Personvern ved SEVU

Privacy at the Centre for Continuing Education

Her informerer vi om hvordan Senter for etter- og videreutdanning (SEVU) ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) samler inn og bruker personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Rektor ved NMBU er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for SEVUs behandling av personopplysninger er delegert til avdelingsdirektør ved SEVU. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen hjemles i bestemmelser i universitets- og høyskoleloven, § 4-15 og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, e og f.

Påmelding til kurs/seminarer/fagdager/konferanser etc

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. SEVU er kun ansvarlig for de aktiviteter som går i regi av SEVU, og ikke tilsvarende aktiviteter som ellers måtte foregå i regi av andre enheter ved NMBU.

Vi samler informasjon for å kunne yte deg så gode tjenester som mulig. Når du melder deg på et kurs eller annet arrangement hos oss, eller om du melder din interesse for et kurs, lagrer vi opplysningene du selv frivillig har gitt til oss ved å fylle ut påmeldingsskjemaet. Dette inkluderer bl. a. navn, stilling, epostadresse, arbeidsgiver, faktureringsadresse, hotellreservasjon og andre opplysninger du frivillig måtte gi. Disse opplysningene bruker vi til behandling av bestillingen din, deriblant fakturering, utsendelse av kurspåminnelser, deltakerlister, kursmateriell og kursbevis, og ivaretakelse av spesielle behov, som f. eks. matallergier. Deltakerlister kan inneholde ditt navn og navn på virksomhet hvor du arbeider, og de kan bli distribuert elektronisk eller på papir til alle deltakere og fagansvarlige for aktiviteten du deltar på. Hotellreservasjon vil bli videreformidlet til kurshotell, ditt navn, kontaktinformasjon og om du skal ha overnatting eller kun dagpakke.

Informasjon om matallergier vil bli videreformidlet til leverandør av mat. Vi videreformidler ikke navn på hvem som har matallergi.

For påmelding bruker vi Questback eller deltaker.no. Vi sletter informasjon i Questback og deltager.no innen ett år etter at aktiviteten inkludert alt etterarbeid er avsluttet.

Link til personvernerklæring for Questback:
https://www.questback.com/data-privacy/privacy-policy/

Link til personvernerklæring for deltager.no:
https://www.deltager.no/personvern

Felles Studentsystem (FS)

Når du deltar på våre arrangementer vil personopplysningene dine bli registrert, behandlet og lagret i Felles Studentsystem (FS). Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som kursdeltaker og å oppfylle NMBUs oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

Det er nødvendig for NMBU å behandle personopplysningene dine slik at NMBU eksempelvis kan

  • behandle søknaden din om opptak til studieprogram/emner/kurs
  • utføre nødvendig administrasjon rundt studieløpet ditt og deg som student
  • dokumentere dine utdanningsresultater

En rekke nettapplikasjoner som Søknadsweb, Nominasjonsweb og Studentweb er del av FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

Linker til personvernerklæringer for studieadministrative systemer finner du her:
https://www.nmbu.no/student/personvern/node/34820

Canvas

Ved NMBU benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også ved eksamen. Dette betyr at Instructure, som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til dine personopplysninger. I den anledning sender vi personopplysninger navn, studentnummer, unik ID I FS, undervisningsmelding, kurs du går på, epostadresse og i visse tilfeller karakter på oppgaver som er innlevert.

Link til personvernerklæring for Instructure:
https://www.instructure.com/policies/intl-privacy

Våre kunder, og bruk av MailChimp

Siden det blir stadig viktigere å holde seg faglig oppdatert gjennom hele yrkeskarrieren, følger gjerne kursdeltakere flere kurs hos oss. Høsten 2018 ble alle eksisterende kunder, vi har definert dette til alle kursdeltakere, lagt inn i en database (MailChimp). Disse ble kategorisert i forhold til fagområder, slik at vi vil kunne sende dem informasjon om relevante kurs og eventuelt annen faglig informasjon/ oppdatering. På den måten ivaretar vi hensynet til at eksisterende kunder ønsker informasjon om relevante tilbud (markedsføringsloven §15). 

Etter tre år vil de kundene vi ved oppstart la manuelt inn i basen, bli gjort oppmerksom på at de ikke lenger vil få tilsendt informasjon fra oss dersom de ikke selv gir et aktivt samtykke til at de ønsker slik informasjon. Dette vil skje suksessivt ved hvert årsskifte i januar måned. Alle som ikke gir et slikt samtykke vil bli slettet fra MailChimp for godt.

MailChimp gir den enkelte mulighet til å reservere seg/melde seg av listene når som helst. Alle kunder (kursdeltakere) vil, når de mottar kursoppdateringer/nyhetsbrev fra oss, bli gjort oppmerksomme på muligheten til å melde seg av våre lister.

Link til personvernerklæring for MailChimp:
https://mailchimp.com/legal/privacy/ 

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er ønskelig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om de rettslige vilkårene for å kreve sletting er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. 

Kontaktopplysninger

Senter for etter- og videreutdanning
Norges miljø- og biovitenskapelige universitet
Postboks 5003 NMBU
1432 Ås
Telefon: 67 23 03 00

Epost: sevu@nmbu.no

Published 4. mars 2019 - 13:02 - Updated 27. mars 2019 - 11:08