Når et prosjekt er innstilt til finansiering blir koordinator invitert til å utarbeide kontrakt med EU-Kommisjonen. Med invitasjonen følger informasjon om leveranser, frister og kontaktpersoner i EU-Kommisjonen (Project Officer, Financial Officer). Prosessen foregår i EU's nettbaserte kontraktforhandlingsservice, NEF (Negotiation Form Facility) (man kommer inn i NEF ved å logge inn i Funding & tender opportunities).
Grant Preparation Forms (GPF)
Som en del av forberedelsen til kontraktsinngåelse skal alle partnere i konsortiet fylle ut Grant Preparation Forms (GPF) med administrativ, juridisk og økonomisk informasjon om prosjektet og hver deltaker. Med bakgrunn i tilbakemeldingene fra evaluatorene og EU-Kommisjonen skal den skriftlige delen av søknaden (Part B) omarbeides til en arbeidsbeskrivelse, Description of Action (DoA), og vil inngå som en del av kontrakten med EU-Kommisjonen (Annex 1).
Grant Agreement (GA) og Form A - Accession to the contract
Når GPF og DoA er godkjent skal kontrakten signeres. Kontrakten med EU-Kommisjonen, Grant Agreement (GA), fastslår konsortiets forpliktelser overfor EU-Kommisjonen og partnernes forpliktelser for hverandre. Partnerne knytter seg til kontrakten ved å undertegne Form A - Accession to the contract. Skjemaene og kontrakten skal undertegnes av autoriserte representanter for NMBU, se «Formelle opplysninger».
Prosessen vil normalt gjennomføres og avsluttes i løpet av tre måneder.
En «Model Grant Agreement” er tilgjengelig på Funding & tenders opportunities-side for referansedokumenter. Det er et standardisert dokument som inneholder flere alternativer for en rekke klausuler for å tilfredsstille de ulike kravene ved enkelte prosjekttyper. De ulike artiklene i avtalen er supplert med forklaringer i den såkalte Annotated Model Grant Agreement.
Consortium agreement
Consortium Agreement (CA) er en samarbeidsavtale mellom partnerne i et samarbeidsprosjekt. Avtalen styrer interne forhold i konsortiet og skal bidra til å redusere muligheten for konflikter. Det er Koordinator som utarbeider konsortieavtalen og sender den til partnerne. Avtalen vil oftest inneholde regler om konsortiets interne organisering, fordeling av intellektuelle rettigheter, tilgang til andre partneres resultater, publikasionsrettigheter, hvordan uenighet mellom partnerne avgjøres, utbetalinger etc.
Avtalen regulerer utelukkende forholdet mellom partnerne, EU-kommisjonen er ikke en del av avtalen. Inngåelse av konsortieavtalen er, hvis ikke annet er uttrykkelig angitt i arbeidsprogrammet, obligatorisk for alle Horisont Europa prosjekter. Ulike aktører har utarbeidet en standard (Desca), som de fleste CA tar utgangspunkt i. Se Desca's hjemmeside. Avtalen må godkjennes og signeres av autoriserte representanter, se «Formelle opplysninger», og hvis NMBU er koordinator skal avtalen kvalitetssikres av våre jurister i Forskningsavdelingen.