Informasjon om Office 365

Denne nettsiden er under arbeid, og oppdateres så snart vi vet mer.

 

 

Mange ansatte har etterspurt en god digital samhandlingsplattform og enkelte har allerede tatt Office 365 i bruk privat. Nå skal alle få tilgang, og det vil innebære litt endrede arbeidsrutiner. Til det bedre!

Hva er det?

Office 365 er en skybasert plattform som legger til rette for lagring, samhandling, samskriving og deling av dokumenter og NMBU har bestemt at alle ansatte skal få et abonnement. NMBU-studenter har dette allerede. 

Office 365 har de programmene vi kjenner fra før; WordExcel, Powerpoint og OneNote, lagringstjenesten OneDrive, men også et samhandlingsverktøy kalt Teams. Mer informasjon om Teams og mulighet for opprettelse av Teams kommer i fase to av utrullingen.

NMBU innfører Office 365 som en oppfølging av universitetets satsing på digitalisering.

Hva betyr innføringen for hver enkelt av oss?

Alle ansatte ved NMBU vil etter hvert få et abonnement, hvor vi logger inn med NMBU brukernavn og passord. Fordelene er blant annet:
·         Du har tilgang til dine dokumenter uavhengig av sted og enhet (PC, nettbrett, mobil).

·         Programmene er alltid oppdatert med nyeste versjon.

·         Du kan dele dokumenter og filer med andre på en enkel og trygg måte.

·         Flere kan redigere et dokument samtidig, du ser hva de andre skriver.

·         Mye lagringsplass med høyt sikkerhetsnivå.

·         Mulighet for å laste ned lokale versjoner av Office 365 til fem enheter: PC/Mac’er, mobiltelefoner eller nettbrett. 

·         Ryddige områder for lagring av dokumenter, tilgjengelig kun for deg, din avdeling eller andre grupper av mennesker du samarbeider med

·         Redusert mengde epost. Se video Samhandling - E-post vs. Teams Vi tar Teams i bruk i fase 2, se lenger ned.

De andre universitetene i Norge har allerede innført Office 365 eller er i ferd med å gjøre det. Vi har tatt lærdom av deres erfaringer, og søker å gjøre innføringen så problemfri som mulig for alle brukere. Det betyr at prosessen vil ta noe tid.

Hva er skytjenester?

Skytjenester er i stor grad tjenester som vi alle bruker. Dropbox og Googles tjenester som Gmail, Calendar, og Google + er skytjenester. 


“Skytjenester (cloud computing) er en samlebetegnelse på alt fra dataprosessering og datalagring til programvare på servere som er tilgjengelig fra eksterne serverparker tilknyttet internett”, skriver Datatilsynet

I debattspalten her på intranett har sikkerhetsutfordringer ved skytjenester blitt diskutert. Se selv her.

ROS-analyse


IT-avdelingen har foretatt en risiko- og sårbarhetsvurdering av Office365 skyløsning (Logg inn nødvendig) og konkluderer med at klassifisering av dokumenter vil bedre sikkerheten betraktelig.

Tidsplan for utrulling

NMBU vil innføre Office 365 trinnvis enhet for enhet - og i to faser. 

IT, personal-avdelingen, og resten av avdelingene i UA vil være de første enhetene som tar plattformen i bruk og vil fungere som pilot-grupper i første fase.  Erfaringene herfra vil forhåpentligvis identifisere og løse ev. barnesykdommer, samt identifisere ofte stilte spørsmål – før alle enheter etter hvert blir med.

Utfordringer som må løses underveis dukker opp i en slik prosess og vil påvirke tidspunkt for utrulling for resten av universitetets ansatte. Utrullingsgruppen, som består av personer fra IT-avdelingen, dokumentsenteret, personalavdelingen og kommunikasjonsavdelingen, har konkludert med at det er viktigere å gjøre dette ordentlig enn å gjøre det raskt. 

Etterhvert vil nøkkelpersoner ved fakultetene og avdelingene i administrasjonen tas med i prosessen, for å virke som superbrukere/ambassadører.

Utrullingsgruppen håper og regner med at alle får tilgang og opplæring i Office 365 i løpet av våren 2019, og regner med en «tilvenningsfase» en god stund i ettertid hvor brukerstøtte vil være tilgjengelig.


Fase 1:
1.       
Office 365 (med ny lagringsstasjon OneDrive) blir installert på din maskin (NB: kun på ansattes personlige klienter, ikke på lab-PC´er eller andre instrumenter. De forblir som før)

2.       Rydding og flytting av innhold på eget (z:)- område. 

Alle dokumenter (eller mapper) du har liggende på HomeDrive (z:) skal flyttes til den nye stasjonen som har det fulle navnet 'OneDrive - Norwegian University of Life Sciences'. 

Dette blir ditt nye personlige sted i skyen hvor du fra nå av lagrer dine filer. Alt innhold som nå ligger på (z:) må derfor flyttes over til OneDrive. Det er enkelt, se denne videoen.
Før flytting av innhold skal skje, vil du få epost med mer detaljert oppskrift på prosessen.

Klassifisering av filer

Det vil bli et vindu av tid til å klassifisere innholdet før det det flyttes opp i skyen. Det er en god idé å gjennomgå dokumentene som ligger på dagens (z:) allerede nå, med tanke på hvem disse dokumentene er til for, men først når du får Office 365 blir det mulig å faktisk klassifisere. 

  • Er det kun deg selv? La ligge, men gjør deg selv en tjeneste og benytt anledningen til å lage samlemapper og flytte alle uaktuelle filer til papirkurven.
  • Er det saksbehandling som bør arkiveres for ettertiden i P360
  • Er noe av innholdet personsensitivt? Forskningshemmeligheter? Forretningshemmeligheter? Da må det klassifiseres enten som Fortrolig eller Svært fortrolig med knapper øverst i dokumentet:
Skjermbilde av klassifiseringsknapper i et word-dokument.

Skjermbilde av klassifiseringsknapper i et word-dokument.

Foto
Ill. NMBU


Foto: NMBU

Det er en god idé å lage mapper med innhold som kan klassifiseres sammen i en og samme operasjon. 

NB: det er filene inne i en mappe som blir klassifisert, ikke mappen som sådan. Hvis du så legger til en ny fil i den mappa, må den klassifiseres for seg.

Her er en lenke mer info om klassifisering fra Dokumentsenteret (via Support-siden). 

I denne fasen vil du har tilgang til både (z:) og OneDrive samtidig. Det er altså to viktige ting som inngår i ryddejobben før flytting fra (z:) til OneDrive NMBU:

2a. å identifisere alt av arkivverdig art. Det skal lagres på P360, hvis det er saksbehandling (Les råd om hva slags innhold som skal inn i p360 her på Supportsiden eller kontakt Dokumentsenteret hvis du står fast)

2b. klassifisering av innhold; mapper eller filer (bruksanvisning her)

På et varslet tidspunkt må du ha flyttet innholdet på ditt hjemmeområde (z:)  over på ditt eget område Onedrive.
(z:) vil settes til ReadOnly etter et visst tidsrom. Du vil bli varslet om siste frist for flytting! 

Fase 2: 
1.
 Innhold på fellesområdet (y:) skal flyttes over og organiseres i Office 365 Groups/Teams (dokumenter vil lagres i Sharepoint)

Hva betyr dette for oss?
Alle dokumenter som ligger på Fellesområdet Y: må gås gjennom og grupperes etter seksjoner, prosjekter eller arbeidsgrupper. 
Det er et lederansvar å bestemme hvordan din enhet skal klassifisere felles innhold, men det krever en innsats fra alle å søke felles forståelse for hvor innhold lagres.
- Luke ut innhold som skal kastes - og kaste det :)
- Avsette ressurser til ryddejobben Mer informasjon om fase 2 kommer etter hvert.

Teams:
Vi vil kunne opprette og ta Teams i bruk som samhandlingsverktøy. Nærmere informasjon og opplæring vil bli gitt. Facabook at work/Workplace legges ned.

2. (y:) blir fjernet etter at innholdet er flyttet til Office 365 groups/Teams. 

Explorer/filutforskeren din vil se omtrent slik ut:

Office-lagringsstasjoner i Explorer/Filutforsker

Office-lagringsstasjoner i Explorer/Filutforsker

Foto
Ill. NMBU



Navnene er det motsatte av intuitive, men Microsoft har ikke åpnet for å endre navn på dem - foreløpig. Vi lærer oss det nok fort.

Opplæring i Office 365

Kurs og webinarer vil tilbys underveis, og hjelp vil tilbys av IT-brukerstøtte og nevnte superbrukere/ambassadører.

Integrasjon med andre programmer

Foreløpig har vi fått kjennskap til at EndNote -bibliotek (referanse og sitat-verktøy) ikke er intergrert med Office 365 og ikke bør lagres på Sharepoint eller i OneDrive. Det anbefales foreløpig å lagre slike bibliotek på lokal disk, altså på (c:) på egen PC.

Office 365 for Mac

Office 365 plus er enkelt å laste ned også til Mac. Skriv office.com i adressefeltet, logg inn med epost og vanlig passord - og last ned. 

Foreløpig har vi funnet en funksjon som mangler, sammenlignet med Windows-maskiner: Outlook og OneNote er dessverre ikke integrert. Microsoft opplyser at funksjonen vil være på plass i løpet av 2019.

Published 21. november 2018 - 15:57 - Updated 15. April 2019 - 14:28