Meny
Regnskap
Reiser

Utbetaling av reiseforskudd

Rutiner og krav må følges ved utbetaling av oppgjør for reiseforskudd.

Utbetaling av reiseforskudd

Beskrivelse
Rutinen beskriver fremgangsmåten ved utbetaling av reiseforskudd og hvilke krav som stilles til oppgjør av reiseforskuddet. Nytt reiseforskudd skal normalt ikke utbetales før tidligere reiseforskudd er gjort opp. Ved uoppgjorte forskudd foretas det trekk i lønn.

1. Behovsvurdering
Det skal foreligge en begrunnelse for å utbetale reiseforskudd. Normalt skal reiseutlegg dekkes over den ansattes kredittkort, og det må begrunnes hvorfor man ikke kan følge normalrutinen og må be om reiseforskudd. Ved direkte utbetaling av reiseforskudd skal det foreligge en reiseplan.

Kontrollansvarlig:
Budsjettenheten skal informere om ordningen med bruk av kredittkort.

2. Anvisning og utbetaling av reiseforskudd
NMBUs forhåndsbetalte utgifter til fly, kurs, seminarer, konferanser etc. og eventuelt direkte utlegg blir definert som reiseforskudd. Blankett for reiseforskudd benyttes. Reiseforskuddet utbetales så raskt som mulig. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke godkjennes før forskudd fra tidligere tjenestereiser er gjort opp. Forskudd blir ført på konto 1540 med stedskode (konto 9970 ved skanning). Ved mottaksregistrering bør dato for reisen skrives i tekstfeltet. Når det gjelder feltarbeid skal delen av forskuddet som gjelder lønn til lokale feltarbeidere tydelig dokumenteres. Skjemaet "Fordeling av reiseforskudd til feltarbeidere" skal benyttes og leveres ferdig utfylt ved reiseretur. Den delen av forskuddet som gjelder feltarbeid skal bokføres til konto 1544.

Kontroll
Budsjettenheten sjekker at godkjenningen for direkte utbetalt reiseforskudd er basert på godkjent reise, at det er budsjettmessig dekning for reisen og at den er undertegnet av forskuddsmottaker. Økonomiavdelingen kontrollerer at utbetalingen stemmer med anvist beløp.

3. Oppfølging av reiseforskudd
Så snart reisen er gjennomført og senest innen 1 mnd etter at reisen er foretatt, skal den som mottar reiseforskuddet levere reiseregning etter vanlige regler. Dersom det etter purringer/henvendelser fortsatt er uoppgjorte forskudd foretas det trekk i lønn.

Kontroll
Enhetene skal påse at det ikke står reiseforskudd som skulle ha vært oppgjort når nytt reiseforskudd godkjennes. Enhetene skal videre sørge for at uoppgjort forskudd blir innlevert, eventuelt tilrettelegge for trekk i lønn. Økonomiavdelingen sørger for at uoppgjort forskudd blir trukket i lønn etter at godkjenning for dette er innhentet fra enhetene/avdelingene.

Published 30. juni 2015 - 10:50 - Updated 26. April 2018 - 14:40