Administrative rutiner

1. Søknad, opptak, avtale og utdanningsplan (utfyllende informasjon her)

Søknad og opptak

  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 1.1 Søknad om opptak og NMBU 1.3 Utdanningsplan i samarbeid med veilederne. Her er malen for prosjektskissen.
  • Ph.d.-kandidat sender søknaden (med hovedveileders signatur) samt alle nødvendige vedlegg til ph.d.-rådgiver på fakultetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no innen to måneder etter oppstart.
  • Søknaden må sendes innen en av disse fristene: 1. januar, 1. mars, 1. mai, 1. juni, 15. august, 1. oktober eller 1. desember for å bli vurdert av Ph.d.-programråd VET, som har møte i midten av disse månedene. Årshjulet til utvalget finner du her.
  • Ph.d.-rådgiver oppretter doktorgradsmappe i Public 360 og foretar en administrativ vurdering (vitnemål og engelskkrav blir sjekket)
  • Ph.d.-rådgiver videresender søknaden til instituttets representant i Ph.d.-programråd VET. Han/hun evaluerer søknaden, skriver en faglig evaluering og legger dette frem i ph.d.-programrådsmøte. (Evalueringsskjema her).
  • Ph.d.-programråd VET vurderer søknaden og fatter vedtak om opptak. 

Ved opptak

  • Ph.d.-rådgiver utarbeider et opptaksbrev.
  • Leder for Ph.d.-programråd VET signerer opptaksbrevet via P360.
  • Opptaksbrevet sendes til ph.d.-kandidat med kopi til instituttleder og hovedveileder.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer ph.d.-kandidat i FS (Felles Studentsystem).
  • Ph.d.-kandidat kan melde seg til emner når han/ hun er registret i FS.
  • Ph.d.-kandidat kontakter ph.d.-rådgiver dersom han/hun ønsker å bli registrert i FS før opptak er godkjent.

Avtale og utdanningsplan

  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 1.2. Ph.d.-avtale i samarbeid med veileder innen 4 måneder etter oppstart, og får veiledere, instituttleder og eventuell ekstern part til å signere avtalen.
  • Ph.d.-kandidat leverer elektronisk avtalen med alle signaturer til ph.d.-rådgiver på fakultetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer avtalen i P360.

 2. Gjennomføring (utfyllende informasjon her)

Framdriftsrapportering

  • Ph.d.-rådgiver sender ut påminnelse om framdriftsrapportering til alle ph.d.-kandidater på begynnelsen av året (via Fagpersonweb og Canvas).
  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 2.1 Fremdriftsrapport for ph.d.-kandidat - VET og leverer dette elektronisk til ph.d.-rådgiver innen 15. januar hvert kalenderår.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer rapportene i P360 og setter instituttleder som saksbehandler.
  • Instituttleder går igjennom rapportene på sitt institutt. Vanskelige saker løftes opp på fakultets nivå.
  • Ph.d.-rådgiver formidler svar til ph.d.-kandidat om godkjenning av eventuelle endringer.

Endringer i avtaleperioden

Ph.d.-kandidater ansatt ved NMBU i en stipendiatstilling

  • Du tar kontakt med instituttleder og Team personal.
  • Team personal (og instituttleder) vurderer saken og legger den fram for ansettelsesutvalget ved VET.
  • Team personal svarer deg og underretter ph.d.-rådgiver (for å sikre samsvar mellom ansettelsesforholdet og ph.d.-studiets lengde).
  • Ph.d.-rådgiver registrerer endringen i FS.

Ph.d.-kandidater ansatt ved NMBU i en annen stilling og eksterne ph.d.-kandidater

 Endringer i veiledergruppen

  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 2.2 Endringsskjema - VET i samarbeid med veiledere og leverer dette elektronisk til ph.d.-rådgiver. Hvis du har tekniske problemer med nettskjemaet kan du benytte deg av gammelt SKJEMA 2.3.
  • Søknaden behandles i i møtet i Ph.d.-programråd VET.
  • Ph.d.-rådgiver arkiverer i P360 og formidler svar til kandidat og veiledere.

 3. Opplæringsdelen (utfyllende informasjon her)

  • For å kunne melde seg opp i emner, må kandidaten være registrert i FS. Ved manglende registrering, kontakt ph.d.-rådgiver: phd.radgiver.vet@nmbu.no
  • Ph.d.-kandidat foretar selv oppmelding til emner ved NMBU via StudentWeb eller ved å kontakte SiT (Studentenes informasjonstorg)
  • Obligatoriske ph.d.-emner ved Veterinærhøgskolen er: VET400 Introduction to biomedical research, VET420 Midterm course og VET421 Midterm evaluation.
  • Alle ph.d.-emner som går på campus Adamstuen begynner på emnekoden VET. Emnene finnes her

Hvis kandidaten ønsker å bytte et emne i opplæringsdelen, må han/hun fylle ut NMBU 2.2 Endringsskjema - VET. Du kan også bruke SKJEMA 2.2 for endring av opplæringsdelen og sende dette til phd.radgiver.vet@nmbu.no. Dette skal gjøres før emnet kandidaten ønsker å bytte til er gjennomført.

  • Ph.d.-rådgiver godkjenner endringer og arkiverer i Public360.
  • Ph.d.-rådgiver gir beskjed til kandidaten om at endringen er godkjent. 

 Godkjenning av opplæringsdelen

  • Før avhandlingen leveres inn til bedømmelse, må opplæringsdelen være godkjent. Opplæringsdelen godkjennes ut fra dokumentasjon på at elementene som inngår er gjennomført og bestått i tråd med kravene i Ph.d.-forskriften og eventuelle særlige krav fastsatt i utfyllende regler. NMBU 3.2 Søknad om godkjenning av fullført opplæringsdel (e-post mal i zip) fylles ut og leveres til ph.d.-rådgiver på fakuletetet: phd.radgiver.vet@nmbu.no.
  • Karakterutskrifter/bekreftelser på emner som er gjennomført ved andre læresteder (nasjonalt eller internasjonalt) må kandidaten selv sørge for å levere til Ph.d.-rådgiver ved Veterinærhøgskolen. Vi foretrekker å få dette samlet.
  • Sensur fra emner tatt ved NMBU blir registrert fortløpende.
  • Ph.d.-rådgiver registrerer fullførte emner og presentasjoner/postere i FS og informerer ph.d.-kandidaten om at opplæringsdelen er godkjent.

Oppstartsseminar, midtveisevaluering og sluttseminar

Oppstartsseminar

  • Du skal ha et oppstartseminar innen 6 måneder fra oppstart.
  • Hovedveileder legger til rette for gjennomføring av oppstartsseminar.
  • Hovedveileder skal sende bekreftelse til ph.d.-rådgiver (phd.radgiver.vet@nmbu.no) når startseminaret er gjennomført.
  • Dokumentasjon på gjennomført startseminar inkluderes i neste fremdriftsrapport.

Midtveiseveluering

  • Ph.d.-kandidat melder seg opp til VET421 - Midtveisevaluering via StudentWeb.
  • Hovedveileder legger til rette for gjennomføring av midtveisevaluering.
  • Evalueringsgruppen skal ta stilling til faglig status og fremdrift, og skal gi tilbakemelding på skjema NMBU 2.4 Midtveisevaluering - VET.
  • Ph.d.-rådgiver videresender skjemaet til ph.d.-kandidat, hovedveileder og instituttleder.
  • Dersom evalueringsgruppen rapporterer om vesentlige svakheter ved doktorgradsarbeidet, slik at det er fare for at utdanningen ikke kan gjennomføres på normert tid, skal fakultetet i samarbeid med veilederne og kandidaten, iverksette tiltak for å legge til rette for fullføring.

Sluttseminar

  • Ph.d.-kandidaten skal ha et sluttseminar ca. 6 måneder før avslutning.
  • Veileder og instituttleder legger til rette for sluttseminar som skal avholdes før prøveforelesning og disputas.
  • Hovedveileder sender dokumentasjon på gjennomført sluttseminar via e-post til phd.radgiver.vet@nmbu.no.

 4. Avslutning

  • Opplæringsdelen, samt dokumentasjon, må være levert og godkjent før avhandlingen kan leveres (se punkt 3).
  • Hovedveileder fyller ut NMBU 4.1 Forslag til bedømmelseskomite (e-post mal i zip) og sender denne elektronisk til ph.d.-rådgiver med kopi til ph.d.-kandidaten. Forslag godkjennes av leder av Ph.d.-programråd VET. 
  • Ph.d.-kandidat fyller ut NMBU 4.2 Søknad om innlevering og bedømmelse av avhandling (e-post mal i zip) og sender dette samt et eksemplar av avhandlingen (PDF) til instituttleder for gjennomlesning.
  • Instituttleders signatur på Skjema 4.2 er godkjenning av at du leverer avhandlingen til fakultetet for bedømmelse.
  • Ph.d.-kandidat bestiller ISBN, ISSN og Thesis-nummer til avhandlingen ved å sende e-post til NMBU-biblioteket.
  • Ph.d.-rådgiveren er ansvarlig for oversending av avhandlingen til bedømmelseskomiteen.

Innlevering

Ph.d.-kandidat leverer følgende elektronisk til ph.d.-rådgiverne (phd.radgiver.vet@nmbu.no):

«Errataliste»

  • En avhandling må bli trykket nøyaktig slik den ble innlevert.
  • Bare formelle korrigeringer («errata») som ikke berører det vitenskapelige innholdet, kan utføres etter at avhandlingen er godkjent og før den endelige trykkingen eller publiseringen.
  • Søknad med en fullstendig oversikt over de feil som ønskes rettet, NMBU 4.6 Errata (e-post mal i zip), leveres til phd.radgiver.vet@nmbu.no senest innen én uke etter at kandidaten har mottatt bedømmelseskomiteens innstilling.
  • Erratalisten må være godkjent av fakultetet før feilene korrigeres og det gis klarsignal til trykking.
  • Dersom errata-søknaden blir godkjent, skal alle eksemplarer av den trykte avhandlingen inneholde errataliste. 

Etter innlevering

  • Bedømmelseskomiteen fyller ut NMBU 4.4 Bedømmelse av avhandlingen (eng) - VET og sender skjema og tittel for prøveforelesning til ph.d.-rådgiver senest 25 arbeidsdager før planlagt disputas.
  • Ph.d.-rådgiver sender bedømmelseskomiteens evaluering og tittel for prøveforelesning til leder for Ph.d.-programråd for godkjenning.
  • Etter fakultetets godkjenning av avhandlingen sender ph.d.-rådgiver evalueringen til ph.d.-kandidat med kopi til hovedveileder senest 20 virkedager før planlagt disputas.
  • Ph.d.-kandidaten tar kontakt med sitt institutt angående trykking av avhandling. Se informasjon om trykking.
  • Ph.d.-kandidaten sender inn pressemelding (Pressemeldingsskjema) til vet.redaksjonen@nmbu.no senest innen én uke etter at kandidaten mottar evalueringen fra fakultetet. 
  • Ph.d.-rådgiver sender tittel for prøveforelesning til kandidat med kopi til hovedveileder 10 arbeidsdager før disputasdato.

Pliktavlevering

  • 5 eksemplarer av den trykte avhandlingen distribueres til Nasjonalbiblioteket og Universitetsbiblioteket. Trykkeriet tar dette antallet direkte ut fra bestilt antall.
  • Ph.d.-kandidaten leverer 3 eksemplarer til Studie-og Forskningsadministrasjonen ved fakultetet. 
  • Ph.d.-kandidaten leverer inntil 50 ytterligere eksemplarer av den ferdig trykte avhandlingen til Studie- og Forskningsadministrasjonen ved fakultetet.

Arkivering av doktoravhandling i NMBUs åpne arkiv - Brage

  • Ph.d.-kandidaten må arkivere doktorgradsavhandlingen i Brage.
  • NMBUs åpne arkiv Brage sikrer digital lagring og publisering av doktoravhandlinger og masteroppgaver utført ved NMBU.
  • For å gjøre dette så enkelt og trygt som mulig for den enkelte forsker og student har Universitetsbiblioteket som forvalter og administrator av Brage NMBU, utarbeidet rutiner og retningslinjer.
  • Les mer om «Egenarkivering av doktorgradsavhandlinger i Brage NMBU» her.

 Doktorgradsprøven (disputas)

 Etter disputas:

  • Disputasleder er ansvarlig for at bedømmelseskomiteen fyller ut og signerer NMBU 4.5c Evaluation of the trial lecture and public defence etter prøveforelesning og disputas, og at skjemaet leveres til ph.d.-rådgiverne.
  • Ph.d.-rådgiverne skriver brev om tildeling av grad som sendes til doktoren etter disputasen. Ph.d.-rådgiverne produserer også vitnemålet til doktoren.
  • Doktoren inviteres til årlig doktorgradsseremoni påfølgende høst (september).
Published 22. desember 2016 - 13:09 - Updated 26. januar 2021 - 11:42