Administrative rutiner

1. Søknad, opptak, avtale og utdanningsplan (utfyllende informasjon her)

Innen to måneder etter oppstart:

Søknad og opptak:

  • Ph.d.-kandidat fyller ut SKJEMA 1.1.1/1.1.3 (søknad om opptak til ph.d.-program og utdanningsplan) i samarbeid med veileder og sender søknad med vedlegg elektronisk til instituttleder. Her er malen for prosjektskissen.
  • Instituttleder gjennomgår og signerer skjema 1.1.1/1.1.3, og sender søknaden og alle vedleggene tilbake til kandidaten.
  • Ph.d.-kandidat sender søknaden (med hovedveileders og instituttleders signatur) samt alle vedleggene til ph.d.-rådgiver på fakultetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Ph.d.-rådgiver oppretter doktorgradsmappe i Public360 og foretar en administrativ vurdering (vitnemål og engelskkrav blir sjekket)
  • Ph.d.-rådgiver videresender søknaden til instituttets representant i Ph.d.-utvalget. Han/hun evaluerer søknaden, skriver en faglig vurdering/evaluering og legger dette frem i Ph.d.-utvalget. (Evalueringsskjema her).
  • Ph.d.-utvalget vurderer søknaden og fatter vedtak om opptak. 

Ved opptak:

  • Ph.d.-rådgiver utarbeider et opptaksbrev.
  • Leder for Ph.d.-utvalget signerer opptaksbrevet.
  • Opptaksbrevet sendes til ph.d.-kandidat med kopi til instituttleder og hovedveileder.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer ph.d.-kandidat i FS (Felles Studentsystem).
  • Ph.d.-kandidat kan melde seg til emner når han/ hun er registret i FS.
  • Ph.d.-kandidat kontakter ph.d.-rådgiver dersom han/ hun ønsker å bli registrert i FS før opptak er godkjent.

 Innen seks måneder etter oppstart:

Avtale og utdanningsplan

  • Ph.d.-kandidat fyller ut SKJEMA 1.1.2 (ph.d.-avtale) i samarbeid med veileder innen seks (6) måneder etter oppstart, og får veiledere, instituttleder og eventuell ekstern part til å signere avtalen.
  • Ph.d.-kandidat leverer elektronisk avtalen med alle signaturer til ph.d.-rådgiver på fakultetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer avtalen i P360.

 2. Gjennomføring (utfyllende informasjon her)

Framdriftsrapportering:

  • Ph.d.-rådgiver sender ut påminnelse om framdriftsrapportering til alle ph.d.-kandidater på begynnelsen av året.
  • Ph.d.-kandidat fyller ut SKJEMA 2.1.1 (framdriftsrapport) og leverer dette elektronisk til ph.d.-rådgiver innen 15.01 hvert kalenderår.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer rapportene i P360 og setter instituttleder som saksbehandler.
  • Instituttleder går igjennom rapportene på sitt institutt. Vanskelige saker løftes opp på fakultets nivå.
  • Ph.d.-rådgiver formidler svar til ph.d.-kandidat om godkjenning av eventuelle endringer.

 Endring av avtaleperioden:

Ph.d.-kandidater ansatt ved NMBU:

  • Ph.d.-kandidat fyller ved behov ut SKJEMA 2.1.2 (endring av avtaleperioden) i samarbeid med veileder og tar kontakt med instituttleder og Team personal.
  • Team personal (og instituttleder) vurderer saken og legger den fram for ansettelsesutvalget ved VET.
  • Team personal svarer ph.d.-kandidat og underretter ph.d.-rådgiver (for å sikre samsvar mellom ansettelsesforholdet og ph.d.-studiets lengde)
  • Ph.d.-rådgiver registrerer endringen i FS.

Eksterne ph.d.-kandidater:

  • Du fyller ut skjema 2.1.2, og får din arbeidgiver til å signere. Dokumentasjon fra din arbeidsgiver om forelenget avtaleperiode legges også ved søknaden. Veileder og instituttleder ved NMBU skal signere skjemaet før det sendes inn.
  • Søknad og dokumentasjon sendes til phd.radgiver.vet@nmbu.no

 Endringer i veiledergruppen:

  • Ph.d.-kandidat fyller ut SKJEMA 2.3 (endring av veiledergruppen) i samarbeid med veileder og leverer dette elektronisk til instituttleder.
  • Instituttleder godkjenner, og sender signert skjema elektronisk til ph.d.-rådgiver.
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer i P360 og formidler svar til kandidat og veiledere.

 3. Opplæringsdelen (utfyllende informasjon her)

  • For å kunne melde seg opp i emner, må kandidaten være registrert i FS. Ved manglende registrering, kontakt ph.d.-rådgiver: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Ph.d.-kandidat foretar selv oppmelding til emner ved NMBU via StudentWeb eller ved å kontakte SiT (Studentenes informasjonstorg)
  • Obligatoriske ph.d.-emner på campus Adamstuen er: VET400 Introduction to biomedical research, VET420 Midterm course og VET421 Midterm evaluation.
  • Alle ph.d.-emner som går på campus Adamstuen begynner på emnekoden VET. Emnene finnes her

 Hvis kandidaten ønsker å bytte et emne i opplæringsdelen, må han/hun fylle ut SKJEMA 2.2 for endring av opplæringsdelen og sende dette til ph.d.-rådgiver. Dette skal gjøres før emnet kandidaten ønsker å bytte til er gjennomført.

  • Ph.d.-rådgiver godkjenner endringer og arkiverer i Public360.
  • Ph.d.-rådgivergir beskjed til kandidaten om at endringen er godkjent. 

 Godkjenning av opplæringsdelen:

  • Før avhandlingen leveres inn til bedømmelse, må opplæringsdelen være godkjent. Opplæringsdelen godkjennes ut fra dokumentasjon på at elementene som inngår er gjennomført og bestått i tråd med kravene i Ph.d.-forskriften og eventuelle særlige krav fastsatt i utfyllende regler. SKJEMA 3.1 «Søknad om godkjenning av fullført opplæringsdel» fylles ut og leveres til ph.d.-rådgiver på fakuletetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no.
  • Karakterutskrifter/bekreftelser på emner som er gjennomført ved andre læresteder (nasjonalt eller internasjonalt) må kandidaten selv sørge for å levere til Ph.d.-rådgiver ved Veterinærhøgskolen. Vi foretrekker å få dette samlet.
  • Sensur fra emner tatt ved NMBU blir registrert fortløpende.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer fullførte emner og presentasjoner/postere i FS og informerer ph.d.-kandidaten om at opplæringsdelen er godkjent.

 Oppstartsseminar, midtveisevaluering og sluttseminar: 

Oppstartsseminar:

  • Ph.d.-kandidaten skal ha et oppstartseminar innen 6 måneder fra oppstart.
  • Hovedveileder legger til rette for gjennomføring av oppstartsseminar.
  • Dokumentasjon på gjennomført startseminar sendes via e-post til phd.radgiver.vet@nmbu.no eller inkluderes i neste fremdriftsrapport.

Midtveiseveluering:

  • Ph.d.-kandidat melder seg opp til VET421 - Midtveisevaluering via StudentWeb.
  • Hovedveileder legger til rette for gjennomføring av midtveisevaluering.
  • Hovedveileder og instituttleder fyller ut og signerer SKJEMA 2.4 (Midtveisevaluering). 
  • Skjemaet sendes til ph.d.-kandidat og ph.d.-rådgiver etter fullført evaluering.

Sluttseminar:

  • Ph.d.-kandidaten skal ha et sluttseminar.
  • Veileder og instituttleder legger til rette for sluttseminar som skal avholdes før prøveforelesning og disputas.

 4. Avslutning

  • Opplæringsdelen, samt dokumentasjon, må være levert og godkjent før avhandlingen kan leveres (se punkt 3).
  • Hovedveileder fyller ut SKJEMA 4.1 (Forslag til bedømmelseskomité) og sender denne elektronisk til instituttleder. Godkjent forslag sendes til ph.d.-rådgiver (via P360), som på vegne av rektor oppnevner og informerer bedømmelseskomiteen.
  • Ph.d.-kandidat fyller ut SKJEMA 4.2 (Innleveringsskjema - doktorgradsutdanningen) og sender dette samt et eksemplar av avhandlingen (PDF-fil) til instituttleder for godkjenning.
  • Instituttleders signering av innleveringsskjemaet er godkjenning av at avhandlingen er klar til å sendes bedømmelseskomiteen for evaluering.
  • Ph.d.-kandidat bestiller ISBN-nr, ISSN-nr og Thesis-nr til avhandlingen bestilles ved å sende e-post til NMBU-biblioteket.
  • Ph.d.-rådgiveren er ansvarlig for oversending av avhandlingen til bedømmelseskomiteen.

 Innlevering (senest 3 måneder før planlagt disputas):

Ph.d.-kandidat leverer elektronisk følgende til ph.d.-rådgiver:

  • Ferdig utfylt og godkjent SKJEMA 4.2 (Innleveringsskjema - doktorgradsutdanningen)
  • Ferdig utfylt SKJEMA 4.3 (Medforfattererklæringsskjema) med signaturer fra medforfattere. Leveres i artikkelrekkefølge.
  • PDF versjon av avhandling.

«Errata»:

  • En avhandling må bli trykket nøyaktig slik den ble innlevert.
  • Bare formelle korrigeringer («errata») som ikke berører det vitenskapelige innholdet, kan utføres etter at avhandlingen er godkjent og før den endelige trykkingen eller publiseringen.
  • Søknad med en fullstendig oversikt over de feil som ønskes rettet, SKJEMA 4.7 Errata, leveres til phd.radgiver.vet@nmbu.no senest 4 uker før planlagt disputas.
  • Erratalisten må være godkjent av fakultetet før feilene korrigeres og det gis klarsignal til trykking.
  • Dersom errata-søknaden blir godkjent, skal alle eksemplarer av den trykte avhandlingen inneholde errataliste. 

Etter innlevering:

  • Bedømmelseskomiteen fyller ut SKJEMA 4.4 (Bedømmelseskomiteens innstilling) og sender skjema og tema for prøveforelesning til ph.d.-rådgiver senest 25 arbeidsdager før planlagt disputas.
  • Ph.d.-rådgiver sender innstilling og tema for prøveforelesning til leder for Ph.d.-utvalget for godkjenning.
  • Etter godkjenning av avhandlingen sender ph.d.-rådgiver SKJEMA 4.4. til ph.d.-kandidat/ veiledere.
  • Ph.d.-kandidaten tar kontakt med sitt institutt angående trykking av avhandling. Se informasjon om trykking.
  • Ph.d.-kandidaten sender inn pressemelding (via pressemeldingsskjema) til vet.redaksjonen@nmbu.no 
  • Ph.d.-rådgiver sender tema for prøveforelesning til kandidat med kopi til hovedveileder 10 arbeidsdager før disputasdato.

Pliktavlevering:

  • Ph.d.-kandidaten leverer ca. 70 eksemplarer av den ferdig trykte avhandlingen i resepsjonen i Studieavdelingen.
  • Avhandlingen distribueres til Universitetsbiblioteket ved NMBU og Nasjonalbiblioteket. 

Arkivering av doktoravhandling i NMBUs åpne arkiv - Brage

  • NMBUs åpne arkiv Brage sikrer digital lagring og publisering av doktoravhandlinger og masteroppgaver utført ved NMBU.
  • For å gjøre dette så enkelt og trygt som mulig for den enkelte forsker og student har Universitetsbiblioteket som forvalter og administrator av Brage NMBU, utarbeidet rutiner og retningslinjer.
  • Les mer om «Egenarkivering av doktorgradsavhandlinger i Brage NMBU» her.

 Doktorgradsprøven (disputas):

 Etter disputas:

  • Disputasleder er ansvarlig for at bedømmelseskomiteen fyller ut og signerer SKJEMA 4.5 (Bedømmelseskomiteens evaluering ("statement")) etter prøveforelesning og disputas, og at skjemaet leveres til ph.d.-rådgiver.
  • Ph.d.-rådgiver skriver brev om tildeling av grad som sendes til doktoren etter disputasen. Ph.d.-rådgiveren produserer også vitnemålet til doktoren.
  • Doktoren inviteres til årlig doktorgradsseremoni (september).
Published 22. desember 2016 - 13:09 - Updated 24. mai 2019 - 9:19