Retningslinjer klagenemnda NMBU

1 Rettsgrunnlag

a. Retningslinjene er vedtatt i NMBUs styre 15. mars 2017 med utgangspunkt i universitets- og høyskoleloven § 5-1 samt § 9-1 og § 9-2. Revidert 24. april 2019.

b. Retningslinjene skal klargjøre klagenemndas sammensetning, myndighetsområder og arbeidsmåte. Eventuelle endringer i retningslinjene må vedtas av universitetsstyret selv.

2 Klagenemndas sammensetning, oppnevning og funksjonstid

a. Klagenemndas sammensetning skal fylle kravene i universitets- og høyskoleloven § 5-1.

b. Klagenemndas leder og personlig vara for leder skal fylle lovkravene for lagdommere og i tillegg ha erfaring fra arbeid ved et universitet. Leder og personlig vara oppnevnes av universitetsstyret selv for 4 år ad gangen.

c. To medlemmer og inntil to personlige varamedlemmer for hver av disse skal være fast ansatte i vitenskapelige stillinger ved NMBU. Disse oppnevnes av universitetsstyret for 4 år ad gangen.

d. To aktive studenter ved NMBU og inntil to personlige varamedlemmer for hver av disse oppnevnes av Studenttinget for ett år ad gangen.

e. To phd-studenter og inntil to personlige varamedlemmer for hver av disse oppnevnes for ett år ad gangen av Society of Doctoral Candidates at NMBU (SoDoC). Disse skal inngå i klagenemnda som studentmedlemmer i saker som gjelder doktorgradsstudenter.

f. Gjenvalg er tillatt. Et medlem eller varamedlem fortsetter inntil nytt medlem er opp-nevnt, selv om normal funksjonstid er utløpt.

g. Medlemmer av klagenemnda skal beherske norsk.

h. Forvaltningslovens habilitetsregler skal gjelde for klagenemndas medlemmer.

i. Rektor utpeker sekretær for klagenemnda. Sekretæren skal ha god juridisk kompetanse. Klagenemndas sekretær skal ikke være organisatorisk plassert i avdelinger som ofte er involvert i klagenemndas saker.

3 Klagenemndas oppgaver

a. Klagenemnda fatter vedtak eller gir uttalelse i saker som er tillagt klagenemnda etter universitets- og høyskoleloven med tillegg av sakstyper som fremgår av disse retningslinjer.

b. Klagenemnda kan fatte vedtak som første instans på vegne av NMBU i disse sakstyper:

1. saker om mulig fusk eller annen klanderverdig opptreden fra studenters side 
2. saker om utestenging etter skikkethetsvurdering fra NMBUs skikkethetsnemnd 
3. saker om opptak ved merknader på politiattest
4. øvrige saker vedrørende studiesøkere etter universitets- og høyskoleloven § 3-7.

c. Klagenemnda kan fatte vedtak som klageinstans i alle saker hvor studenter klager over enkeltvedtak truffet av universitetets organer og uansett i følgende sakstyper:

1. klage fra studiesøkere over avslag på opptak til studier, når avslag er vedtatt av NMBU 
2. klage fra studenter over formelle feil ved tilrettelegging og evaluering av studentprestasjoner 
3. klage fra studenter over mangelfull oppfyllelse av lovbestemte eller kontraktsmessige forpliktelser knyttet til undervisning og evaluering av studentprestasjon/eksamen
4. klage fra studenter over mangler ved det fysiske læringsmiljø, sett i forhold til lovbestemte plikter eller bindende planer fastsatt av universitetsstyret, med mindre saken kan behandles av NMBUs arbeidsmiljøutvalg
5. klage fra phd-kandidater over tvungen avslutning av doktorgradsutdanning 
6. klage fra phd-kandidater over underkjent phd-avhandling eller ikke tilkjent phd-grad 
7. klage fra dr. philos-kandidater over underkjent avhandling eller ikke tilkjent dr. philos-grad.

d. Klagenemnda skal i tillegg være klageinstans i saker om klage fra ansatte etter NMBUs valgreglement over valg til universitetets styrende organer.

e. Klagenemnda kan treffe avgjørelse om sakskostnader etter forvaltningsloven § 36 i tilknytning til klagenemndas saker.

4 Generelle regler om saksbehandlingen

a. Klagenemndas arbeid skal tilfredsstille universitets- og høyskolelovens regler i tillegg til alminnelige forvaltningsrettslige regler og prinsipper, herunder forvaltningslovens generelle bestemmelser og saksbehandlingsregler.

b. Klagenemnda fastsetter selv sin arbeidsform innenfor rammene av universitetslovens bestemmelser og disse retningslinjer.

c. Klagenemnda skal normalt fatte første vedtak i en sak innen to måneder etter at saken er mottatt. Dersom saken ikke anses tilstrekkelig belyst ved mottakelsen forlenges fristen med nødvendig tid til å avklare de manglende opplysninger.

d. Klagenemnda skal påse at saken er godt opplyst før nemnda treffer avgjørelse. Klagenemnda kan be den som har brakt saken inn for klagenemnda om å fremlegge supplerende opplysninger til den enkelte sak, dersom klagenemnda finner det nødvendig av hensyn til belysning av saken.

e. Klagenemndas sekretær skal utføre administrative oppgaver, legge til rette for klagenemndas møter, utarbeide skriftlig presentasjon av saker og skrive referat fra nemndas møter. Sekretæren skal normalt ha fullmakt til å avgjøre spørsmål om saksforberedelse i klagenemndas saker, men ikke realitetsavgjørelser.

f. Sekretæren kan avvise saker som klart ikke omfattes av klagenemndas mandat. Klage over slike vedtak skal forelegges klagenemnda til vurdering før eventuell oversendelse til klageorganet. Sekretærens vedtak refereres for klagenemnda.

g. Dokumenter i klagenemndas saker skal arkiveres i universitetets arkivsystem

h. Klagenemnda/klagenemndas sekretær gir veiledning til parter og andre etter bestemmelsene i forvaltningsloven § 11.

i. Klagenemndas avgjørelser treffes normalt i møte. Klagenemnda er vedtaksfør når leder eller varamedlem for leder og to andre medlemmer er til stede. I saker om nektet innsyn som må avgjøres før klagenemnda kan komme sammen i møte, kan avgjørelse treffes via elektronisk kommunikasjon, dersom klagenemndas leder finner fremgangsmåten forsvarlig.

j. Klagenemnda skal påse at klager som nemnda skal behandle som klageinstans er vurdert av førsteinstansen før klagenemnda fatter avgjørelse i saken.

k. Den som har partsinteresse i en sak skal normalt gis anledning til å møte for klagenemnda og fremføre sine synspunkter til saken. Studenten kan møte med advokat eller annen medhjelper på egen bekostning, eller på universitetets bekostning når dette fremgår av universitets- og høyskoleloven.

l. Klagenemnda leverer årsrapport til universitetsstyret over nemndas virksomhet.

5 Saker basert på klager fra studenter

a. Studenters og studiesøkeres rett til å fremme sak for klagenemnda forutsetter at klager har rettslig interesse i utfallet av klagesaken.

b. Klagesaker fra studenter eller studiesøkere over formelle feil, mangler ved læringsmiljø eller enkeltvedtak om andre forhold skal normalt være åpne, men kan unntas offentlig-het, når offentleglovas vilkår er oppfylt.

c. Klagenemnda kan oppheve innklagede avgjørelser. Klagenemnda kan fatte nytt vedtak i saker som ikke skal avgjøres av universitetsstyret selv. Ved stemmelikhet avgjøres saken ved leders dobbeltstemme.

d. I saker om formelle feil ved undervisning eller evaluering av studentprestasjoner kan klagenemnda fatte beslutning om fornyet eksamen, fornyet sensur eller annen form for reparasjon av feilen. Klagenemnda kan ikke endre innholdet i sensuravgjørelser.

e. I saker om mangler ved det fysiske arbeidsmiljøet fatter klagenemnda vedtak om endring av forholdene, med mindre saken innebærer betydelige budsjettdisposisjoner.

f. Avgjørelser som er fattet av klagenemnda som klageinstans kan ikke påklages videre.

6 Saker om fusk eller annen uredelighet

a. I saker hvor det foreligger begrunnet mistanke om at en student har gjort seg skyldig i fusk/forsøk på fusk eller annen uredelighet eller klanderverdig oppførsel fremmes for klagenemnda via rektor eller den rektor har gitt fullmakt. Rektor skal legge frem opplysninger som kan belyse forholdet, så langt opplysningene er kjent eller med rimelighet kan innhentes, og fremme forslag til reaksjon.

b. Klagenemnda skal påse at studenter som er mistenkt for fusk eller annen klanderverdig oppførsel har mottatt varsel om saken og fått anledning til å forklare seg før klagenemnda tar saken til realitetsbehandling.

c. I saker som universitetet bringer inn for klagenemnda om studenters individuelle forhold, herunder mulig fusk eller annen uredelighet, skal normalt alle personopplysninger være unntatt offentlighet. Studenter med beskyttelsesinteresse etter lovgivning om offentlighet kan be klagenemnda vurdere åpenhet i saksbehandlingen. Klagenemndas vedtak meldes til mottakere som bestemmes etter universitetsloven og forvaltningsloven.

d. I saker som kan føre til utestenging eller bortvisning skal NMBU dekke advokatbistand for studenten etter honorarsats som følger salærforskriften, jf. universitets- og høyskoleloven § 4-8. Berørte studenter informeres om retten til advokatbistand så tidlig som mulig under saksforberedelsen.

e. Studenter som er part i en sak for klagenemnda om fusk eller uredelighet og som ikke behersker norsk, kan kreve å få forklare seg for klagenemnda på engelsk og få klagenemndas vedtak på engelsk.

f. Klagenemnda kan vedta sanksjoner i samsvar med reglene i universitetsloven kapittel 4 og 5. Vedtak om utestenging må treffes med minst ²/₃ I tilfelle stemmelikhet ved avgjørelser om sanksjoner etter universitetsloven § 4-7, § 4-8 eller § 4-9 gjelder det votum som er gunstigst for studenten.

g. Enkeltvedtak etter universitetsloven §§ 4-7 til 4-10 truffet av klagenemnda som første instans kan påklages til felles klagenemnd, oppnevnt ved forskrift 10. oktober 2005 nr. 1192, jf. reglene i universitetsloven kapittel 4 og 5. Slik klage fremmes for klagenemnda til fornyet vurdering, før eventuell oversending til felles klagenemnd til endelig avgjørelse.

h. En student kan bringe endelig vedtak om bortvisning eller utestenging inn til prøving ved de ordinære domstoler. Søksmål må reises innen tre måneder etter at endelig vedtak er meddelt studenten.