NMBUs interne midler til utenlandsopphold

NMBU ønsker økt internasjonalt samarbeid og tildeler midler til utenlandsopphold. Det forutsettes at oppholdet skjer ved et internasjonalt anerkjent universitet eller forskningsinstitusjon. Midlene lyses ut årlig i høstsemesteret. Det er tilgjengelig ca. 3 MNOK forutsatt budsjettvedtak i universitetsstyret.

Om utenlandsstipend for fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin

  • Årlig søknadsfrist er 1. november. Det er kun én søknadsfrist pr år.
  • Planlegger du utenlandsopphold høsten 2022 og/eller våren 2023, skal du søke innen 1. november 2021.
  • Tildeling av stipend forutsetter at du har fått innvilget forsknings- og utdanningstermin ved fakultetet. Se "Retningslinjer for forsknings- og utdanningstermin ved NMBU" i høyre marg.
  • Det kan innvilges opphold ved maksimalt to ulike, anerkjente, institusjoner. Disse skal være kvalitetssikret av fakultetet.
  • Du skal i søknaden dokumentere samarbeid med det forskningsmiljøet du ønsker å besøke.
  • Søknader om utenlandsopphold skal være på minimum 3 og maksimum 10 måneder.
  • Midlene skal brukes til oppholds- og reiseutgifter. For satser og beregning av budsjett, se nedenfor.

Informasjonen i denne artikkelen finner du også i "Retningslinjer og kriterier for tildeling av midler til utenlandsopphold for fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin", i høyre marg.

Om utenlandsstipend for ph.d.-kandidater og postdoktorer i NMBUs rekrutteringsstillinger ("KD-stipendiater"), og spesialistkandidater

Ph.d.-kandidater og postdoktorer i NMBUs rekrutteringsstillinger, og spesialist­kandidater, kan søke om stipend til utenlandsopphold som planlegges gjennomført i det akademiske året 2022/2023. For budsjettåret 2022 er det tilgjengelig ca. 1,5 MNOK likt fordelt på to utlysinger, del 1 med frist 1. november 2021 (for deg som vil reise høsten 2022) og del 2 med frist 1. mai 2022 (for deg som vil reise våren 2023). 

  • Årlige søknadsfrister er 1. mai og 1. november.
  • Planlegger du utenlandsopphold høsten 2022, skal du søke innen 1. november 2021. 
  • Utenlandsopphold må godkjennes av fakultetet (dekan) og hovedveileder.
  • Det kan innvilges stipend for opphold ved maksimalt to ulike, anerkjente, institusjoner. Disse skal være kvalitetssikret av fakultetet.
  • Du skal i søknaden dokumentere samarbeid med det forskningsmiljøet du ønsker å besøke.
  • Utenlandsopphold skal være på minimum 2 og maksimum 6 måneder.
  • Midlene skal brukes til oppholds- og reiseutgifter. For satser og beregning av budsjett, se nedenfor.
  • Ved søknadsfristen kan du ikke ha bodd eller arbeidet i landet til den utenlandske vertsinstitusjonen i mer enn 12 måneder i løpet av de tre foregående årene.

Informasjonen i denne artikkelen finner du også i "Retningslinjer for tildeling av midler til utenlandsopphold for ph.d.-kandidater og for postdoktorer i NMBUs rekrutteringsstillinger og spesialistkandidater", se høyre marg.

Slik søker du (gjelder alle søkere)

Du søker ved hjelp av dette e-søknadsskjemaet (innlogging med Feide): https://nettskjema.no/a/utenlandsstipend2022. Her oppgir du informasjon om deg selv og om vertsinstitusjonen(e), beskriver mål for oppholdet og budsjett.

For fast vitenskapelig ansatte skal søknaden ha følgende vedlegg:

  • bekreftelse fra fakultetet (dekan) om at forsknings- og utdanningstermin er innvilget
  • formell invitasjon fra vertsinstitusjonen(e) med beskrivelse av eksisterende/ ønsket samarbeid.

For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater skal søknaden ha følgende vedlegg:

  • Bekreftelse fra fakultetet (dekan) og hovedveileder om at utenlandsopphold er godkjent (e-postbekreftelse er ok)
  • CV med publikasjonsliste, mobilitet, klinisk arbeid og verv
  • Formell invitasjon fra vertsinstitusjonen(e) med beskrivelse av eksisterende / ønsket samarbeid.

Du får ikke dekket alle utgifter

  • Tildeling av midler til utenlandsopphold blir beregnet ut fra Norges Forskningsråds gjeldende satser for oppholdsutgifter (se nedenfor).
  • For reisekostnader dekkes billigste reisemåte og én reise t/r hvert oppholdssted; maksimalt to reiser.
  • Det bevilges ikke midler til kursavgift, konferanser, «bench fees» eller driftsmidler.

Satser som skal brukes ved beregning av budsjett

Norges Forskningsråds gjeldende satser for oppholdsutgifter skal brukes ved beregning av budsjett i søknaden. Satsene er for søknadsfristen 1. november 2021:

  • Oppholdsutgifter
    20 000 NOK per måned for enslige
    36 000 NOK per måned for familie

  • Reisekostnader
    Beskriv ca. reiseutgifter (billigste reisemåte) til fly/buss/tog i en tabell.

Har du alternative finansieringskilder?

NMBU Forskningsutvalget har i retningslinjene for utenlandsstipend bestemt at dersom det finnes andre alternative finansieringskilder, skal man også søke der. Dersom en søker får tilslag på søknad om midler til reise og opphold fra andre kilder enn NMBU, blir stipendet fra NMBU avkortet tilsvarende.

Denne lenken leder til en artikkel med oversikt over diverse finansieringskilder for utenlandsopphold.

Slik behandles søknaden

Søknadene som er mottatt innen fristen, behandles av Forskningsavdelingen i løpet av 4-6 uker.

For ph.d.-er, postdoktorer og spesialistkandidater blir disse prinsippene lagt til grunn ved behandling av søknadene:

  • Ved budsjettknapphet brukes prinsippet om at «flest mulig søknader skal innvilges».
  • Antall måneder det søkes om kan bli avkortet slik at flest mulig søknader blir innvilget.

For fast vitenskapelig ansatte blir disse vurderingskriteriene lagt til grunn ved eventuell prioritering av søknadene, i gitt rekkefølge:

  1. Fast vitenskapelig ansatte i forsknings- og utdanningstermin som sender søknad om NMBUs utenlandsstipend for første gang. Søkere som ikke har søkt om utenlandsstipend ved 2 siste forsknings- og utdanningstermin perioder regnes som førstegangssøkere.
  2. Prinsippet om at flest mulig søkere skal reise. Ved budsjettknapphet skal det tilstrebes at flest mulig får stipend, dvs. at stipendet kan avkortes utover maksimumsopphold på 10 måneder.
  3. Ved ellers like vilkår, blir vitenskapelig ansatte av det underrepresenterte kjønn prioriterte for tildeling.

Før du får svar på søknaden skal alle tildelinger være godkjent av NMBUs Forskningsdirektør.  

Utbetaling av forskudd

Du som får tildelt stipend for utenlandsopphold kan få utbetalt et forskudd på 80 % av det totale stipendbeløpet i forkant av reisen. Forskuddet skal for eksempel gjøre det mulig å bestille/betale reise og bosted uten å måtte legge ut for dette privat.

Forskuddet kan du få utbetalt så snart reelle/eksakte datoer for avreise og hjemkomst fra utenlandsoppholdet er bestemt. For å få overført forskuddet til din egen bankkonto, må du fylle ut en "forskudds-utbetalingsblankett" (finnes i høyre marg), og sende blanketten til Kirsten Ranheim Berg, Økonomiavdelingen NMBU. NMBU er pålagt å knytte en slik utbetaling til den eksakte reiseperioden, derfor vil du ikke få utbetalt forskudd så lenge utenlandsoppholdet kun er på planleggingsstadiet. 

De resterende 20 % utbetales ved hjemkomst etter at sluttrapport og sluttoppgjørskjema er levert og godkjent (se nedenfor).

Mens du er utenlands

Det er svært viktig å ta vare på alle relevante kvitteringer for utlegg og kostnader som påløper mens du er utenlands. Originalkvitteringer skal sendes til Kirsten Ranheim Berg (Økonomiavdelingen) sammen med oppgjørsskjema så snart som mulig, og seinest én måned etter hjemkomst. Når oppgjøret er levert og gjennomgått utbetales de resterende 20 %.

Når du kommer tilbake til Norge

Søkere som får tildelt utenlandsstipend, må levere sluttrapport og oppgjørsskjema når utenlandsoppholdet er over.

1. Sluttrapport: Fylles inn og leveres elektronisk innen én måned etter hjemkomst. Lenke til e-sluttrapporten (innlogging med Feide): https://nettskjema.no/a/sluttrapport

2. Sluttoppgjørsskjema: Sluttoppgjørsskjema (finnes i høyre marg) og originalkvitteringer sendes fysisk til Kirsten Ranheim Berg, Økonomiavdelingen NMBU, innen én måned etter hjemkomst. 

Viktig informasjon om skatt

Stipend som utbetales i forbindelse  med  forskningsopphold i utlandet er i utgangspunktet trekkpliktig. Dersom bruken av stipendet kan dokumenteres i form av bilag, originale kvitteringer (så langt det er mulig) for utlegg/kostnader, vil det bli innberettet som trekkfritt. Relevante utgifter er alle ekstra kostnader som oppstår i forbindelse med oppholdet bortsett  fra mat og klær.

Det er NMBUs Økonomiavdeling v/lønnsseksjonen, som innberetter til Skatteetaten både stipend og lønn opptjent i løpet av perioden i utlandet. Det er derfor viktig at du melder inn perioden for forskningsoppholdet så snart den er kjent (i forskuddsutbetalingsblanketten), men også varsler fortløpende om endringer og oppgir "fasiten" i sluttoppgjørsskjemaet. Det er Kirsten Ranheim Berg som skal ha disse opplysningene.

Lønn rapporteres samme måned den utbetales, mens stipend først rapporteres som trekkfritt eller trekkpliktig stipend når oppholdet er avsluttet. Den ansatte skal ikke rapportere noe direkte til Skatteetaten. Har du hatt redusert skatt under oppholdet er det viktig å få nytt skattekort ved hjemkomst.

Ved opphold i USA
Det er en egen skatteavtale mellom Norge og USA. Skatteavtalens artikkel 15 innebærer for alle som omfattes av avtalen, at alle stipender og inntekter, også lønn, vil kunne være helt fritatt for skatt både i USA og Norge. 

For å omfattes av bestemmelsen må du utføre forskning eller undervisning i USA. Du må også ha fått en offisiell invitasjon fra vedkommende lære- eller forskningsinstitusjon i USA. 

Du må selv kreve skattefritak etter skatteavtalen ved å søke om forhåndsgodkjenning av skattefritak / endring av skattetrekk hos Skatteetaten før avreise. Skatteavtalen gir deg mulighet til å søke om skattekort der kun trygdeavgiften er inkludert (bruk Skatteetatens skjema for å søke om endring av skattetrekk). Du må legge ved invitasjonsbrevet fra vertsinstitusjonen i USA. 

Ved innvilget fritak får du et nytt skattekort med lavere sats. Skattesatsen er ikke null fordi du fortsatt skal betale 8,2% i trygdeavgift. Skattekortet skal dessuten gjelde for et helt kalenderår, slik at skattesatsen settes i forhold til hvor stor del av inntekten som er skattefri.

Merk at innvilget fritak er en forhåndsgodkjenning. Endelig skattefritak må du be om i skattemeldingen, ved å benytte skjema RF-1150 (elektronisk skjema).

Dersom utenlandsreisen blir påvirket av Covid19-situasjonen

Dersom du blir forhindret i å gjennomføre ditt planlagte utenlandsopphold / utenlandsopphold må utsettes grunnet koronasituasjonen, må du søke om å utsette oppholdet. Det er viktig at du har dialog med dekanen ved fakultetet ditt slik at dere i fellesskap finner en god løsning for utsettelsen. Søknaden (det er tilstrekkelig med en e-post) sendes til Anna Lewandowska-Sabat (anna.sabat@nmbu.no) med dekan i kopi. 

Published 11. mars 2014 - 14:14 - Updated 14. oktober 2021 - 17:19