I søknader og rapporter klassifiseres kostnadene i følgende kategorier:
- Direkte kostnader, for universiteter kan 100 % av godkjente direkte kostnader finansieres
- Indirekte kostnader, flat sats på 25 % beregnet på grunnlag av godkjente direkte kostnader
Hovedprinsipper for gyldige kostnader:
- Kostnadene er faktiske, registrert i regnskapet og dokumenterbare
- Kostnadene er nødvendig for å gjennomføre prosjektet
- Kostnadene har oppstått innenfor prosjektperioden (dvs. innenfor nøyaktig kontraktsfestet startdato og sluttdato, unntak: kostnadene for sluttrapportene)
- Kostnadene er nøkterne og bidrar til målene i prosjektet på en økonomisk og effektiv måte
- Kostnadene er oppført i prosjektets budsjett (i Grant Agreement)
- Kostnadene er fastsatt i henhold til de vanlige regnskapsprinsippene ved universitetet
- Kostnadene kan ikke inneholde indirekte skatter, avgifter, renter og ikke gi opphav til inntekter
- Kostnadene skal være i tråd med nasjonal lovgivning for skatt/arbeidsmiljø