Meny
Regnskap
Reiser

Rutine for utfylling og oppgjør av reiseregning

Alle utstedte reiseregninger må være riktig utfylt, kontrollert og utbetalt.

Rutine for utfylling og oppgjør av reiseregning

Den enkelte ansatte skal selv bestille sine reiser, enten ved å benytte internett eller ved å kontakte et reisebyrå. Ved bestilling plikter man å følge de gjeldende retningslinjer og avtaler med reisebyrå, buss, hotell etc. Alle reiser skal gjøres på billigst mulig måte. Bruk av egen bil skal forhåndsgodkjennes. Se veiledning om utfylling av reiseregning og Statens reiseregulativ.

Alle ansatte som reiser på tjenestereise er forsikret. I Statens personalhåndbok er tjenestereiser definert slik:

§ 2 b. Tjenestereise: Pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/oppdragsgiver.


Ad § 2 Særavtalen gjelder ikke faglige tilskuddsreiser eller stipendreiser. Med faglige tilskuddsreiser menes reiser hvor det gis tilskudd eller stipend, dvs. at mottaker mottar et begrenset beløp til helt eller delvis dekning av utgifter i forbindelse med opphold som også arbeidsgiver mener kan være faglig nyttig i forbindelse med arbeidet. Arbeidstakeren må selv ta initiativet til reisen og søke om tilskudd. AAD kan imidlertid gjøre unntak i tilfeller hvor virksomheten har vesentlig interesse av at reisen utføres.

Fornyings- og administrasjonsdepartementet anbefaler alle som reiser utenfor Norden å tegne egen forsikring. NMBUs anbefaling er å benytte kredittkort til betaling av reisen. Ved å betale mer enn 50 % av reisen med offentlige transportmidler med kort, er den reisende forsikret igjennom kortselskapet. NMBU har per i dag avtale med Eurocard. Følg linken under for å komme til søknadsskjema.

 

Kredittkort

 

Alle kostnader som påløper i forbindelse med en reise skal føres som en reiseregning, hele reisen skal kunne ses under ett. NMBUs forhåndsbetalte utgifter til fly, kurs, konferanser etc. samt eventuelle direkte utlegg blir definert som reiseforskudd. Disse utgiftene skal også føres på reiseregningen og deretter trekkes fra igjen. Reiseregningen skal leveres så snart som mulig og senest en måned etter at reisen er avsluttet.

 

Sjekkliste for utfylling av elektronisk reiseregning (gjelder ansatte)

Se manual om utfylling av reiseregning.

  • Kontroller navn og adresse. Dersom du har flyttet eller byttet bankkonto rett det opp selv i UBW eller gi beskjed til lonn@nmbu.no.

 

  • Velg korrekt reisetype. Ved overnatting skal navn og adresse på overnattingssted føres på. Dette gjelder ikke ved privat overnatting.

 

  • Spesifisering av reisen, strekninger og tidspunkt for avreise og tilbakekomst.

 

  • Alle kvitteringer skannes og vedlegges elektronisk.

 

  • Sjekk om det er ført noe reiseforskudd.

 

  • Send på elektronisk godkjenningsflyt i UBW.

 

  • Reiseregningen skal leveres innen en måned etter at reisen er avsluttet.

 

 

Sjekkliste for utfylling av manuell reiseregning (gjelder studenter og eksterne)

  • På statens blankett, fyll ut: navn, adresse, fødselsnummer, kontonummer, tjenestested og skattekommune. Hvis ikke skattekort er levert så trekkes 50% av skattbar kostgodtgjørelse.

 

  • Velg korrekt reisetype. Ved overnatting skal navn og adresse på overnattingssted føres på. Dette gjelder ikke ved privat overnatting.

 

  • Hva gjelder reiseregningen, reisested og -formål. 

 

  • Spesifisering av reisen, strekninger og tidspunkt for avreise og tilbakekomst.

 

  • Kontroller at utleggene/kravene er fylt ut på riktig sted/kolonne.

 

  • Alle kvitteringer vedlegges. Ved flybilletter må utskrift av elektronisk billett vedlegges.

 

  • Sjekk at det er samsvar mellom dato og riktig antall døgn.

 

  • Husk eventuelle trekk for frokost/lunsj/middag.

 

  • Regningsutsteders underskrift.

 

  • Reiseregningen leveres for attestasjon og godkjenning hos ansvarlig budsjettenhet.

 

  • Reiseregningen skal leveres innen en måned etter at reisen er avsluttet.

 

Nyttige linker

Statens reiseregulativ

Published 18. august 2015 - 13:12 - Updated 29. April 2019 - 11:27