Informasjon for studentar om behandling av forskingsdata og persondata

Kva er forskingsdata? 

Med forskingsdata meiner ein registering/ nedteikningar/ rapporteringar i form av tal, tekster, bilder og lydar som vert generert eller oppstår undervegs i forskingsprosjekt. Les meir om forskingsdata her.

Kva er persondata?

Persondata er innsamla forskingsdata som inneheld personopplysingar. Personopplysninger kan vera ikke-sensitive eller sensitive. 

Skal du samle inn data med sensitive personopplysingar (RAUDE og SVARTE data)? Slike data krev særskilt handtering, og skal meldes til Norsk Senter for Forskingsdata (NSD) 30 dager før datainnsamling starter.

Les meir om klassifisering av data samt roller og ansvar knytta til behandling av persondata under.

Klassifisering av data

Alle forskingsdata vert klassifisert som GRØN, GUL, RAUD eller SVART. Du og din rettleiar er ansvarlege for at forskingsdata vert behandla i samsvar med krava for dei ulike klassane. Forskingsdata som inneheld sensitive personopplysningar (RAUDE og SVART data) krev særskilt handtering.

  • Open eller fritt tilgjengeleg - GRØN: Forskingsdata om dyr, plantar, bakteriar m.m
  • Begrensa - GUL: Anonymiserte forskingsdata, upubliserte forskningsdata, data med ikke-sensitive personopplysingar. Les meir her Om anonymisering av eit datamateriale.
  • Fortruleg - RAUD: Forskingsdata sensitive personopplysingar og helseopplysingar.
  • Strengt fortruleg - SVART: Store mengder sensitive personopplysingar eller helseopplysingar og forskingsdata/ datasett av stor økonomisk verdi. Studentar ved NMBU bør ikkje handtera SVARTE data.

Kontakt Norsk senter for forskningsdata (NSD) eller Solveig Fossum-Raunehaug (Forskingsavdelinga) for spørsmål om klassifisering av forskingsdata.

Kven eig forskingsdata?

Som student eig du dine eigne forskingsdata. Dersom du er involvert i et forskningsprosjekt kan det vera behov for å regulere eigarskap til resultater, forskingsdata og konfidensialitet. Ved overføring av eigarskap av data frå student til rettleiar bør ein inngå ein eigen avtale om dette

Kontakt juristene i Forskingsavdelinga for spørsmål om regulering av eigarskap til resultater, forskingsdata og konfidensialitet.

Roller og ansvar knytta til behandling av persondata

Prosjektleiar

  • Studenten har det opeartive ansvaret som prosjektleiar.
  • Rettleier har eit særlig ansvar for å støtte studenten i arbeidet med vurderingar om forskningsetiske spørsmål som knytter seg til datainnsamling og arbeid med persondata.

Prosjektleiars ansvar

  • Å vurdere om prosjektet skal behandle personopplysingar. Her kan prosjektleiar sjekke om prosjektet må meldast til NSD.
  • Å vurdere om den planlagte behandlingen er i samsvar med etiske retningslinjar, personvernregelmentet (GDPR) og eventuelt andre regelverk. 
  • Å melda prosjektet sitt til NSD senest 30 dager før behandlingen skal starte. I meldeskjemaet skal Jan Olav Aarflot i Forskingsavdelinga verta gjeven opp som kontaktperson ved NMBU.
  • Å beskrive handtering (innsamling, lagring og arkivering) av persondata i ein datahåndteringsplan.
  • Å sikre at personar som skal handtera persondata har gjennomført nødvendig opplæring i informasjonssikkerhet og personvern før behandling. 
  • Å melda eventuelle endringar som oppstår undervegs i prosjektet.
  • Å følga opp eigne prosjekt ved prosjektslutt.  

Personvernrådgivar for NMBU

Norsk senter for forskingsdata (NSD) fungerer som personvernrådgivar for prosjekt som vert gjennomført av studentar ved NMBU og som handterer forskingsdata med personopplysingar

Les meir om behandling av data med personopplysingar her.

NSD kontaktperson ved NMBU er Jan Olav Aarflot i Forskingsavdelinga.

Lagring av forskingsdata

  • Alle studenter på NMBU skal nytta sitt eiga heimeområde NMBU OneDrive for lagring av forskingsdata. 
  • Du kan lagra data med sensitive personopplysingar (RAUDE data) på OneDrive for ei kort periode, men data må anonymiserast så fort som mogleg. Koplingsnøkkel skal lagrast separat frå sjølve dataa. Les meir her om anonymisering av eit datamateriale.

Hvordan få tilgang til NMBU OneDrive? 

  • For å få tilgang til din OneDrive må du nytta NMBU Home Office. Dette er ei teneste for å få tilgang på eit NMBU-skrivebord uansett hvor du er. Her kan du også få tilgang på standard applikasjoner. 
  • Start ein nettleser, gå til adressen https://portal.nmbu.no, og logg deg inn med NMBU-brukernavn og NMBU-passord.

Innsamling av data med ikke-sensitive personopplysingar

Survey/ spørreundersøking

  • Data frå survey/ spørrunundersøkingar er som regel ikke-sensitive (GULE data).
  • Du bør nytta Nettskjema for slik innsamling. Innsamla data blir først lagra hjå Nettskjema.
  • Data kan lastast ned frå Nettskjema og videre lagrast på eiga heimeområde NMBU OneDrive.
  • Data må anonymiserast så fort som mogleg. 

Kontakt Solveig Fossum-Raunehaug (Forskingsavdelinga) for spørsmål om innsamling og lagring av data med ikke-sensitive personopplysingar.

Innsamling av data med sensitive personopplysingar

Forskingsdata med sensitive personopplysingar, såkalla RAUDE data, krever særskilt handtering og skal meldast til Norsk senter for forskingsdata (NSD) senest 30 dager før behandlingen skal starte.

Lyd- og videopptak 

  • Lyd- og videoopptak er klassifisert som sensitive personopplysingar (RAUDE data).
  • Nettskjema diktafon bør nyttast for lyd- og bildeopptak. Opptaka blir automatisk lagra hjå Nettskjema. 
  • Data kan lastast ned frå Nettskjema og videre lagrast på eiga heimeområde NMBU OneDrive. Data må anonymiserast så fort som mogleg. 
  • Teams eller Zoom kan nyttast for lyd- og bildeopptak. Opptak blir automatisk lagra på personleg område på PCen.
  • Lyd- og videoopptak må anonymiserast så fort som mulig og lagrast på eiga heimeområde NMBU OneDrive.

Kontakt Jan Olav Aarflot (Forskingsavdelinga) for spørsmål om innsamling og lagring av data med sensitive personopplysingar.

Kva gjer du dersom data er ein del av eit større forskingsprosjekt?

Dersom data du samlar inn er ein del av eit større forskingsprosjekt og/ eller rettleiar ønskjer å ta vare på desse dataa kan du få tilgang til NMBUs forskingsdataserver (LargeFile W:). 

Ta kontakt med IT-avdelinga for å få tilgang til W:. 

Om bruk av privat PC, mobiltelefon eller annan digital einheit

Det er begrensingar i bruk av privateigd datamaskin, mobil eller andre digitale einheiter ved innsamling og lagring av forskingsdata. 

Data som er strengt fortruleg (SVARTE data) skal ikkje lagrast på privat PC/ einheit. 

Data kan lagrast på privat PC/ einheit for ei kortare periode dersom følgjande krav er oppfylt:

  • Det er høve til midlertidig lagring av innsamlede data når disse vert overført til korrekt lagring så snart moglegheiten byr seg
  • For kortare perioder er det høve til å laste opp ein kopi av eit datasett til privat datamaskin/einheit for bearbeiding og analyse
  • Dataene skal bare brukes av deg
  • Din bruker skal ikkje ha administratorrettigheiter på datamaskin/ einheit
  • Din bruker skal vere sikra med sterkt passord
  • Egen administratorbrukar skal opprettast
  • Administratorbruker skal vere sikra med sterkt passord
  • Det skal ikkje vere andre brukarar av datamaskin/einheit
  • Du pliktar å halde datamaskin/ einheit automatisk oppdatert med dei siste sikkerhetsoppdateringene for operativsystemet
  • Du må ha oppdatert gyldig antivirus programvare installert på datamaskin/einheit
  • Om du forlatar datamaskin/ einheit så skal den låsast
  • Dei aktuelle dataene skal være kryptert (Windows) / (MacOS)
  • Datamaskin/einheit skal skrus heilt av under transport
  • Du skal utvise varsomheit og skepsis til lenker i e-post og på ukjente nettsidar
  • Du skal vere forsiktig med bruk av ukjente trådløsnett, særleg på reise
  • Vit hvilke program som kan tenkast å kopiere mapper og filer til ulike private backup- eller skyløysing

Her finn du pdf-dokument knytta til informasjon om lagring av forskingsdata på privat PC, mobiltelefon eller annan digital einheit.

Kontakt Jan Olav Aarflot (Forskingsavdelinga) for spørsmål om bruk av privat PC/ einheit.

Arkivering og deling av forskingsdata

NMBU følgjer FAIR-prinsippa (Findable, Accessable, Interoperable and Resuable) og prinsippet om at "Forskingsdata skal vera så opne som råd, så lukka som nødvendig". Forskningsdata skal arkiverast og delast når det er mogleg. 

  • Studentar kan arkivera sine forskingsdata i arkivet  "NMBU Open Research Data" (DataverseNO). Dataarkivet kan nyttast til arkivering av alle typer data, bortsett frå forskingsdata som inneheld personopplysingar eller anna sensitiv informasjon. Forsknngsdata kan gjerast opent tilgjengeleg eller ein kan settje begresningar ("embargo") på tilgangen til dataene. 
  • Dersom studenten ikkje vel å arkivere data i arkivet  "NMBU Open Research Data" (DataverseNO), bør data overførast til rettleiar. Ved overføring av eigarskap av data frå student til rettleiar bør ein inngå ein eigen avtale

I følge NMBUs retningslinjar skal forskingsdata tilgjengeleggjerast der det er mogleg. Men det kan finnast fleire utfordringar knytta til det å gjera enkelte datasett ope tilgjengeleg. Årsakar til å avgrensa tilgjengelegheita kan vera:

  • Sikkerheitsomsyn: I tilfelle kor tilgjengeleggjering av dataa kan truga enkeltmenneske sin eller nasjonal sikkerheit, skal datasetta ikkje gjerast ope tilgjengelege.
  • Personsensitive data: I tilfelle kor tilgjengeleggjering av dataa er i strid med gjeldande regelverk for personvern, skal datasetta ikkje gjerast ope tilgjengeleg. Data med personopplysingar må ofte slettast ved prosjektslutt. 
  • Andre juridiske forhold: I tilfelle kor tilgjengeleggjering av dataa strir med andre juridiske bestemmelsar, bør datasetta ikkje gjerast ope tilgjengeleg.
  • Kommersielle forhold: Data som har kommersiell verdi og/ eller er generert i prosjekt med ei bedrift, kan verta unnateke frå det generelle prinsippet om open tilgang. I desse tilfella er rådet at dataa vert  gjort tilgjengeleg etter ein periode, forslagsvis etter 3 eller 5 år.
  • Andre forhold: I tilfelle kor tilgjengeleggjering av data får store økonomiske eller praktiske konsekvensar for dei som har generert/samla inn dataa, kan datasetta verta teken unna frå det generelle prinsippet om open tilgang dersom det vert argumentert tilfredsstillande for dette. Dette kan for eksempel gjelda enkelte kvalitative forskingsdata.

Kontakt Universitetsbiblioteket or spørsmål og rådgjeving om arkivering og deling av forskingsdata. 

Published 26. januar 2021 - 9:57 - Updated 8. desember 2021 - 11:14