Administrative rutiner

1. Søknad, opptak, avtale og utdanningsplan (utfyllende informasjon her)

Søknad og opptak

Stipendiater ved NMBU

Eksterne ph.d.-kandidater

  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 1.1 Søknad om opptak og utarbeider prosjektskissen i samarbeid med veilederne. Malen for prosjektskissen finner du her.
  • Ph.d.-kandidat sender søknaden (med hovedveileders signatur) samt alle nødvendige vedlegg til ph.d.-rådgiver på fakultetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no innen to måneder etter oppstart.
  • Søknaden må sendes innen en av disse fristene: 1. januar, 1. mars, 1. mai, 1. juni, 15. august, 1. oktober eller 1. desember for å bli vurdert av Ph.d.-programråd VET, som har møte i midten av disse månedene. Årshjulet til utvalget finner du her.
  • Ph.d.-rådgiver oppretter doktorgradsmappe i Public 360 og foretar en administrativ vurdering (vitnemål og engelskkrav blir sjekket)
  • Ph.d.-rådgiver videresender søknaden til instituttets representant i Ph.d.-programråd VET (og setter instituttleder på kopi). Han/hun evaluerer søknaden, skriver en faglig evaluering og anbefaling om opptak eller ikke, som leveres til ph.d.-rådgiverne 2-3 dager før programrådsmøtet. (Evalueringsskjema her).
  • Ph.d.-rådgiverne videresender vurderingen til medlemmene i programrådet ca 2 virkedager før møtet.
  • Ph.d.-programråd VET vurderer søknaden og fatter vedtak om opptak. 

Ved opptak

  • Ph.d.-rådgiver utarbeider et opptaksbrev til den eksterne ph.d.-kandidaten.
  • Leder for Ph.d.-programråd VET signerer opptaksbrevet via P360.
  • Opptaksbrevet sendes til ph.d.-kandidat med kopi til instituttleder og hovedveileder.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer ph.d.-kandidat i FS (Felles Studentsystem).
  • Ph.d.-kandidat kan melde seg til emner når han/ hun er registret i FS.
  • Ph.d.-kandidat kontakter ph.d.-rådgiver dersom han/hun ønsker å bli registrert i FS før opptak er godkjent.

4 måneder etter oppstart

Avtale, utdanningsplan og datahåndteringsplan

  • Opptaket skal formaliseres gjennom en skriftelig avtale (NMBU 1.2. Ph.d.-avtale), en utdanningsplan (NMBU 1.3 Utdanningsplan) og datahåndteringsplan innen 4 måneder etter oppstart. 
  • Utdanningplanen skal inneholde en prosjektbeskrivelse på 3-5 sider. Malen finner du her
  • Kandidat og veileder samarbeider om å fylle ut avtalen og planene. Ph.d.-avtalen må inneholde signaturer fra alle veiledere, instituttleder ved NMBU og eventuell ekstern part.
  • Ph.d.-kandidat leverer elektronisk avtalen med alle signaturer, utdanningsplanen og datahåndteringsplanen til ph.d.-rådgiver på fakultetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Avtalen, utdanningsplanen og datahåndteringsplanen blir behandlet i Ph.d.-programråd VET
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer avtalen og planene i P360.

 2. Gjennomføring (utfyllende informasjon her)

Framdriftsrapportering

  • Ph.d.-rådgiver sender ut påminnelse om framdriftsrapportering til alle ph.d.-kandidater på begynnelsen av året (via Fagpersonweb og Canvas).
  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 2.1 Fremdriftsrapport for ph.d.-kandidat - VET og leverer dette elektronisk til ph.d.-rådgiver innen 15. januar hvert kalenderår.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer rapportene i P360 og setter instituttleder som saksbehandler.
  • Instituttleder går igjennom rapportene på sitt institutt. Vanskelige saker løftes opp på fakultets nivå.
  • Ph.d.-rådgiver formidler svar til ph.d.-kandidat om godkjenning av eventuelle endringer.

Endringer i avtaleperioden

Ph.d.-kandidater ansatt ved NMBU i en stipendiatstilling

  • Ph.d. -kandidat tar kontakt med instituttleder og Team personal.
  • Team personal (og instituttleder) vurderer saken og legger den fram for ansettelsesutvalget ved VET.
  • Team personal svarer PhD-kandidaten og underretter ph.d.-rådgiver (for å sikre samsvar mellom ansettelsesforholdet og ph.d.-studiets lengde).
  • Ph.d.-rådgiver registrerer endringen i FS, arkiverer dokumentasjon i P360 og formidler svar til kandidat og veileder om forlengelse.

Ph.d.-kandidater ansatt ved NMBU i en annen stilling og eksterne ph.d.-kandidater

  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 2.2.1 Endring avtaleperiode (word-skjema) og legger til dokumentasjon fra hovedveileder og arbeidsgiver. 
  • Søknaden behandles i ph.d.-programrådsmøtet.
  • Ph.d.-rådgiver svarer PhD-kandidat, registrerer endringen i FS og arkiverer dokumentasjon i P360.

 Endringer i veiledergruppen

  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 2.2.3 Endring veiledning (word-skjema) i samarbeid med veiledere og leverer dette elektronisk til ph.d.-rådgiver.
  • Søknaden behandles i i møtet i Ph.d.-programråd VET.
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer i P360 og formidler svar til kandidat og veiledere.
  • For at ph.d.-kandidater skal få raske svar skal ph.d.-rådgiver behandle søknader om ukompliserte endringer (f.eks. erstatte én veileder med en annen) etter å ha fått bekreftelse fra instituttleder og hovedveileder. Ph.d.-programråd VET får en orientering på neste møte.
  • Ph.d.-rådgiver gir beskjed til vet.okonomi@nmbu.no (dette gjelder endringer av hovedveileder).

 3. Opplæringsdelen (utfyllende informasjon her)

  • For å kunne melde seg opp i emner, må kandidaten være registrert i FS. Ved manglende registrering, kontakt ph.d.-rådgiver: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Ph.d.-kandidat foretar selv oppmelding til emner ved NMBU via StudentWeb eller ved å kontakte SiT (Studentenes informasjonstorg)
  • Obligatoriske ph.d.-emner ved Veterinærhøgskolen er: VET400 Introduction to biomedical research, VET420 Midterm course og VET421 Midterm evaluation.
  • Alle ph.d.-emner som går på campus Adamstuen begynner på emnekoden VET. Emnene finnes her

Hvis kandidaten ønsker å bytte et emne i opplæringsdelen, må han/hun fylle ut NMBU 2.2.2 Endring opplæringsdel (word-skjema) og sende dette til phd.radgiver.vet@nmbu.no innen fristen (de aktuelle datoene finnes på https://www.nmbu.no/fakultet/vet/om/phd ) Dette skal gjøres før emnet kandidaten ønsker å bytte til er gjennomført. Endringer som er enkle og som ikke er i faglig konflikt med opprinnelige opplæringsplan vil godkjennes av PhD rådgiver. Endringer av mer omfattende karakter vil bli tatt opp til vurdering i ph.d.-programrådsmøtet. 

  • Phd rådgier sender ut beskjed til kandidaten når endringen er godkjent. 
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer godkjent endring i P360

Spesialpensum

Innen tema eller fagområder der det ikke foreligger egnet undervisningstilbud, kan spesialpensum på ph.d.-nivå godkjennes som element i opplæringsdelen.

  • Phd.-kandidaten må inngå  en avtale NMBU 3.1 Avtale om spesialpensum (Word-skjema) med fakultetet. Denne avtalen sendes til phd.radgiver.vet@nmbu.no innen følgene frister (se frist for å melde opp saker her)
  • Avtalen behandles og godkjennes av Ph.d.-programråd VET, og vil deretter bli oversendt til Studentens informasjonstorg (sit@nmbu.no) for registrering. Phd-rådgiver gir beskjed til kandidaten når spesialpensumet har blitt godkjent og lagrer dette i p360.
  • Etter gjennomført og bestått spesialpensum må hovedveileder sende bekreftelse på dette til phd.radgiver.vet@nmbu.no for registrering. 
  • Dersom spesialpensumet ikke blir godkjent av Ph.d.-programrådet VET skal det gis beskjed til veileder/ph.d.-kandidat om hva som må endres. Når det har blitt gjort endringer kan oppgradert avtale sendes phd.radgiver.vet@nmbu.no for  ny behandling av Ph.d.-programrådet VET.

 Godkjenning av opplæringsdelen

  • Før avhandlingen leveres inn til bedømmelse, må opplæringsdelen være godkjent. Opplæringsdelen godkjennes ut fra dokumentasjon på at elementene som inngår er gjennomført og bestått i tråd med kravene i Ph.d.-forskriften og eventuelle særlige krav fastsatt i utfyllende regler. NMBU 3.2 Søknad om godkjenning av fullført opplæringsdel fylles ut og leveres til ph.d.-rådgiver på fakuletetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no.
  • Karakterutskrifter/bekreftelser på emner som er gjennomført ved andre læresteder (nasjonalt eller internasjonalt) må kandidaten selv sørge for å levere til Ph.d.-rådgiver ved Veterinærhøgskolen. Vi foretrekker å få dette samlet.
  • Sensur fra emner tatt ved NMBU blir registrert fortløpende.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer fullførte emner og presentasjoner/postere i FS og informerer ph.d.-kandidaten om at opplæringsdelen er godkjent.

Oppstartsseminar, midtveisevaluering og sluttseminar

Oppstartsseminar

  • Ph.d.-kandidat skal ha et oppstartseminar innen 6 måneder fra oppstart.
  • Hovedveileder legger til rette for gjennomføring av oppstartsseminar.
  • Hovedveileder skal sende bekreftelse til ph.d.-rådgiver (phd.radgiver.vet@nmbu.no) når startseminaret er gjennomført.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer det i FS og lagrer bekreftelsen i P360.
  • Dokumentasjon på gjennomført startseminar inkluderes i neste fremdriftsrapport.

Midtveiseveluering

  • Ph.d.-kandidat melder seg opp til VET421 - Midtveisevaluering via StudentWeb.
  • Hovedveileder legger til rette for gjennomføring av midtveisevaluering.
  • Evalueringsgruppen skal ta stilling til faglig status og fremdrift, og skal gi tilbakemelding på skjema NMBU 2.4 Midtveisevaluering.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer resultatet i FS og lagre rapporten i P360.
  • Ph.d.-rådgiver videresender skjemaet til ph.d.-kandidat, hovedveileder og instituttleder.
  • Dersom evalueringsgruppen rapporterer om vesentlige svakheter ved doktorgradsarbeidet, slik at det er fare for at utdanningen ikke kan gjennomføres på normert tid, skal fakultetet i samarbeid med veilederne og kandidaten, iverksette tiltak for å legge til rette for fullføring.

Sluttseminar

  • Ph.d.-kandidaten skal ha et sluttseminar ca. 6 måneder før avslutning.
  • Veileder og instituttleder legger til rette for sluttseminar som skal avholdes før prøveforelesning og disputas.
  • Hovedveileder sender dokumentasjon på gjennomført sluttseminar via e-post til phd.radgiver.vet@nmbu.no.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer det i FS og lagrer bekreftelsen i P360.

 4. Avslutning (utfyllende informasjon her)

  • Opplæringsdelen, samt dokumentasjon, må være levert og godkjent før avhandlingen kan leveres (se punkt 3  Godkjenning av opplæringsdelen).
  • Hovedveileder fyller ut NMBU 4.1 Forslag til bedømmelseskomite og sender denne elektronisk til ph.d.-rådgiver (med kopi til ph.d.-kandidaten) samt Habilitetserklæringsskjema fra de tre foreslåtte opponentene. Ph.d.-rådgiver spør ph.d.-kandidaten om hun/han har noen kommentarer til sammensetningen av komiteen. Forslag godkjennes av leder av Ph.d.-programråd VET. 
  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 4.2 Søknad om innlevering og bedømmelse av avhandling og sender dette sammen med avhandlingen til hovedveileder for gjennomlesning.
  • Hovedveileder leser gjennom avhandlingen, og anbefaler innlevering.
  • Ph.d.-kandidat bestiller ISBN, ISSN og Thesis-nummer til avhandlingen ved å sende e-post til NMBU-biblioteket.

Innlevering

Ph.d.-kandidat leverer følgende elektronisk til ph.d.-rådgiverne (phd.radgiver.vet@nmbu.no) og setter hovedveileder på kopi:

Etter innlevering

  • Ph.d.-rådgiver sjekker at opplæringsdelen er godkjent og at medforfattererklæringer er levert.
  • Ph.d.-rådgiver videresender Skjema 4.2 sammen med avhandlingen til instituttleder i P360.
  • Instituttlederne sjekker at avhandlingen holder god nok vitenskapelig kvalitet, og godkjenner Skjema 4.2 i P360.
  • Ph.d.-rådgiver sender ut oppnevningsbrev. 
  • Ph.d.-rådgiver sender avhandlingen (samt medforfattererklæringsskjemaene) til bedømmelseskomiteen.
  • 1. og 2. opponent leverer en felles evalueringsrapport til komiteens koordinator.
  • Komiteens koordinator fyller ut NMBU 4.4 Bedømmelse av avhandlingen (eng) og sender denne til ph.d.-rådgiver senest 25 arbeidsdager før planlagt disputas. 
  • Ph.d.-rådgiver sender bedømmelseskomiteens evaluering og tittel for prøveforelesning til leder for Ph.d.-programråd for godkjenning.
  • Etter fakultetets godkjenning av avhandlingen sender ph.d.-rådgiver evalueringen (den felles rapporten) til ph.d.-kandidat med kopi til hovedveileder senest 20 virkedager før planlagt disputas.
  • Ph.d.-rådgiver ber kandidat om å levere et portrettbilde for disputasoppslag (Tillatte filtyper: png gif jpg jpeg. Bilder må være større enn 250x250 piksler).
  • Ph.d.-kandidaten tar kontakt med sitt institutt angående trykking av avhandling. Se informasjon om trykking.
  • Ph.d.-kandidaten sender inn Pressemeldingsskjema til vet.redaksjonen@nmbu.no senest innen én uke etter at kandidaten mottar evalueringen fra fakultetet.
  • Ph.d.-rådgiver sender tittel for prøveforelesning til kandidat med kopi til hovedveileder 10 arbeidsdager før disputasdato.

«Errataliste»

  • En avhandling må bli trykket nøyaktig slik den ble innlevert.
  • Bare formelle korrigeringer («errata») som ikke berører det vitenskapelige innholdet, kan utføres etter at avhandlingen er godkjent og før den endelige trykkingen eller publiseringen.
  • Søknad med en fullstendig oversikt over de feil som ønskes rettet, NMBU 4.6 Errata leveres til phd.radgiver.vet@nmbu.no senest innen én uke etter at kandidaten har mottatt bedømmelseskomiteens innstilling.
  • Erratalisten må være godkjent av fakultetet før feilene korrigeres og det gis klarsignal til trykking.

Pliktavlevering

  • 5 eksemplarer av den trykte avhandlingen distribueres til Nasjonalbiblioteket og Universitetsbiblioteket. Trykkeriet tar dette antallet direkte ut fra bestilt antall.
  • (fysisk disputas) Ph.d.-kandidaten leverer inntil 25 ytterligere eksemplarer av den ferdig trykte avhandlingen til disputaslokalet på disputasdagen.

Arkivering av doktoravhandling i NMBUs åpne arkiv - Brage

  • Ph.d.-kandidaten må arkivere doktorgradsavhandlingen i Brage.
  • NMBUs åpne arkiv Brage sikrer digital lagring og publisering av doktoravhandlinger og masteroppgaver utført ved NMBU.
  • For å gjøre dette så enkelt og trygt som mulig for den enkelte forsker og student har Universitetsbiblioteket som forvalter og administrator av Brage NMBU, utarbeidet rutiner og retningslinjer.
  • Les mer om «Egenarkivering av doktorgradsavhandlinger i Brage NMBU» her.

 Doktorgradsprøven (disputas)

 Etter disputas:

  • Disputasleder er ansvarlig for at bedømmelseskomiteen fyller ut og signerer NMBU 4.5c Evaluation of the trial lecture and public defence etter prøveforelesning og disputas, og at skjemaet leveres til ph.d.-rådgiverne.
  • Ph.d.-rådgiver sender skjema 4.5 til disputasleder og Dekan via P360 til godkjenning, og deretter videresender det til ph.d.-kandidat og hovedveileder.
  • Ph.d.-rådgiver fjerner ph.d.-kandidater i Canvasrommet.
  • FIE skriver brev om tildeling av grad som sendes til doktoren etter disputasen. FIE produserer også vitnemålet til doktoren.
  • Doktoren inviteres til årlig doktorgradsseremoni påfølgende høst (september).
  • Fee form for members of the evaluation committee: 1. og 2. opponent fyller ut Fee form og sender det til Silje.
Published 22. desember 2016 - 13:09 - Updated 13. juni 2022 - 15:04