Ehandel på NMBU

Hvorfor ehandel?

NMBU har benyttet ehandel for varekjøp (per høst 2021 er ikke tjenestekjøp aktuelt via ehandel) fra våre leverandører i mange år, og har den siste tiden fått et fornyet fokus for å øke bruken av denne bestillingskanalen. Fordelene med å bruke slike systemer er mange, både for NMBU og våre leverandører.

  • Intern forhåndsgodkjenning sikrer at bestillingen er akseptert av de som styrer budsjettene
  • Å få alle ordre fra NMBU via én bestillingskanal vil medføre en enklere ordrehåndteringsrutine for våre leverandører
  • Ordre sendes med gyldige verdier - andre kilder kan inneholde gamle adresser eller feil fakturareferanser.
  • Tydelig merking av faktura med ordrenummer sikrer korrekt og enkel identifikasjon av bestiller og man unngår forsinkelser i utbetaling grunnet feil bestillingsreferanse
  • Faktura vil automatisk utbetales uten forsinkelser så snart bestiller har bekreftet varemottaket; gitt at det ikke er prisavvik mellom disse.

 

Hvordan kan produkter gjøres tilgjengelig i ehandel?

NMBU benytter ERP systemet UBW og for elektroniske bestillinger sendes disse via Tradeshift IBX (tidligere kjent som IBX eller Markedsplassen)
Om anbudskonkurransen stiller krav om det, vil være aktuelt å gjøre en leverandørs sortiment tilgjengelig for elektronisk bestilling via dette grensesnittet.

Dette kan gjøres på én eller flere måter:

  • Oppsett av punchout fra IBX til leverandørens nettbutikk
  • Å bygge en statisk varekatalog (bygges enkelt i regneark)
  • Fritekstordre

Ordre fra UBW sendes via våre system til leverandør enten via epost som pdf, webportal for mottak av ordre eller import av xml ordre i leverandørens ordrebehandlingssystemer.

 

Ordremerking og leveringsadresser i XML format

Noen av våre leverandører har behov for å forhåndsregistrere mulige leveringsadresser i sine systemer. I vedleggene i menyen til høyre finnes et vedlegg med alle leveringsadresser som er mulig å velge i UBW ehandel, samt hvordan denne kan identifiseres i XLM formatet av ordren som sendes fra NMBU.

Her har vi også publisert informasjon fra Ås kommune om gatenavnendringene som ble innført i 2020.

 

Hvordan er aktiveringsprosessen?

Arbeidet med en katalog/nettbutikk starter så snart en kontrakt er tildelt,i tråd med de frister som avtales i Samhandlingsavtalen (se anbudsdokumentene).
NMBU inviterer vareleverandøren til å kobles sammen via Tradeshift IBX, og teknisk informasjon vil gjøres tilgjengelig via Tradeshift/IBX.

Katalogen/varesortimentet skal inneholde de elementer som omfattes av avtalen; og leverandøren er ansvarlig for å oppdatere priser i katalog/nettbutikk i tråd med avtalesortimentet og -betingelsene.

Kostnadene forbundet med å sette opp og vedlikeholde valgt løsning skal dekkes av leverandøren. Abonnmentsprisene til Tradeshift er per sept 2021 kun avhengig av total omsetning for leverandøren på platformen, ikke antall kunder. For informasjon om priser og betingelser knyttet til Tradeshift IBX, ta kontakt med ehandel support

Spørsmål?

For mer informasjon, ta kontakt med kontraktsansvarlig eller send en epost til ehandel@nmbu.no

 

 

Published 20. september 2021 - 21:27 - Updated 4. oktober 2021 - 10:27