Regler for lagring av dokumentasjon er fastsatt i GA (Grant Agreement). All dokumentasjon skal lagres i 5 år etter siste utbetaling på prosjektet, og dersom det pågår en revisjon så må lagringen forlenges til revisjon er avsluttet.

Dokumentasjonskravet gjelder alle typer kostnader og man skal lagre detaljerte opplysninger som kan verifisere at rapporterte kostnader til Kommisjonen er reelle og korrekte. Lagringen skal følge vanlig praksis for bedriften, etablerte internkontrollrutiner og kunne vise til at kostnadene er bokført og stemmer med annen lagret dokumentasjon, f.eks. kvitteringer, fakturaer, reiseregninger osv.

For personalkostnader må man kunne framvise timelister som korresponderer med kalendere, møteplaner osv. Kommisjonen vil ved enhver revisjon kryssjekke dokumentasjon for å evt. avdekke uregelmessigheter. Alle kostnader må være nødvendige for prosjektet, være innenfor prosjektperioden og være inkludert i Grant Agreement.

All dokumentasjon må være tilgjengelig og verifiserbar til enhver tid på forespørsel fra Kommisjonen eller revisjon.