HjemOm

Personvernerklæring for ansatte

Her finner du informasjon om hvordan NMBU håndterer personopplysningene dine når du er ansatt.

  • Formålet med behandlingen av personopplysninger om ansatte er å ivareta dine rettigheter som ansatt, for å oppfylle NMBUs oppgaver og plikter som arbeidsgiver, og for at du skal kunne gjøre jobben du er ansatt for å gjøre.

    Det er nødvendig for NMBU å behandle personopplysningene dine slik at NMBU eksempelvis kan:

    • gi deg lønn, refusjon, beregne antall feriedager og omsorgsdager som du har krav på
    • sykepengebehandling
    • utføre nødvendig administrasjon rundt arbeidsforholdet
    • sikre tilganger til IT-systemer og forvaltning av eiendommer

  • Det rettslige grunnlaget for behandlingen av alminnelige personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 og behandling av sensitive personopplysninger er i artikkel 9 nr. 2 og artikkel 88. Vi behandler dine opplysninger blant annet for:

    Gi deg lønn, refusjon, beregne antall feriedager og omsorgsdager som du har krav på

    • Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstaver b, c og e. Det vil si for å oppfylle arbeidskontrakten med deg som ansatt og for å oppfylle plikter vi er pålagt i øvrig lovgivning, slik som arbeidsmiljøloven, statsansatteloven, arkivloven og universitets- og høyskoleloven, regnskapsloven og ligningsloven
    • Hvilke opplysninger vi behandler om deg: Navn, fødselsnummer, ansattnummer, kontaktinformasjon, lønnsinformasjon, betalingsinformasjon, arbeidstid, reise- og utleggsinformasjon, tjeneste informasjon om sykefravær, sykemeldinger, avspasering, ferie og permisjon, skatteopplysninger, informasjon om sidegjøremål og eierinteresser, informasjon om nærmeste pårørende.

    Sykepengebehandling

    • Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. Arbeidsmiljøloven § 2-1 og Folketrygdloven § 8-15
    • Hvilke opplysninger om vi behandler om deg: Navn, fødselsnummer, ansattnummer, brukernavn, telefonnummer, e-post, brukernavn, informasjon om sykefravær, sykemeldinger

    Utføre nødvendig administrasjon rundt arbeidsforholdet

    • Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstaver og artikkel 9 nr. 2 bokstav b
    • Hvilke opplysninger om vi behandler om deg: Navn, fødselsnummer, ansattnummer, brukernavn, navn og alder på barn under 12 år, navn og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende, helseopplysninger for å ivareta diner rettigheter

    Sikre tilganger til IT-systemer og forvaltning av eiendommer

    • Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b
    • Hvilke opplysninger om vi behandler om deg: Navn, fødselsnummer, ansattnummer, e-post, telefonnummer, brukernavn, tilhørighet i organisasjonen

  • Informasjonen innhentes fra deg selv som jobbsøker eller ansatt, fra andre instanser slik som skattemyndigheter, Nav, Folkeregisteret og tidligere arbeidsgiver.

  • Personopplysninger om ansatte behandles i sentrale system som brukes for å administrere arbeidsforholdet. Dette er systemer som lønn- og personalsystemet (UBW/Unit4), saksbehandlings- og arkivsystemet (P360), adgangskontrollsystemet og Microsoft 365. I tillegg vil du i egenskap av din stilling ved NMBU ha behov for tilgang til ulike IT-tjenester og -system for å utføre dine oppgaver. Disse IT-tjenestene og -systemene lagrer også personopplysninger om deg, men opplysninger lagret avhenger helt av hva tjenesten gjør, og hvilken funksjon du har på NMBU. Mange av disse tjenestene har en brukerprofil på deg for å sikre at du har lovlig tilgang til systemet. Noen tjenester vil også kunne logge din aktivitet av ulike hensyn, slik som sikkerhet og drift.

    Du som ansatt kjenner selv hvilke tjenester du bruker i din hverdag. Dersom du lurer på hvordan disse tjenestene/systemene behandler dine personopplysninger kan du ta kontakt med IT.

    Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på NMBUs nettsider. Formålet med å dele disse opplysningene er å gjøre det enklere å nå deg i jobbsammenheng, både for kolleger, studenter og andre.

  • Når du slutter ved NMBU mister du tilgang til NMBUs bygninger og IT-system og -tjenester. Etter 90 dager slettes innholdet i e-posten din og på hjemmeområdet ditt. Personalmappen din vil bli gjennomgått og informasjon vi ikke er pålagt ved lov å ta vare på slettes. Opplysningene dine i økonomi- og personalsystemet lagres i ti år før det slettes. Det følger av krav i bokføringsloven.

    NMBU vil fortsatt lagre opplysninger for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hva du som ansatt har jobbet med i henhold til arkiveringsplikten i arkivloven. Videre vil ikke informasjon som du har jobbet med nødvendigvis bli slettet fordi denne er viktig for å ivareta driften av NMBUs kjernevirksomhet. Brukernavnet ditt vil ikke slettes fordi NMBU av sikkerhetshensyn ikke resirkulerer brukernavn.

  • Når NMBU behandler personopplysninger om deg, enten i personalmappen, i logger eller i andre registre/systemer, har du enkelte rettigheter etter personopplysningsloven.

    Rett til informasjon

    Du har krav på å få informasjon om hvordan NMBU behandler personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen er ment å gi den informasjonen du har rett på.

    Rett til innsyn

    Du har rett til å henvende deg til NMBU for å undersøke hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg. Hvis vi gjør det har du krav på å få vite blant annet hvilke personopplysninger dette er, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på. Du vil ikke har rett til å få informasjon om hvorvidt vi behandler opplysninger om andre. Universitetet behandler personopplysninger på veldig mange områder. Vi har derfor en rett til å be deg presisere fra hvilke system du ønsker informasjon fra.

    Rett til å kreve retting

    Hvis du etter å ha gjort et innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendige eller unøyaktig, kan du be NMBU om å rette opplysningene.

    Rett til sletting (retten til å bli glemt)

    NMBU har allerede strenge sletterutiner, enten det er automatisk sletting av logger eller automatisk sletting når du ikke lenger er registrert som ansatt. De opplysningene vi sitter på har du i utgangspunktet rett til å be oss slette. Dette er ikke en automatisk rett, men det kan skje på enkelte vilkår. Hvis vi har et rettslig grunnlag til å sitte på opplysningene, en annen lov nekter oss å slette dem, eller du ikke har tungtveiende rettmessige grunner til å kreve sletting, vil vi likevel fortsatt kunne behandle opplysninger om deg.

    Rett til begrenset behandling

    Denne retten gir deg mulighet til å kreve at NMBU midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

    Rett til dataportabilitet

    Hvis NMBU behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke eller en avtale UiO har med deg, og behandlingen utføres automatisk (for eksempel at data kalkuleres automatisk eller maskiner analyserer opplysningene), vil du kunne kreve at vi overfører flere av dine personopplysninger til deg eller en tredjepart.

    Rett til å protestere

    Hvis du er i en særegen situasjon som gjør at NMBUs behandling av dine personopplysninger skaper spesielle utfordringer for deg, kan du protestere mot universitetets behandling. Hvis dine interesser er tyngre enn universitetets skal vi ikke lenger behandle dine personopplysninger.