Checklist for those going on exchange through Erasmus+
Necessary Steps to Complete Before Departure
Online Learning Agreement (OLA)
All Erasmus students must have a Learning Agreement before going on exchange. This must be signed by (1) the student, (2) the academic advisor at NMBU, and (3) the host university.
A Learning Agreement should include the courses you plan to take at the host university and which courses you will replace in your own study plan at NMBU (or alternatively, elective courses).
At NMBU, we use the Online Learning Agreement (OLA), which is an online version of the learning agreement that is signed digitally. Most of our partner universities also use OLA.
The timing for when the Learning Agreement (OLA) needs to be completed varies from university to university. Some host universities require it to be uploaded as part of the application, while others do not mention it at all. If you can wait to complete the Learning Agreement until you know which courses you will take, it is advantageous. This way, you avoid having to correct it if there are changes in the courses. If the Learning Agreement is required as part of the application, you must adhere to that requirement. There is no specific deadline from NMBU for when the OLA should be completed, but we recommend that it be finalized no later than two weeks after you start your exchange. Your host university may have a deadline you need to follow. Please note that your scholarship cannot be disbursed until the OLA is fully signed and sent as a PDF to your exchange coordinator at NMBU.
How to create an OLA
It is important that you follow the user guide when filling out the OLA. Join the CANVAS room where you will find the user guide and lists with contact information for both academic advisors and host institutions. After joining the room, click on 'View all pages' or go to this link.
- Viktig at OLA opprettes på PC, og ikke på mobil.
- Du må selv opprette en Online Learning Agreement her.
(ikke bruk nettleseren Internet Explorer) - Logg på via eduGAIN/Feide. Merk at du må registrere deg første gangen du logger på via eduGAIN/Feide.
- Meld deg inn i CANVAS-rommet hvor du finner brukerveiledningen og lister med kontaktinformasjon til både studieveiledere og vertsinstitusjonene. Etter at du har meldt deg inn i rommet, trykk på 'Vis alle sider' eller gå inn på denne lenken. Her er det viktig at det legges inn riktige personer/epostadresser både for sending institution (NMBU) og receiving institution (ditt vertsuniversitet), ellers vil ikke OLA bli sendt videre til signering
- Du må selv finne emner ved vertsuniversitetet.
- Deretter signerer du digitalt.
- Når du har signert, blir din OLA sendt til oppgitt studieveileder ved NMBU (Sending Institution)
- Dersom alt er ok, signerer studieveileder OLAen din, og den sendes videre til vertsuniversitetet (Receiving Institution) for den siste signaturen.
- Det er studenten sitt ansvar å sørge for at både studieveileder ved NMBU og vertsuniversitetet signerer OLA, og deretter laste OLA ned som PDF og sende den til utvekslingskoordinator ved NMBU. Dette er en forutsetning for at man skal få utbetalt Erasmus-stipendet.
Dersom vertsuniversitetet ikke signerer i systemet, men i en pdf, må du sende en kopi av din Learning Agreement med alle signaturer til din utvekslingskoordinator.
Du får beskjed på e-post og/eller i Erasmus+ App når en part har signert. Du kan også sjekke status underveis ved å logge på OLA eller i Erasmus+ App.
Frist for at OLA skal være signert av alle parter: Ettersom ulike vertsuniversitet har ulike rutiner for når OLA signeres har vi ingen spesiell frist for når OLA skal være signert av alle tre parter. Merk imidlertid at OLA må være ferdig signert og sendt inn til din utvekslingskoordinator før Erasmusstipendet kan utbetales.
Endring av OLA Merk at når du har signert din OLA, så er det ikke mulig å legge inn endringer før den er signert av alle tre parter. Det er kun mulig å gjøre endringer en gang, så vi anbefaler at du venter med å gjøre evt endringer til du er i gang med utvekslingen din og er 100% sikker på hvilke emner du ender opp med å ta. Her er en videosnutt som viser hvordan du kan endre OLA https://www.youtube.com/watch?v=DJQrbAD7038
Ta EU Academy Språktesten (frivillig)
- Gå til EU-Academy og logg inn: https://academy.europa.eu/
- I søkefeltet "What do you want to learn today", skriv inn "Placement test"
- Klikk på språktesten du skal ta
- Inne på siden, trykk "Enroll" (gul boks til høyre)
- Trykk deretter på "Attempt quiz now"
- Testen tar 10 - 45 minutter.
- Når du har svart på alle spørsmål, trykk på "Finish attempt"
- Gjennomgang av resultatene. Den siste siden viser språknivået ditt.
Ved problemer, ta kontakt direkte med support teamet eller les gjennom FAQ nettsiden til språktesten.Sign grant agreement with NMBU
All students going on an Erasmus exchange must sign the Erasmus grant agreement before departure. You will receive an email with further information when the grant agreements are ready for signing (usually in June for the fall semester and in November/December for the spring semester).
You will also receive access to a form that must be completed before we can send you the grant agreement. In the form, you will need to provide the following information:
Bank account number and full address in Norway
Confirmation that you will obtain the necessary insurance before the exchangeAfter the form is completed, we will send you the grant agreement for digital signing via BankID.
Payment of Erasmus grant
You will receive approximately 70% of the grant at the start of your exchange, and the remaining amount will be paid after the exchange is completed. Please note that the final payment will be adjusted according to the confirmation completed and signed by the host university (Confirmation of Erasmus exchange).
The grant will be paid out once you have submitted the required documents (signed grant agreement and OLA). The Erasmus grant is tax-free and is provided in addition to any loans and grants you may receive from Lånekassen.