NMBUs utenlandsstipend

NMBU lyser årlig ut midler til utenlandsopphold for fast ansatte forskere i forsknings- og utdanningstermin (søknadsfrist 1. november), og for ph.d.-kandidater og postdoktorer tilsatt enten i KD-finansiert rekrutteringsstilling eller fakultetsfinansiert stilling, samt spesialistkandidater (søknadsfrister 1. mai og 1. november).

NMBU ønsker internasjonalt samarbeid og tildeler midler til utenlandsopphold ved internasjonalt anerkjente universiteter eller forskningsinstitusjoner. Det er årlig tilgjengelig ca. 3,8 MNOK forutsatt budsjettvedtak i universitetsstyret. 

• Om utenlandsstipend for fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin

  • Årlig søknadsfrist er 1. november. Det er kun én søknadsfrist pr år.
  • Planlegger du utenlandsopphold høsten 2025 og/eller våren 2026, er søknadsfristen 1. november 2024.
  • Tildeling av stipend forutsetter at du har fått innvilget forsknings- og utdanningstermin ved fakultetet. Se "Retningslinjer for forsknings- og utdanningstermin ved NMBU" nederst på siden.
  • Det kan innvilges opphold ved maksimalt to ulike, anerkjente, institusjoner.
  • Du skal i søknaden dokumentere samarbeid med det forskningsmiljøet du ønsker å besøke.
  • Du kan søke om støtte til utenlandsopphold på minimum 3 og maksimum 10 måneder.
  • Midlene skal brukes til oppholds- og reiseutgifter. For satser og beregning av budsjett, se nedenfor.

• Om utenlandsstipend for ph.d.-kandidater, postdoktorer og spesialistkandidater

  Ph.d.-kandidater og postdoktorer tilsatt enten i en KD-finansiert rekrutteringsstilling eller i en fakultetsfinansiert stilling, samt spesialistkandidater, kan søke om stipend til utenlandsopphold. For budsjettåret 2024 er det tilgjengelig ca. 1,9 MNOK likt fordelt på to utlysinger:

  • Planlegger du utenlandsopphold våren 2025, er søknadsfristen 1. mai 2024.
  • Planlegger du utenlandsopphold høsten 2025, er søknadsfristen 1. november 2024.

  Slik er reglene:

  • Hvis du er ph.d. eller postdoktor, må du være tilsatt i en KD-finansiert rekrutteringsstilling eller i en fakultetsfinansiert stilling for å kunne søke om NMBUs midler til utenlandsopphold (se nedenfor).
  • Utenlandsopphold må godkjennes av fakultetet (dekan) og hovedveileder.
  • Det kan innvilges stipend for opphold ved maksimalt to ulike, anerkjente, institusjoner.
  • Du skal i søknaden dokumentere samarbeid med det forskningsmiljøet du ønsker å besøke.
  • Du kan søke om støtte til utenlandsopphold på minimum 2 og maksimum 6 måneder.
  • Dersom det finnes andre alternative finansieringskilder, skal det søkes der. Dersom du får tilslag på søknad om midler til reise og opphold fra andre kilder enn NMBU, blir stipendet fra NMBU avkortet tilsvarende.
  • Midlene skal brukes til oppholds- og reiseutgifter. For satser og beregning av budsjett, se nedenfor.
  • Ved søknadsfristen kan du ikke ha bodd eller arbeidet i landet til den utenlandske vertsinstitusjonen i mer enn 12 måneder i løpet av de tre foregående årene.

  Hvordan stillingen din er finansiert avgjør om du kan søke eller ikke
  Dersom du er tilsatt som stipendiat eller postdoktor og mottar lønn fra et fakultet ved NMBU, er du enten tilsatt i en såkalt KD-finansiert rekrutteringsstilling, i en stilling som fakultetet finansierer med "interne" midler, eller i en stilling som finansieres via "eksterne" midler, som for eksempel prosjektmidler fra Forskningsrådet.

  Er du ph.d.-kandidat eller postdoktor ved NMBU, må du være tilsatt i en KD-finansiert rekrutteringsstilling eller en fakultets-internfinansiert stilling for å kunne søke NMBU om utenlandsstipend.

  KD-finansierte rekrutteringsstillinger
  Kunnskapsdepartementet (KD) finansierer årlig et stort antall stipendiatstillinger ved norske universiteter. Dette kalles i universitetssektoren for "rekrutteringsstillinger". NMBU har, per 1. januar 2023, 170 rekrutteringsstillinger. Stillingene er delt inn i tre kategorier og er fordelt mellom NMBUs sju fakulteter etter egne retningslinjer. Er du ansatt i en slik stilling kan du søke NMBU om utenlandsstipend.

  Fakultetsfinansierte stillinger
  Du kan kanskje være ansatt i en stilling som fakultetet finansierer med ulike "interne" budsjettmidler som fakultetet rår over selv. Har du fakultets-intern finansiering kan du søke om NMBUs utenlandsstipend.

  Eksternfinansierte stillinger
  NMBU har også flere ph.d.-er og postdoktorer som er ansatt i såkalte eksternfinansierte stillinger, dvs. at lønnsmidlene dine kommer fra en eller flere "eksterne" kilder. Er dette tilfellet for deg, kan du ikke søke om NMBU-utenlandsstipend. Det kan være at finsieringskildene har egne ordninger som du kan søke på. For eksempel gjelder dette Forskningsrådet, les mer om Forskningsrådets utenlandsstipendordning her.

  Vet du ikke hvordan stillingen din er finansiert, spør hovedveilederen (hvis du er ph.d.-kandidat) eller lederen din (hvis du er postdoktor), alternativt adm.sjefen ved fakultetet.

• Søknadsfrister

  For fast vitenskapelig ansatte

  Årlig søknadsfrist er 1. november. Det er kun én årlig søknadsfrist.

  For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater

  Det er to årlige søknadsfrister:

  Planlegger du utenlandsopphold våren 2025, er søknadsfristen 1. mai 2024.

  Planlegger du utenlandsopphold høsten 2025, er søknadsfristen 1. november 2024.

• Slik søker du (gjelder alle søkere), vedlegg

  Du søker ved hjelp av dette e-søknadsskjemaet (innlogging med Feide): https://nettskjema.no/a/utenlandsstipend2023. Her oppgir du informasjon om deg selv og om vertsinstitusjonen(e), beskriver mål for oppholdet og budsjett. Det er mulig å mellomlagre søknadsskjemaet og svarene dine, dersom du må avbryte søknadsprosessen, for å gå videre med søknaden seinere.

  For fast vitenskapelig ansatte skal søknaden ha følgende vedlegg:

  • Bekreftelse fra fakultetet (dekan eller den dekan har delegert til) om at forsknings- og utdanningstermin er innvilget
  • Formell invitasjon fra vertsinstitusjonen(e) med beskrivelse av eksisterende/ ønsket samarbeid.

  For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater skal søknaden ha følgende vedlegg:

  • Bekreftelse fra fakultetet (dekan eller den dekan har delegert til) og hovedveileder om at utenlandsopphold er godkjent (e-postbekreftelse er ok)
  • CV med publikasjonsliste, mobilitet, klinisk arbeid (gjelder spesialistkandidater) og verv
  • Formell invitasjon fra vertsinstitusjonen(e) med beskrivelse av eksisterende / ønsket samarbeid.

• Satser som skal brukes i budsjettet

  NMBU bruker Norges Forskningsråds gjeldende satser for oppholdsutgifter.

  For budsjettåret 2024:

  NOK 23 000 per måned hvis du reiser alene.
  NOK 39 000 per måned hvis du reiser med partner eller familie.
  

  Reisekostnader
  Beskriv ca. reiseutgifter (billigste reisemåte) til fly/buss/tog i søknadstabellen.

  For reisekostnader dekkes billigste reisemåte og én reise t/r hvert oppholdssted; maksimalt to reiser.

• Du får ikke dekket alle utgifter

  Utenlandsstipendet skal dekke "ekstra utlegg og kostnader" som påløper i forbindelse med utenlandsoppholdet, for eksempel reisekostnader og husleie.

  Utenlandsstipendet kan ikke brukes for å dekke utlegg til mat og klær, det vil si utgifter du uansett ville hatt om du var "hjemme i Norge". Slike utlegg må du som vanlig dekke over lønna du får utbetalt av NMBU.

  Du kan ikke bruke utenlandsstipendet til kurs- eller konferanseavgifter, «bench fees» eller driftsmidler.

• Har du alternative finansieringskilder?

  NMBU Forskningsutvalget har i retningslinjene for utenlandsstipend bestemt at dersom det finnes andre alternative finansieringskilder, skal man også søke der. Dersom en søker får (fullt) tilslag på søknad om midler til reise og opphold fra andre kilder enn NMBU, blir stipendet fra NMBU avkortet tilsvarende.

  Denne lenken leder til en artikkel med oversikt over diverse finansieringskilder for utenlandsopphold.

• Slik behandles søknaden din

  Søknadene som er mottatt innen fristen, behandles av Forskningsavdelingen i løpet av 4-6 uker.

  For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater blir disse prinsippene lagt til grunn ved behandling av søknadene:

  Ved budsjettknapphet brukes prinsippet om at «flest mulig søknader skal innvilges».

  Antall måneder det søkes om kan bli avkortet slik at flest mulig søknader blir innvilget.

  For fast vitenskapelig ansatte blir disse vurderingskriteriene lagt til grunn ved eventuell prioritering av søknadene, i gitt rekkefølge:

  Fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin som sender søknad om NMBUs utenlandsstipend for første gang. Søkere som ikke har søkt om utenlandsstipend ved 2 siste forsknings- og utdanningstermin perioder regnes som førstegangssøkere.

  Prinsippet om at flest mulig søkere skal reise. Ved budsjettknapphet skal det tilstrebes at flest mulig får stipend, dvs. at stipendet kan avkortes utover maksimumsopphold på 10 måneder.

  Ved ellers like vilkår, blir vitenskapelig ansatte av det underrepresenterte kjønn prioriterte for tildeling.

  Før du får svar på søknaden blir alle tildelinger godkjent av NMBUs Forskningsdirektør.  

• Før du reiser: Utbetaling av forskudd

  Du som får tildelt stipend for utenlandsopphold kan få utbetalt et forskudd på 80 % av det totale stipendbeløpet i forkant av reisen. Forskuddet skal for eksempel gjøre det mulig å bestille/betale reise og bosted uten å måtte legge ut for dette privat.

  Forskuddet kan du få utbetalt så snart reelle/eksakte datoer for avreise og hjemkomst fra utenlandsoppholdet er bestemt.

  For å få overført forskuddet til din egen bankkonto, må du fylle ut en forskudds-utbetalingsblankett (se under "Skjema" lenger nede på siden). Lurer du på hvordan du skal fylle ut forskuddsutbetalingsblanketten, finner du en liten veiledning også. Du trenger ikke å signere blanketten, eller få den attestert/godkjent av andre.

  Ferdig utfylt blankett sender du per e-post til Janne E. Pedersen, Økonomiavdelingen NMBU. 

  NMBU er pålagt å knytte en slik utbetaling til den eksakte reiseperioden, derfor vil du ikke få utbetalt forskudd før du har bestemt helt eksakte datoer for utreise og hjemreise. 

  De resterende 20 % utbetales etter hjemkomst og etter at sluttrapport og sluttoppgjørskjema er levert og godkjent (se nedenfor).

• Mens du er utenlands: Ta vare på kvitteringer for alle "ekstra" utlegg

  For at du skal slippe å betale skatt på utenlandsstipendet, og for at du skal kunne beholde et eventuelt forskudd og få utbetalt de resterende 20 % av stipendet må du kunne dokumentere de utleggene du har hatt, når du kommer hjem igjen.

  Stipendet kan brukes til å dekke alle "ekstra" kostnader som påløper mens du er på utenlandsopphold, for eksempel utlegg til visum, reiser, depositum og husleie. Du må derfor ta vare på ta vare på alle slike kvitteringer mens du er utenlands.

  Du kan ikke bruke utenlandsstipendet til å dekke mat og klær, som er utgifter som du uansett ville hatt også om du var hjemme i Norge, så slike kvitteringer trenger du ikke, for NMBUs skyld, å ta vare på.

• Når du kommer tilbake til Norge: Sluttrapport og sluttoppgjør

  Søkere som får tildelt utenlandsstipend, må levere sluttrapport og sluttoppgjørsskjema når utenlandsoppholdet er over, og seinest én måned etter hjemkomst.

  1. Sluttrapport
  
  I sluttrapporten skal du kort beskrive hva du oppnådde faglig gjennom utenlandsoppholdet, og du kan også beskrive problemer eller endringer som du vil gjøre Forskningsavdelingen eller Økonomiavdelingen oppmerksom på før sluttoppgjøret.
  
  Lenke til sluttrapporten: https://nettskjema.no/a/sluttrapport. 

  2. Økonomisk sluttoppgjør

  Etter at du har levert sluttrapporten og fått den godkjent av Forskningsavdelingen, sender du kvitteringene for alle de ekstra utleggene du har hatt til Janne E. Pedersen, (Økonomiavdelingen) sammen med sluttoppgjørsskjemaet (som du finner lenger nede på siden). Dette må du gjøre seinest én måned etter hjemkomst.

  Når oppgjøret er levert og gjennomgått utbetales eventuelt de resterende 20 % av stipendbeløpet.

• Hva om du ikke får du ikke reist som planlagt?

  Utsettelse av utenlandsopphold

  Søkere som får tilsagn om midler kan, dersom utenlandsoppholdet ikke lar seg gjennomføre på planlagt tidspunkt, og så sant fakultetet godkjenner utsettelsen, beholde tilsagnet om midler i inntil
  
  - Ett år fra avreisetidspunktet oppgitt i søknaden (gjelder ph.d.-er, postdoktorer og spsialistkandidater)
  - To år fra avreisetidspunktet oppgitt i søknaden (gjelder fast vitenskapelig ansatte).

  Meld fra til Forskningsavdelingen ved Kari E. Moxnes, om eventuelle endringer i utenlands­oppholdet.

  Har du fått forskuddsutbetaling du ikke har brukt (alt av)?

  Dersom du har mottatt forhåndsutbetaling og oppholdet ikke gjennomføres som planlagt, må du betale tilbake hele eller deler av beløpet du har mottatt. Dette vurderes av Forskningsavdelingen i hvert enkelt tilfelle, og det er kun ved større avvik mellom mottatt beløp og (dokumentert) brukt beløp at vi krever tilbakebetaling.

  Ubrukte og frigitte midler vil bli omdisponert til personer som står på venteliste for å få stipend.

• Litt om skatteregler

  Stipend som utbetales i forbindelse  med  forskningsopphold i utlandet er i utgangspunktet trekkpliktig. Dersom bruken av stipendet kan dokumenteres i form av bilag, originale kvitteringer (så langt det er mulig) for utlegg/kostnader, vil det bli innberettet som trekkfritt. Relevante utgifter er alle ekstra kostnader som oppstår i forbindelse med oppholdet bortsett  fra mat og klær.

  Det er NMBUs Økonomiavdeling v/lønnsseksjonen, som innberetter til Skatteetaten både stipend og lønn opptjent i løpet av perioden i utlandet. Det er derfor viktig at du melder inn perioden for forskningsoppholdet så snart den er kjent (i forskuddsutbetalingsblanketten), men også varsler fortløpende om endringer og oppgir "fasiten" i sluttoppgjørsskjemaet.

  Lønn rapporteres samme måned den utbetales, mens stipend først rapporteres som trekkfritt eller trekkpliktig stipend når oppholdet er avsluttet. Den ansatte skal ikke rapportere noe direkte til Skatteetaten. Har du hatt redusert skatt under oppholdet er det viktig å få nytt skattekort ved hjemkomst.

  Ved opphold i USA

  Det er en egen skatteavtale mellom Norge og USA. Skatteavtalens artikkel 15 innebærer for alle som omfattes av avtalen, at alle stipender og inntekter, også lønn, vil kunne være helt fritatt for skatt både i USA og Norge. 

  For å omfattes av bestemmelsen må du utføre forskning eller undervisning i USA. Du må også ha fått en offisiell invitasjon fra vedkommende lære- eller forskningsinstitusjon i USA. 

  Du må selv kreve skattefritak etter skatteavtalen ved å søke om forhåndsgodkjenning av skattefritak / endring av skattetrekk hos Skatteetaten før avreise. Skatteavtalen gir deg mulighet til å søke om skattekort der kun trygdeavgiften er inkludert. Du søker om foreløpig forhåndsgodkjenning av skattefritak via altinn.no. Du må logge deg inn, og det er ikke et eget skjema for dette så du må bruke "Kontaktskjema RF- 1306". Selve søknaden skriver du i fritekstfeltet i kontaktskjemaet. Du må legge ved 1) det signerte invitasjonsbrevet fra vertsinstitusjonen i USA og 2) en bekreftelse fra arbeidsgiver (fakultetet) om at du er ansatt og vil motta lønn (brutto månedslønn kr...) mens du er på utenlandsopphold.

  Ved innvilget fritak får du et nytt skattekort med lavere sats. Skattesatsen er ikke null fordi du fortsatt skal betale 8,2% i trygdeavgift. Skattekortet skal dessuten gjelde for et helt kalenderår, slik at skattesatsen settes i forhold til hvor stor del av inntekten som er skattefri.

  Merk at innvilget fritak er en forhåndsgodkjenning. Endelig skattefritak må du kreve når du leverer skattemeldingen (elektronisk) til Skatteetaten. I skattemeldingen under headingen «Lønn og tilsvarende ytelser» må du skille mellom lønn opptjent i USA og lønn opptjent i Norge. For inntekten opptjent i USA velger du i feltet Metode ved dobbeltbeskatning «Skattenedsettelse etter skatteavtale».

• Litt om forsikringer

  NMBU er en statlig virksomhet og er derfor "selvassurandør", noe som betyr at NMBU ikke har lov til å tegne forsikringer på vegne av sine ansatte eller studenter. Statlige virksomheter har likevel adgang til å tegne reiseforsikring for enkeltreiser i utlandet (jf. Statens personalhåndbok  9.24 Særavtale om forsikrings- og erstatningsordninger for statsansatte på tjenestereise og ved stasjonering i utlandetæravtale) hvis reisen defineres som "tjenestereise". Forskningsopphold defineres ikke som tjenestereise. For å være best mulig sikret under reise/utenlandsopphold må du derfor ha en privat reise- og personskadeforsikring.

  Forsikringen bør minimum dekke:

  1. - Ulykke, innbo- og reise
  2. - Utgifter til sykehusopphold dersom du reiser utenfor EØS-området/USA
  3. - Utgifter til hjemtransport ved alvorlig skade/dødsfall

  Ved reiser til andre EØS-land (+ Sveits), bør du alltid ha med deg gyldig Europeisk helsetrygdkort. Som navnet antyder, kan ikke Europeisk helsetrygdkort benyttes utenfor EØS-området eller Sveits. Det kan heller ikke benyttes på Svalbard. Helserettighetene du har etter EØS-avtalen er begrenset. Det er derfor viktig, uansett hvor du skal reise, å ha en privat reiseforsikring (i tillegg til helsetrygdkortet).

Retningslinjer

Skjema

Kontaktpersoner