gjør det mulig for oss å tilby deg et livslangt forhold til NMBU - så lenge du selv ønsker det. Samtidig kan NMBU Alumni bruke dine personopplysninger for å gi deg relevant informasjon om aktiviteter, forskningsnytt og samarbeidsmuligheter. 

Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og være åpne om hvilken informasjon vi lagrer. Følgende personvernerklæring beskriver hvordan NMBU bruker dine personlige data for samarbeid med alumner spesielt. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte dersom du har spørsmål. 

Hva regnes som personopplysninger? 
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om de kan identifisere en konkret person.  

Formålet med behandlingen 
De personopplysningene NMBU samler inn behandles for en rekke gjensidige formål som er ment å styrke relasjonen mellom deg og NMBU. 

Dette gjøres gjennom tilpassede henvendelser og relevant informasjon. For eksempel er behandling av personopplysninger i NMBUs alumnisystem nødvendig for at NMBU Alumni kan kontakte deg med:

• generell medlemsinformasjon (oppdatering av informasjon, informasjon om muligheter og tjenester tilgjengelig for deg)
• nyhetsbrev fra NMBU Alumni (med forskningsnytt, informasjon om etter- og videreutdanning, invitasjoner til faglige arrangementer i regi av NMBU og NMBUs samarbeidspartnere, alumninyheter og andre oppdateringer fra NMBU. Sendes ut fra dine egendefinerte preferanser som kan justeres på din alumniside).
• invitasjoner til sosiale og kulturelle arrangementer i regi av NMBU og NMBUs samarbeidspartnere.
• invitasjoner til deltakelse i åpne nettverksgrupper (for eksempel tverrfaglige grupper).
• forespørsler om samarbeid (basert på dine samtykker om engasjement).
• forespørsler om å delta i undersøkelser (for eksempel undersøkelser om NMBUs studietilbud, relevante samarbeidsmuligheter, undersøkelser fra linjeforeninger etc.).
• etter- og videreutdanningstilbud (spissede EVU-tilbud av relevans for din bakgrunn).

Vi søker alltid å sikre at alle muligheter vi presenterer er tilpasset dine samtykker og interesser. 

Hvis du har spørsmål om noen av disse formålene, eller kommentarer til hvordan vi kommuniserer med deg så er du velkommen til å ta kontakt med oss.  

Det rettslige grunnlaget for behandlingen 
Behandlingsgrunnlaget for NMBU Alumni er aktivt samtykke fra deg. Det betyr at du når som helst kan trekke tilbake eller endre samtykket gjennom å redigere profilen din. 

Hvilke personopplysninger blir behandlet? 
Vi lagrer informasjon knyttet til deg hentet fra flere kilder. 

En vesentlig del av informasjonen vi lagrer om våre alumner er informasjon du selv gir oss (for eksempel kan du gi oss informasjon ved å fylle ut din profil i alumniportalen, eller via telefon, e-post eller sosiale medier). 

Basert på kontaktinformasjon fra vårt studentregister vil alle kandidater som avlegger nye studiepoeng ved NMBU inviteres inn i alumni-nettverket. Om du ikke ønsker medlemskap slettes din kontaktinformasjon. 

Om du er student eller alumn fra NMBU, overføres noen av opplysningene om deg fra NMBUs studentregister (FS) til alumnisystemet når du blir medlem. 

Kategorier personopplysninger som samles inn og brukes er: 

• Kontaktinformasjon
• Utdanningsinformasjon
• Jobbinformasjon
• Hvordan du ønsker å samspille med NMBU

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?  
Etter at du er registrert i alumnisystemet så beholder vi dine personopplysninger i NMBUs alumnisystem, til støtte for ditt livslange forhold til NMBU, med mindre du ber oss om å gjøre noe annet. Ved utmelding eller om vi mottar informasjon om dødsfall vil personopplysninger om deg slettes. 

Hvordan beskytter vi dataene dine?  

• Vi benytter oss av en underleverandør som står for den tekniske databehandlingen. Mira Network AB er vår samarbeidspartner og databehandler.
• Databehandleren skal etter avtale med oss behandle personopplysningene dine på den måten vi bestemmer og i tråd med personvernregelverket. Vi pålegger databehandleren å sørge for en forsvarlig informasjonssikkerhet, samt at de personopplysninger de behandler for oss ikke kan overdras til andre uten at vi har gitt vårt samtykke til det.
• Personopplysningene kommer kun til å bli brukt av NMBU og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt annet ikke fremgår av lov.
• Vi deler ikke personlige kontaktopplysninger uten forhåndsgodkjenning fra deg. 

Dine rettigheter 
Vi håndterer alltid dine personlige data sikkert, og det skal ikke medføre noen ulempe for deg at dine personlige opplysninger blir brukt i vårt arbeid. Vi vektlegger at det er frivillig å gi oss dine personlige opplysninger. 

Du har rett til: 

• innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg i NMBUs alumnisystem og ved NMBU for øvrig.
• informasjon om hvordan vi behandler dine persondata.
• å få uriktige personopplysninger om deg korrigert.
• å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
• å begrense hvordan vi bruker dine data.
• å kreve at vi sletter din profil.

Ta kontakt med oss på alumni@nmbu.no dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punktet ovenfor. 

NMBU har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter, ansatte og alumner ved NMBU. Personvernombud ved NMBU kan nås her: personvernombud@nmbu.no  

Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig og senest innen 30 dager. 

Behandlingsansvarlig 
NMBU er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NMBUs alumnisystem, jf. Personvernforordningen art. 4 nr. 7. Kontaktperson for behandlingene i NMBUs alumnisysteem er Kenneth Vikse.

Tilgang til informasjonen om våre Alumni 
Vi samarbeider tett med fagmiljøene for å gi våre alumner en så «samordnet» tilnærming som mulig. Fagmiljøene har tilgang til NMBUs studentregister (FS) og kan kontakte våre alumner direkte. Hvert fagmiljø har sine egne prosedyrer og forholder seg til NMBUs generelle overordnede personvernerklæring. I tillegg deler vi data med styremedlemmer for våre lokale alumninettverk og representanter for faggrupper. 

Ved NMBU arrangeres det en rekke forskjellige arrangementer. Dette kan for eksempel være seminarer, konferanser, gjesteforelesninger og sosiale sammenkomster.

NMBU bruker systemet Mira i vårt arbeid med å administrere de forskjellige NMBU arrangementene.  

Om personvernerklæringen 
Denne erklæringen forklarer hvordan NMBU håndterer og bruker personopplysninger knyttet til administrering av et arrangement.  

Når NMBU inviterer til et arrangement vil vi noen ganger ha behov for å informasjon om deltakere. Våre gjester gir informasjon om seg selv frivillig ved påmelding/registrering av deltagelse. Kunnskapen du gir oss om deg selv gjør det mulig for oss å gjennomføre arrangementet. 

Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og være åpne om hvilken informasjon vi lagrer. Følgende personvernerklæring beskriver hvordan NMBU bruker dine personlige data knyttet til arrangementer ved NMBU. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte dersom du har spørsmål.   

Hva regnes som personopplysninger? 
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om de kan identifisere en konkret person.  

Formålet med behandlingen 
De personopplysningene NMBU samler inn i forbindelse med et arrangement skal kun anvendes for å administrere gjennomføring av det konkrete arrangementet.  

Det rettslige grunnlaget for behandlingen 
Behandlingsgrunnlaget for NMBU Arrangement er aktivt samtykke fra deg. Det betyr at du når som helst kan trekke tilbake eller endre samtykket gjennom å kontakte arrangør. 

Hvilke personopplysninger blir behandlet? 
Vi lagrer informasjon knyttet til deg hentet fra deg selv.  

Kategorier personopplysninger som samles inn og brukes er: 

• Navn
• Kontaktinformasjon
• Betalingsinformasjon
• Informasjon om ditt arbeid

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?  
Alle personopplysninger til arrangementsdeltakere anonymiseres etter ett år, med mindre du selv har samtykket til at vi kan beholde din kontaktinformasjon for å informere om lignende arrangementer eller nyheter innen en spesifikk fagtematikk.  

Hvordan beskytter vi dataene dine?  

• Vi benytter oss av en underleverandør som står for den tekniske databehandlingen. Mira Network AB er vår samarbeidspartner og databehandler.
• Databehandleren skal etter avtale med oss behandle personopplysningene dine på den måten vi bestemmer og i tråd med personvernregelverket. Vi pålegger databehandleren å sørge for en forsvarlig informasjonssikkerhet, samt at de personopplysninger de behandler for oss ikke kan overdras til andre uten at vi har gitt vårt samtykke til det.
• Personopplysningene kommer kun til å bli brukt av NMBU og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt annet ikke fremgår av lov.
• Vi deler ikke personlige kontaktopplysninger uten forhåndsgodkjenning fra deg. 

Dine rettigheter 

Vi håndterer alltid dine personlige data sikkert, og det skal ikke medføre noen ulempe for deg at dine personlige opplysninger blir brukt i vårt arbeid. Vi vektlegger at det er frivillig å gi oss dine personlige opplysninger. 

Du har rett til: 

• innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg knyttet til et NMBU arrangement.
• informasjon om hvordan vi behandler dine persondata.
• å få uriktige personopplysninger om deg korrigert.
• å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
• å begrense hvordan vi bruker dine data.
• å kreve at vi sletter din profil.

Ta kontakt med oss på alumni@nmbu.no dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punktet ovenfor. 

NMBU har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter, ansatte og alumner ved NMBU. Personvernombud ved NMBU kan nås her: personvernombud@nmbu.no  

Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig og senest innen 30 dager. 

Behandlingsansvarlig 
NMBU er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NMBUs alumnisystem, jf. Personvernforordningen art. 4 nr. 7. Kontaktpersoner for behandlingene i NMBUs alumnisysteem er Kenneth Vikse.

Det finnes interne og eksterne interessenter som ønsker å holde kontakten med universitetet av ulike årsaker. Det kan f.eks. være hvis man ønsker å holde seg informert om hva som skjer innen et spesifikt fagområde, vil følge med på hva som finnes av arrangementer på Universitetsbiblioteket, generelle nyhetssaker fra NMBU, eller ønsker å følge med på utviklingen av Campus øst.

I alle tilfeller melder interessentene sin interesse i form av et registreringsskjema. Ofte er dette et skjema som leder til et nyhetsbrevabonnement.

Om personvernerklæringen
Denne erklæringen forklarer hvordan NMBU håndterer og bruker våre interessenters personopplysninger. Kunnskapen du gir oss om deg selv gjør det mulig for oss å holde kontakten med deg - så lenge du selv ønsker det, ut fra det du selv har valgt å få informasjon om.

Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og være åpne om hvilken informasjon vi lagrer. Følgende personvernerklæring beskriver hvordan NMBU bruker dine personlige data for å kunne sende deg nyhetsbrev.

Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte dersom du har spørsmål.

Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om de kan identifisere en konkret person.

Formålet med behandlingen
De personopplysningene NMBU samler inn behandles for en rekke gjensidige formål som er ment å styrke relasjonen mellom deg og NMBU.

Dette gjøres gjennom tilpassede henvendelser med relevant informasjon.

Behandling av personopplysninger i NMBUs CRM-system er nødvendig for at NMBU kan kontakte deg med:

• generell informasjon (oppdatering av informasjon, informasjon om muligheter og tjenester tilgjengelig for deg)
• e-post fra NMBU basert på nyhetsbrevabonnementet du selv har valgt å følge (Det kan f.eks. være generelle nyheter fra NMBU, nyheter og arrangementer fra Universitetsbiblioteket, utviklingen av Campus øst, eller muligheter innen etter- og videreutdanning).
• invitasjoner til sosiale og kulturelle arrangementer i regi av NMBU og NMBUs samarbeidspartnere, hvis relevant til det nyhetsbrevabonnementet du har valgt å abonnere på.
  

Vi søker alltid å sikre at alle muligheter vi presenterer er tilpasset dine samtykker og interesser.

Hvis du har spørsmål om noen av disse formålene, eller kommentarer til hvordan vi kommuniserer med deg så er du velkommen til å ta kontakt med oss.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen
Behandlingsgrunnlaget for hånderingen vår av interessenter er aktivt samtykke fra deg. Det betyr at du når som helst kan trekke tilbake eller endre samtykket ditt ved å avregistrere deg i e-posten du mottar fra oss eller ved å ta kontakt på alumni@nmbu.no.

Hvilke personopplysninger blir behandlet?

Kategorier personopplysninger som samles inn og brukes er:

• Kontaktinformasjon
• Hvordan du ønsker å samspille med NMBU

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger? 
Etter at du er registrert i CRM-systemet beholder vi dine personopplysninger, med mindre du ber oss om å gjøre noe annet. Ved avregistrering eller om vi mottar informasjon om dødsfall vil personopplysninger om deg slettes.

Hvordan beskytter vi dataene dine? 

• Vi benytter oss av en underleverandør som står for den tekniske databehandlingen. Mira Network AB er vår samarbeidspartner og databehandler.
• Databehandleren skal etter avtale med oss behandle personopplysningene dine på den måten vi bestemmer og i tråd med personvernregelverket. Vi pålegger databehandleren å sørge for en forsvarlig informasjonssikkerhet, samt at de personopplysninger de behandler for oss ikke kan overdras til andre uten at vi har gitt vårt samtykke til det.
• Personopplysningene kommer kun til å bli brukt av NMBU og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt annet ikke fremgår av lov.
• Vi deler ikke personlige kontaktopplysninger uten forhåndsgodkjenning fra deg. 

Dine rettigheter
Vi håndterer alltid dine personlige data sikkert, og det skal ikke medføre noen ulempe for deg at dine personlige opplysninger blir brukt i vårt arbeid. Vi vektlegger at det er frivillig å gi oss dine personlige opplysninger.

Du har rett til:

• innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg i NMBUs CRM-system og ved NMBU for øvrig.
• informasjon om hvordan vi behandler dine persondata.
• å få uriktige personopplysninger om deg korrigert.
• å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
• å begrense hvordan vi bruker dine data.
• å kreve at vi sletter dine opplysninger profil.

Ta kontakt med oss på alumni@nmbu.no dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punktet ovenfor.

Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig og senest innen 30 dager. 

Behandlingsansvarlig 
NMBU er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NMBUs alumnisystem, jf. Personvernforordningen art. 4 nr. 7. Kontaktpersoner for behandlingene i NMBUs CRM-system er Kenneth Vikse.