NMBUs utenlandsstipend

NMBU ønsker økt internasjonalt samarbeid og tildeler midler til utenlandsopphold ved internasjonalt anerkjente universiteter eller forskningsinstitusjoner. Det er årlig tilgjengelig ca. 3,6 MNOK forutsatt budsjettvedtak i universitetsstyret. 

Om utenlandsstipend for fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin

  • Årlig søknadsfrist er 1. november. Det er kun én søknadsfrist pr år.
  • Planlegger du utenlandsopphold høsten 2024 og/eller våren 2025, skal du søke innen 1. november 2023.
  • Tildeling av stipend forutsetter at du har fått innvilget forsknings- og utdanningstermin ved fakultetet. Se "Retningslinjer for forsknings- og utdanningstermin ved NMBU" i høyre marg.
  • Det kan innvilges opphold ved maksimalt to ulike, anerkjente, institusjoner. Disse skal være kvalitetssikret av fakultetet.
  • Du skal i søknaden dokumentere samarbeid med det forskningsmiljøet du ønsker å besøke.
  • Du kan søke om støtte til utenlandsopphold på minimum 3 og maksimum 10 måneder.
  • Midlene skal brukes til oppholds- og reiseutgifter. For satser og beregning av budsjett, se nedenfor.

Om utenlandsstipend for ph.d.-kandidater, postdoktorer og spesialistkandidater 

Ph.d.-kandidater og postdoktorer tilsatt enten i en KD-finansiert rekrutteringsstilling eller i en fakultetsfinansiert stilling, samt spesialistkandidater, kan søke om stipend til utenlandsopphold. For budsjettåret 2023 er det tilgjengelig ca. 1,8 MNOK likt fordelt på to utlysinger:

  • Planlegger du utenlandsopphold våren 2024, er søknadsfristen 2. mai 2023.
  • Planlegger du utenlandsopphold høsten 2024, er søknadsfristen 1. november 2023.

Oppsummert er reglene slik:

  • Hvis du er ph.d. eller postdoktor, må du være tilsatt i en KD-finansiert rekrutteringsstilling eller i en fakultetsfinansiert stilling for å kunne søke om NMBUs midler til utenlandsopphold (se nedenfor).
  • Utenlandsopphold må godkjennes av fakultetet (dekan) og hovedveileder.
  • Det kan innvilges stipend for opphold ved maksimalt to ulike, anerkjente, institusjoner. Disse skal være kvalitetssikret av fakultetet.
  • Du skal i søknaden dokumentere samarbeid med det forskningsmiljøet du ønsker å besøke.
  • Du kan søke om støtte til utenlandsopphold på minimum 2 og maksimum 6 måneder.
  • Dersom det finnes andre alternative finansieringskilder, skal det søkes der. Dersom du får tilslag på søknad om midler til reise og opphold fra andre kilder enn NMBU, blir stipendet fra NMBU avkortet tilsvarende.
  • Midlene skal brukes til oppholds- og reiseutgifter. For satser og beregning av budsjett, se nedenfor.
  • Ved søknadsfristen kan du ikke ha bodd eller arbeidet i landet til den utenlandske vertsinstitusjonen i mer enn 12 måneder i løpet av de tre foregående årene.

Hvordan stillingen din er finansiert avgjør om du kan søke eller ikke
Dersom du er tilsatt som stipendiat eller postdoktor og mottar lønn fra et fakultet ved NMBU, er du enten tilsatt i en såkalt KD-finansiert rekrutteringsstilling, i en stilling som fakultetet finansierer med "interne" midler, eller i en stilling som finansieres via "eksterne" midler, som for eksempel prosjektmidler fra Forskningsrådet.

Er du ph.d.-kandidat eller postdoktor ved NMBU, må du være tilsatt i en KD-finansiert rekrutteringsstilling eller en fakultets-internfinansiert stilling for å kunne søke NMBU om utenlandsstipend.

KD-finansierte rekrutteringsstillinger
Kunnskapsdepartementet (KD) finansierer årlig et stort antall stipendiatstillinger ved norske universiteter. Dette kalles i universitetssektoren for "rekrutteringsstillinger". NMBU har, per 1. januar 2023, 170 rekrutteringsstillinger. Stillingene er delt inn i tre kategorier og er fordelt mellom NMBUs sju fakulteter etter egne retningslinjer, som du kan lese mer om her. Er du ansatt i en slik stilling kan du søke NMBU om utenlandsstipend.

Fakultetsfinansierte stillinger
Du kan kanskje være ansatt i en stilling som fakultetet finansierer med ulike "interne" budsjettmidler som fakultetet rår over selv. Har du fakultets-intern finansiering kan du søke om NMBUs utenlandsstipend.

Eksternfinansierte stillinger
NMBU har også flere ph.d.-er og postdoktorer som er ansatt i såkalte eksternfinansierte stillinger, dvs. at lønnsmidlene dine kommer fra en eller flere "eksterne" kilder. Er dette tilfellet for deg, kan du ikke søke om NMBU-utenlandsstipend. Det kan være at finsieringskildene har egne ordninger som du kan søke på. For eksempel gjelder dette Forskningsrådet, les mer om Forskningsrådets utenlandsstipendordning her.

Vet du ikke hvordan stillingen din er finansiert, spør hovedveilederen (hvis du er ph.d.-kandidat) eller den faglige veilederen/rådgiveren din (hvis du er postdoktor), alternativt adm.sjefen ved fakultetet!

Slik søker du (gjelder alle søkere)

Du søker ved hjelp av dette e-søknadsskjemaet (innlogging med Feide): https://nettskjema.no/a/utenlandsstipend2023. Her oppgir du informasjon om deg selv og om vertsinstitusjonen(e), beskriver mål for oppholdet og budsjett. Det er mulig å mellomlagre søknadsskjemaet og svarene dine, dersom du må avbryte søknadsprosessen, for å gå videre med søknaden seinere.

For fast vitenskapelig ansatte skal søknaden ha følgende vedlegg:

  • bekreftelse fra fakultetet (dekan) om at forsknings- og utdanningstermin er innvilget
  • formell invitasjon fra vertsinstitusjonen(e) med beskrivelse av eksisterende/ ønsket samarbeid.

For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater skal søknaden ha følgende vedlegg:

  • Bekreftelse fra fakultetet (dekan) og hovedveileder om at utenlandsopphold er godkjent (e-postbekreftelse er ok)
  • CV med publikasjonsliste, mobilitet, klinisk arbeid og verv
  • Formell invitasjon fra vertsinstitusjonen(e) med beskrivelse av eksisterende / ønsket samarbeid.

Du får ikke dekket alle utgifter

  • Tildeling av midler til utenlandsopphold blir beregnet ut fra Norges Forskningsråds gjeldende satser for oppholdsutgifter (se nedenfor).
  • For reisekostnader dekkes billigste reisemåte og én reise t/r hvert oppholdssted; maksimalt to reiser.
  • Utenlandsstipendet skal dekke "ekstra utlegg og kostnader" som påløper i forbindelse med utenlandsoppholdet, for eksempel reisekostnader og husleie.
  • Utenlandsstipendet dekker ikke utlegg til mat og klær, som er utgifter du uansett ville hatt om du var "hjemme i Norge". Disse kostnadene må du - som vanlig - dekke over lønna du får utbetalt av NMBU.
  • Det bevilges ikke midler til kursavgift, konferanser, «bench fees» eller driftsmidler.

Satser som skal brukes ved beregning av budsjett

Norges Forskningsråds gjeldende satser for oppholdsutgifter skal brukes ved beregning av budsjett i søknaden. Satsene er for søknadsfristene 1. mai 2023 og 1. november 2023:

  • Oppholdsutgifter
    22 000 NOK per måned for enslige
    38 000 NOK per måned for familie

  • Reisekostnader
    Beskriv ca. reiseutgifter (billigste reisemåte) til fly/buss/tog i en tabell.

Har du alternative finansieringskilder?

NMBU Forskningsutvalget har i retningslinjene for utenlandsstipend bestemt at dersom det finnes andre alternative finansieringskilder, skal man også søke der. Dersom en søker får tilslag på søknad om midler til reise og opphold fra andre kilder enn NMBU, blir stipendet fra NMBU avkortet tilsvarende.

Denne lenken leder til en artikkel med oversikt over diverse finansieringskilder for utenlandsopphold.

Slik behandles søknaden

Søknadene som er mottatt innen fristen, behandles av Forskningsavdelingen i løpet av 4-6 uker.

For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater blir disse prinsippene lagt til grunn ved behandling av søknadene:

  • Ved budsjettknapphet brukes prinsippet om at «flest mulig søknader skal innvilges».
  • Antall måneder det søkes om kan bli avkortet slik at flest mulig søknader blir innvilget.

For fast vitenskapelig ansatte blir disse vurderingskriteriene lagt til grunn ved eventuell prioritering av søknadene, i gitt rekkefølge:

  1. Fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin som sender søknad om NMBUs utenlandsstipend for første gang. Søkere som ikke har søkt om utenlandsstipend ved 2 siste forsknings- og utdanningstermin perioder regnes som førstegangssøkere.
  2. Prinsippet om at flest mulig søkere skal reise. Ved budsjettknapphet skal det tilstrebes at flest mulig får stipend, dvs. at stipendet kan avkortes utover maksimumsopphold på 10 måneder.
  3. Ved ellers like vilkår, blir vitenskapelig ansatte av det underrepresenterte kjønn prioriterte for tildeling.

Før du får svar på søknaden skal alle tildelinger være godkjent av NMBUs Forskningsdirektør.  

Utbetaling av forskudd

Du som får tildelt stipend for utenlandsopphold kan få utbetalt et forskudd på 80 % av det totale stipendbeløpet i forkant av reisen. Forskuddet skal for eksempel gjøre det mulig å bestille/betale reise og bosted uten å måtte legge ut for dette privat.

Forskuddet kan du få utbetalt så snart reelle/eksakte datoer for avreise og hjemkomst fra utenlandsoppholdet er bestemt. For å få overført forskuddet til din egen bankkonto, må du fylle ut en "forskudds-utbetalingsblankett" (finnes i høyre marg), og sende blanketten per e-post til Kirsten Ranheim Berg, Økonomiavdelingen NMBU. NMBU er pålagt å knytte en slik utbetaling til den eksakte reiseperioden, derfor vil du ikke få utbetalt forskudd så lenge utenlandsoppholdet kun er på planleggingsstadiet. 

Slik fyller du ut forskuddsutbetalingsblanketten. Du trenger ikke å signere blanketten, eller få den attestert/godkjent av andre.

De resterende 20 % utbetales ved hjemkomst etter at sluttrapport og sluttoppgjørskjema er levert og godkjent (se nedenfor).

Mens du er utenlands

Det er svært viktig å ta vare på alle relevante kvitteringer for alle "ekstra" utlegg og kostnader som påløper mens du er utenlands (for eksempel reiseutlegg, husleie). Dette gjelder ikke mat og klær, som er utgifter som du uansett ville hatt også om du var hjemme i Norge. Originalkvitteringer skal sendes til Kirsten Ranheim Berg (Økonomiavdelingen) sammen med oppgjørsskjema så snart som mulig, og seinest én måned etter hjemkomst. Når oppgjøret er levert og gjennomgått utbetales de resterende 20 %.

Når du kommer tilbake til Norge

Søkere som får tildelt utenlandsstipend, må levere sluttrapport og oppgjørsskjema når utenlandsoppholdet er over.

1. Sluttrapport: Fylles inn og leveres elektronisk innen én måned etter hjemkomst. Lenke til e-sluttrapporten (innlogging med Feide): https://nettskjema.no/a/sluttrapport

2. Sluttoppgjørsskjema: Sluttoppgjørsskjema (finnes i høyre marg) og originalkvitteringer sendes fysisk til Kirsten Ranheim Berg, Økonomiavdelingen NMBU, innen én måned etter hjemkomst. 

Hvis du ikke får til å reise som planlagt

Søkere som får tilsagn om midler kan, dersom utenlandsoppholdet ikke lar seg gjennomføre på planlagt tidspunkt, og så sant fakultetet godkjenner utsettelsen, beholde tilsagnet om midler i inntil
- ett år fra avreisetidspunktet oppgitt i søknaden (gjelder ph.d.-er, postdoktorer og spsialistkandidater)
- to år fra avreisetidspunktet oppgitt i søknaden (gjelder fast vitenskapelig ansatte).

Meld fra til Forskningsavdelingen (ved kari.moxnes@nmbu.no) om eventuelle endringer i utenlands­oppholdet.

Dersom du har mottatt forhåndsutbetaling og oppholdet ikke gjennomføres som planlagt, må du betale tilbake hele eller deler av beløpet du har mottatt.

Ubrukte og frigitte midler vil bli omdisponert til personer som står på venteliste for å få stipend.

Viktig informasjon om skatt

Stipend som utbetales i forbindelse  med  forskningsopphold i utlandet er i utgangspunktet trekkpliktig. Dersom bruken av stipendet kan dokumenteres i form av bilag, originale kvitteringer (så langt det er mulig) for utlegg/kostnader, vil det bli innberettet som trekkfritt. Relevante utgifter er alle ekstra kostnader som oppstår i forbindelse med oppholdet bortsett  fra mat og klær.

Det er NMBUs Økonomiavdeling v/lønnsseksjonen, som innberetter til Skatteetaten både stipend og lønn opptjent i løpet av perioden i utlandet. Det er derfor viktig at du melder inn perioden for forskningsoppholdet så snart den er kjent (i forskuddsutbetalingsblanketten), men også varsler fortløpende om endringer og oppgir "fasiten" i sluttoppgjørsskjemaet. Det er Kirsten Ranheim Berg som skal ha disse opplysningene.

Lønn rapporteres samme måned den utbetales, mens stipend først rapporteres som trekkfritt eller trekkpliktig stipend når oppholdet er avsluttet. Den ansatte skal ikke rapportere noe direkte til Skatteetaten. Har du hatt redusert skatt under oppholdet er det viktig å få nytt skattekort ved hjemkomst.

Ved opphold i USA
Det er en egen skatteavtale mellom Norge og USA. Skatteavtalens artikkel 15 innebærer for alle som omfattes av avtalen, at alle stipender og inntekter, også lønn, vil kunne være helt fritatt for skatt både i USA og Norge. 

For å omfattes av bestemmelsen må du utføre forskning eller undervisning i USA. Du må også ha fått en offisiell invitasjon fra vedkommende lære- eller forskningsinstitusjon i USA. 

Du må selv kreve skattefritak etter skatteavtalen ved å søke om forhåndsgodkjenning av skattefritak / endring av skattetrekk hos Skatteetaten før avreise. Skatteavtalen gir deg mulighet til å søke om skattekort der kun trygdeavgiften er inkludert. Du søker om foreløpig forhåndsgodkjenning av skattefritak via altinn.no. Du må logge deg inn, og det er ikke et eget skjema for dette så du må bruke "Kontaktskjema RF- 1306". Selve søknaden skriver du i fritekstfeltet i kontaktskjemaet. Du må legge ved 1) det signerte invitasjonsbrevet fra vertsinstitusjonen i USA og 2) en bekreftelse fra arbeidsgiver (fakultetet) om at du er ansatt og vil motta lønn (brutto månedslønn kr...) mens du er på utenlandsopphold. Se veiledning for hvordan du finner og fyller ut Kontaktskjema RF-1306 i høyre marg (under Veiledninger).

Ved innvilget fritak får du et nytt skattekort med lavere sats. Skattesatsen er ikke null fordi du fortsatt skal betale 8,2% i trygdeavgift. Skattekortet skal dessuten gjelde for et helt kalenderår, slik at skattesatsen settes i forhold til hvor stor del av inntekten som er skattefri.

Merk at innvilget fritak er en forhåndsgodkjenning. Endelig skattefritak må du kreve når du leverer skattemeldingen, for inntektsåret du oppholdt deg i USA, til Skatteetaten. Under headingen «Lønn og tilsvarende ytelser» i den elektroniske skattemeldingen, må du skille mellom lønn opptjent i USA og lønn opptjent i Norge. For inntekten opptjent i USA velger du i feltet Metode ved dobbeltbeskatning «Skattenedsettelse etter skatteavtale» (Se veiledningen fra Skatteetaten i høyre spalte).

Forsikringer

NMBU er en statlig virksomhet og er derfor "selvassurandør", noe som betyr at NMBU ikke har lov til å tegne forsikringer på vegne av sine ansatte eller studenter. Statlige virksomheter har likevel adgang til å tegne reiseforsikring for enkeltreiser i utlandet (jf. Statens personalhåndbok  9.24 Særavtale om forsikrings- og erstatningsordninger for statsansatte på tjenestereise og ved stasjonering i utlandetæravtale) hvis reisen defineres som "tjenestereise". Forskningsopphold defineres ikke som tjenestereise. For å være best mulig sikret under reise/utenlandsopphold må du derfor ha en privat reise- og personskadeforsikring.

Forsikringen bør minimum dekke:

  1. Ulykke, innbo- og reise
  2. Utgifter til sykehusopphold dersom du reiser utenfor EØS-området/USA
  3. Utgifter til hjemtransport ved alvorlig skade/dødsfall

Ved reiser til andre EØS-land (+ Sveits), bør du alltid ha med deg gyldig Europeisk helsetrygdkort. Som navnet antyder, kan ikke Europeisk helsetrygdkort benyttes utenfor EØS-området eller Sveits. Det kan heller ikke benyttes på Svalbard. Helserettighetene du har etter EØS-avtalen er begrenset. Det er derfor viktig, uansett hvor du skal reise, å ha en privat reiseforsikring (i tillegg til helsetrygdkortet).

Dersom utenlandsreisen blir påvirket av Covid19-situasjonen

Dersom du blir forhindret i å gjennomføre ditt planlagte utenlandsopphold / utenlandsopphold må utsettes grunnet koronasituasjonen, må du søke om å utsette oppholdet. Det er viktig at du har dialog med dekanen ved fakultetet ditt slik at dere i fellesskap finner en god løsning for utsettelsen. Søknaden (det er tilstrekkelig med en e-post) sendes til kari.moxnes@nmbu.no, med dekan i kopi. 

Published 11. mars 2014 - 14:14 - Updated 22. mars 2023 - 12:35