Meny
Omstillingsportal
Omstillingshåndbok

Omstillingshåndbok for omorganisering av NMBU 2016

Formålet med omstillingshåndboken er å bidra til at alle ansatte skal sikres forutsigbarhet og trygghet i arbeidsforholdet under omstillingen. Den skal legge til rette for prosesser der alle ansatte opplever at deres rettigheter blir ivaretatt på en god måte og bidra til å opprettholde et godt arbeidsmiljø. I tillegg skal håndboken være et hjelpemiddel for ledere på alle nivåer til å ivareta sitt ansvar i omstillingsprosessen på en god måte.

Omstillingshåndbok

1. Innledning

Formålet med omstillingshåndboken er å bidra til at alle ansatte skal sikres forutsigbarhet og trygghet i arbeidsforholdet under omstillingen. Den skal legge til rette for prosesser der alle ansatte opplever at deres rettigheter blir ivaretatt på en god måte og bidra til å opprettholde et godt arbeidsmiljø. I tillegg skal håndboken være et hjelpemiddel for ledere på alle nivåer til å ivareta sitt ansvar i omstillingsprosessen på en god måte.

Universitetsstyret vedtok, etter framleggelse av evalueringsrapporten «Et ambisiøst, lite universitet – en vurdering av NMBUs styrings- og ledelsesmodell» (US-sak 13/2016) følgende:

For å styrke NMBUs mulighet til å oppfylle sin visjon, mål og samfunnsoppdrag vil styret endre styrings- og ledelsesmodellen med følgende hovedgrep:

  • Gjennom delegering vil styret styrke rektors rolle, ansvar og fullmakter i saker som angår den faglige og administrative virksomhet
  • Redusere antall styringsnivåer fra tre til to
  • Forenkle og effektivisere det administrative apparatet for å understøtte den faglige virksomheten på en best mulig måte
  • Antallet faglige enheter på nivå to skal utgjøre maksimalt 6

Omstillingsarbeidet forankres i omstillingsavtale ved NMBU, OU-2016 gjeldende fra 15.2.2016 med varighet ut året. Omstillingsavtalen slår blant annet fast at ingen ansatte skal sies opp som følge av omorganiseringen. I tillegg forankres omstillingsarbeidet i lover, forskrifter, kollektive og individuelle avtaler og personalpolitikk ved omstillingsprosesser i staten.

Omstillingshåndboken gir informasjon om hvordan omstillingsprosessen skal gjennomføres og utdyper deler av prosessen ved innplassering i stilling. I tillegg er det utarbeidet en trinnvise prosessbeskrivelse som angir rekkefølge, prosedyre ved innplassering og som angir hvem som er ansvarlig underveis i prosessen (vedlegg). Prosessbeskrivelsen vil bli oppdatert med tidsangivelser for de ulike stegene og kommunisert ut i organisasjonen. 

 

NMBUs verdier legges til grunn for arbeidet omstillingsprosessen: Respektfull, Ambisiøs, Uavhengig og Samspillende (RAUS).

Ås, 12.5.2016

Rektor Mari Sundli Tveit

 

2. Informasjon og kommunikasjon

I omstillingsprosesser stilles alle overfor utfordringer, og særlig de som direkte blir berørt. Gode omstillingsprosesser forutsetter godt lederskap, og det er en viktig lederoppgave å kommunisere med og informere ansatte underveis. Ledere skal være oppmerksomme, både når det gjelder å imøtekomme og ivareta gode innspill, og når det gjelder den usikkerheten og utryggheten som kan oppstå underveis.

Ledere skal sammen med tillitsvalgte og verneombud følge utviklingen i arbeidsmiljøet. I gjennomføring av omstillingsprosessen må ledelse, tillitsvalgte og verneombud arbeide sammen slik at de tiltak som gjennomføres i fellesskap er godt opplyst samtidig som de ansattes interesser blir ivaretatt på en god måte.

Det er naturlig å skille mellom generell informasjon og informasjon som angår den enkelte som blir direkte berørt av omstillingen.

Ledere på alle nivå skal formidle oppdatert informasjon i løpet av omstillingsprosessen.  Hvordan og når slik informasjon skal gis, skal planlegges sammen med de tillitsvalgte, jfr. Hovedavtalen § 11 nr. 5.  Ledere ved hver enhet skal sammen med de ansatte tilstrebe å bli enige om hvordan informasjonsflyt, åpenhet og medvirkning best kan ivaretas.  Informasjon som gis muntlig skal som hovedregel også gis skriftlig, slik at det sikres at den er tilgjengelig for ansatte som er berørt.  Det skal gjennomføres informasjonsmøter på flere nivåer, der ansatte har anledning til å stille spørsmål og holdes orientert om:

  • Overordnede vedtak og beslutninger av betydning for enheten
  • Arbeidet med organisasjonskart og vedtak
  • Enhetens interne organisering og arbeidsområder
  • Arbeidet med bemanningsplan
  • Arbeidet med innplasseringer
  • Kriterier for tilbud om samtaler
  • Tidsplan for gjennomføring av samtaler og innplasseringer
  • Muligheter for å la seg bistå av tillitsvalgte
  • Hvem som har ansvar for ulike deler av omstillingsarbeidet

Det er utarbeidet en kommunikasjonsplan for omorganiseringen. I denne planen vektlegges det at det skal informeres bredt rundt både prosess og beslutninger, og at alle ansatte skal ha mulighet til både innsyn og deltakelse. 

Følgende prinsipper skal ligge til grunn for alt kommunikasjonsarbeidet:

  • Åpen – transparens i alle prosesser
  • Korrekt – all kommunikasjon skal være faktabasert og korrekt
  • Varm – kommunikasjonen skal ivareta menneskene som berøres og vise forståelse for dette

Statens kommunikasjonspolitikk ligger til grunn for NMBUs kommunikasjonsarbeid. Dette innebærer at all informasjon skal gå i linja.

 

 

3. Medbestemmelse og medvirkning

Medbestemmelse er representativt og ivaretas gjennom tillitsvalgte og strukturerte møtepunkter mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene. Medbestemmelsesretten er hjemlet i Hovedavtalen i staten og NMBUs tilpasningsavtale.

Tjenestemannsorganisasjonenes tillitsvalgte har rett til å delta i prosjekter som faller inn under begrepet omstilling i statlig sektor. Når tillitsvalgte deltar i styrings-, prosjekt- og arbeidsgrupper eller andre grupper som opprettes under omstillingsprosjekt, har de også rett til medbestemmelse etter Hovedavtalen og tilpasningsavtalens bestemmelser på vanlig måte.

På NMBU ivaretas medbestemmelse på tre styringsnivå; virksomhetsnivå, fakultetsnivå, og institutt/avdelings- og senternivå avhengig av hvor beslutningsmyndigheten for saken ligger. I saker som angår arbeidsmiljøet skal verneombudslinjen delta i medbestemmelsesordningen. På virksomhetsnivå deltar hovedverneombudet i samtlige IDF-møter. 

Hovedsammenslutningene har forhandlingsrett ved interne organisasjonsendringer på virksomhetsnivå der følgende tre vilkår er oppfylt samtidig (HA, § 13, 2a):

(1)  - Organisasjonskartet endres.

(2)  - Endringen er ment å vare over seks måneder.

(3)  - Endringen medfører omdisponering av personale og/eller utstyr.

Eksempler på endringer som vil fremgå i et organisasjonskart:

  • Opprettelse av nye enheter (fakulteter, institutter, seksjoner, avdelinger)
  • Sammenslåing av enheter
  • Nye beslutningslinjer
  • Flere eller færre beslutningsnivåer

Bemanningsplaner er drøftingssaker.

Medvirkning ivaretas blant annet ved at enhetenes og avdelingenes ledere og ansatte selv medvirker i utformingen av beslutninger som berører arbeidssituasjonen. En lederatferd som inkluderer de ansatte i løpende prosesser og beslutninger som berører arbeidssituasjonen, er viktig for at medarbeidere skal ha mulighet til å medvirke. Dette innebærer også at den enkelte ansatte har et ansvar for å gi uttrykk for sine synspunkter, og skal også på eget initiativ ta opp forhold som det ønskes medvirkning i.

 

 

4. Sunne omstillinger

Selve omstillingsprosessen er avgjørende for å lykkes med omorganiseringen. Med prosess menes her måten omstillingen gjennomføres på, ikke omstillingens innhold (målet med omorganiseringen). Prosessen bestemmer i stor grad hvorvidt omstillingen oppleves som positiv og utviklende eller negativ og belastende. Kommunikasjon, informasjon, medvirkning og medbestemmelse, som er omtalt i de to foregående avsnittene, er relevante i denne sammenheng.  

Andre forhold som spiller inn er hvordan vi som enkeltpersoner forholder oss til den endringsprosessen som vi står i. Det er normalt å reagere på endringer, og disse reaksjonene varierer mellom individer og enheter i virksomheten. Å bli bevisst hva som er naturlige reaksjoner i omstillinger og ansvarliggjøring av den enkelte i forhold til hvordan man forholder seg til prosessen på sikt, blir derfor viktig for å lykkes.

Ved omstilling er det viktig å kanalisere energien og engasjementet som ligger i de ansattes reaksjoner, i en konstruktiv retning. Gjennom å skape et klima for gjensidig respekt, samarbeid og dialog, kan man finne løsninger på uenighet knyttet til omstilling. Det er ofte en god ide å utforske eventuell motstand som oppstår.

Ved å være til stede øker ledere på ulike nivå i organisasjonen sin mulighet til å forstå hvordan ansatte opplever prosessen. Lederen må være til stede i arbeidsmiljøet og åpen for alle typer henvendelser, aktivt undersøkende og lyttende om hvordan de ansatte opplever situasjonen. Medarbeiderne må få mulighet til å stille spørsmål til ledere om sin egen situasjon – også på en uformell måte og på eget initiativ, og til å få løpende, konkret og troverdig informasjon tilbake.

Arbeidet med å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø skal gjennomføres på alle nivå i organisasjonen. I en omstillingsprosess skal det gjennomføres en overordnet risikovurdering («ros-analyse») av arbeidsmiljøet for å sikre at nødvendige organisasjonsoverspennende tiltak er på plass. En slik analyse skal beskrive hvilke hendelser som kan inntreffe, sannsynlighet for og mulige konsekvenser av disse. Det skal utarbeides planer for hvilke tiltak som skal iverksettes for å sikre at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig både under planlegging og gjennomføring av omstillingen.

De underliggende enhetene skal også vurdere hvilke konsekvenser omstillingen kan få for egen enhet og beslutte hvilke tiltak som er nødvendige å gjennomføre for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Mulige konsekvenser, tiltak, ansvar og frister for gjennomføring av tiltak skal dokumenteres i en handlingsplan. Risikovurderingen skal utføres av leder og verneombud hvor medarbeidernes innspill er sentrale for innholdet i vurderingen. Omstillingen, konsekvenser for arbeidsmiljøet og hvordan dette følges opp bør være fast tema på allmøter/personalmøter så lenge omstillingsprosessen pågår. 

Ved behov kan bedriftshelsetjenesten (BHT), Arbeidslivssenteret og/eller personal- og organisasjonsavdelingen (POA) kontaktes for bistand.

 

 

5. Bemanningsplaner på bakgrunn av nytt organisasjonskart

Etter at forhandlinger om NMBUs organisasjonskart er gjennomført i IDF og vedtatt av universitetsstyret, skal forslag til bemanningsplaner drøftes i IDF. Tidspunkt for utarbeidelse av bemanningsplaner for ulike deler av organisasjonen vil bli oppgitt i den trinnvise prosessbeskrivelsen. Det er ikke nødvendig å utarbeide bemanningsplaner i tilfeller der deler av organisasjonen ikke blir direkte berørt av omorganiseringen.

En bemanningsplan er en beskrivelse av enhetens struktur med de stillinger og funksjoner som kreves for å løse enhetens oppgaver innenfor gitte ressursrammer. Den utgjør grunnlaget for å kunne innplassere ansatte i stillinger i den nye organisasjonen. Planen har et kortsiktig formål, og skal ikke gjenspeile eventuelle planer eller ønsker om organisasjons- eller bemanningsendringer i fremtiden.

Hvert arbeidsområde skal beskrives med antall stillinger med samme stillingstittel, stillingskode og stillingsprosent samt en kort beskrivelse av arbeidsoppgaver og kvalifikasjonskrav for denne stillingstypen (se eksempel i vedlagt mal). Bemanningsplanene skal ikke være mer omfattende enn nødvendig. Omtalen av ansvar, oppgaver og kvalifikasjonskrav bør være kortfattet, men angi hovedinnholdet i stillingen og nødvendige kvalifikasjonskrav for å kunne utføre de aktuelle oppgavene. Beskrivelsen må utgjøre et tilstrekkelig grunnlag for vurdering av innplassering i stillingen.

I arbeidet med bemanningsplaner skal det vurderes hvilke stillinger det er behov for til ulike funksjoner, og hvordan ansvar og oppgaver bør fordeles mellom stillingene. Det skal legges vekt på å sikre god bruk av faglige og administrative ressurser, og at enheten kan nyttiggjøre seg ansattes kompetanse og erfaring på en god måte.

 

6. Retningslinjer for innplassering

Utgangspunktet for innplassering er ferdig drøftet og vedtatt bemanningsplan. En forutsetning for å foreta de vurderingene som er nødvendig for å innplassere den enkelte, er at arbeidsoppgavene i den "nye" stillingen er beskrevet slik at det er mulig å sammenligne situasjonen før omorganiseringen med situasjonen etter. I de tilfeller der en enhet ikke blir direkte berørt av omorganiseringen og alle de ansatte får sine arbeidsoppgaver videreført, kan medarbeiderne innplasseres uten vedtatt bemanningsplan for den enheten.

Arbeidsgiver vil, ved innplassering i stilling, måtte utføre en vurdering av hvem som evt. har rett til å følge sin stilling inn i ny organisering. Ett virkemiddel i denne prosessen er gjennomføring av kartleggingssamtaler og omstillingssamtaler. Slike samtaler vil være aktuelle for de medarbeidere som kan forventes å få endringer i ansvarsområder og/eller oppgaver. Medarbeidere som ikke forventes å få større endringer i sine arbeids- og ansvarsområder vil som hovedregel ikke bli kalt inn til individuelle kartleggings- og omstillingssamtaler med mindre den enkelte medarbeider selv gir uttrykk for et ønske om en slik samtale. Nærmeste leder har uansett et ansvar for å informere alle medarbeidere om innplassering i ny organisasjon.

 

6.1 Kartleggings- og omstillingssamtaler

I tråd med vedlagt veileder for gjennomføring av kartleggings- og omstillingssamtaler, skal nærmeste leder med personalansvar gjennomføre slike samtaler med ansatte som kan forventes å få endringer i arbeids- og ansvarsområder. Dette gjelder også for ansatte som er i permisjon, er fraværende på grunn av sykdom eller har annet fravær. Den enkelte ansatte kan i tillegg når som helst be om slike samtaler dersom vedkommende opplever seg berørt på annen måte.

Kartleggingssamtaler med den enkelte ansatte gjennomføres for å kartlegge oppgaver, ønsker og kompetanse i forhold til mulige roller innenfor NMBU. Kartleggingen er ment å gi arbeidsgiver et bedre grunnlag for vurderinger i forbindelse med innplassering. Det er i forbindelse med kartleggingssamtalene den enkelte medarbeider fremmer krav om stilling i ny organisasjon. Den ansatte har rett til å ha med seg en tillitsvalgt til samtalen.

Kartleggingssamtalene skal gjennomføres før innplassering av ansatte finner sted. I tillegg til vurderingene av krav på direkte innplassering i stilling, skal kartleggingssamtalen få frem den enkeltes ønsker ved endring/overgang til fremtidige arbeidsoppgaver, og arbeidsgivers behov for kompetanse på rett sted.

Formålet med kartleggingssamtalen er å:

  • Gi informasjon om omorganiseringsprosessen
  • Gi informasjon om hvorfor/hvordan den aktuelle medarbeideren kan være berørt av omstillingen
  • Gi tilpasset informasjon om den ansattes rettigheter og plikter i forbindelse med omstillingen
  • Kartlegge medarbeiderens nåværende arbeidsoppgaver, realkompetanse og ønsker om fremtidige arbeidsoppgaver/stilling 
  • Undersøke om vedkommende mener å ha krav på direkte innplassering i en stilling
  • Gi informasjon om prosessen videre og når vedkommende kan forvente en avklaring på innplassering i ny organisering
  • Ivareta behovet for dialog med og forståelse for den enkelte ansatte

Omstillingssamtaler skal som hovedregel gjennomføres med ansatte som har hatt kartleggingssamtale. Omstillingssamtalen er særlig viktig der den ansatte ikke har rett til å følge sine oppgaver, rett til å følge sin stilling, og som derfor foreløpig står uten tilbud om innplassering i ønsket stilling. Dette gjelder også ansatte som foreløpig ikke er innplassert i den nye bemanningsplanen.

Formålet med omstillingssamtalene er å:

  • Gi informasjon om aktuelle omstillings- aktiviteter og tidsplan, med vekt på endringene i den ansattes arbeids- og ansvarsområde
  • Vurdere i fellesskap mulige alternative stillinger/oppgaver for den ansatte
  • Ivareta behovet for dialog, og omsorg for den enkelte ansatte

Nærmeste leder med personalansvar har ansvar for å avtale og gjennomføre samtalen med den enkelte ansatte. Det skal opplyses om at den enkelte har anledning til å ha med en tillingsvalgt eller annen person som vedkommende har tillit til i samtalen. Det vises til vedlagt veileder for gjennomføring av samtalene.

 

Ansatte kan i spesielle tilfeller be om at samtalen gjennomføres med en overordnet leder. Dette bør etterkommes såfremt ikke særlige hensyn tilsier noe annet.

Kartleggings- og omstillingssamtaler er ikke det samme som de ordinære medarbeidersamtalene, som gjennomføres uavhengig av disse.

 

6.2 Klargjøring av ansvar og begreper ved innplassering i stilling

Basert på ferdig drøftet og vedtatt bemanningsplan for den enkelte organisatoriske enhet, samt kartleggings- omstillingssamtalene, skal de ansatte innplasseres i den nye organisasjonen. Det oppnevnes en eller flere sentral(e) bemanningsgruppe(r) som avgjør innplasseringene. For vitenskapelige, tekniske og administrative stillinger foreslår medarbeiderens nærmeste leder med personalansvar innplassering ovenfor den sentrale bemanningsgruppen som vedtar innplasseringene. For lederstillinger[1] vil det bli benyttet ekstern bistand i vurderingene av krav på direkte innplassering og Styreleder/Rektor vedtar innplasseringene.

Det er viktig at det i denne prosessen ikke gis løfter eller skapes forventninger hos den enkelte ansatte før innplasseringen er godkjent.

Nedenfor omtales rettslige begreper knyttet til innplassering i stillinger.

 

6.2.1  Rett til å følge sine oppgaver – rett til sin stilling

Utgangspunktet er at arbeidsavtalen består selv om virksomheten omorganiseres. Ansatte som ser sine arbeidsoppgaver helt eller i vesentlig grad videreført i ny bemanningsplan, har derfor rett og plikt til å følge arbeidsoppgavene (rett til sin stilling).

Det rettslige grunnlaget for prinsippet om rett og plikt til å følge sin stilling følger av ulovfestede regler, herunder statlig praksis og den enkeltes ansettelsesforhold.

Hvorvidt en ansatt har rett til stillingen, baserer seg på en konkret helhetsvurdering.

Dersom en stilling blir videreført i sin helhet, har den ansatte rett til å følge stillingen. Dersom kun deler av stillingen er videreført, må det gjennomføres en konkret sammenligning mellom stillingens innhold før og etter omorganiseringen. Den konkrete vurderingen vil ikke kun være begrenset til arbeidsavtalen og kunngjøringsteksten, men også en fortolkning av det reelle stillingsinnholdet. Det er ikke avgjørende at alle arbeidsoppgaver er videreført, eller om det er lagt nye oppgaver til den nye stillingen. Et minstekrav for at det skal foreligge rettskrav, må antas å være at arbeidets grunnpreg ikke er endret i forhold til tidligere, slik at arbeidsgiver kan pålegge arbeidstakeren å tiltre i stillingen. Momenter som særlig må vurderes er likheter/ulikheter med hensyn til ansvar, arbeidsoppgaver/arbeidsområde, og nivå i organisasjonen. Det må også ses på øvrige vilkår, som ikke må atskille seg vesentlig fra tidligere stilling.

Dersom stillingens grunnpreg er endret, fremstår det klart at rettskrav ikke vil foreligge. At stillingens grunnpreg er videreført er likevel ikke tilstrekkelig til å ha krav på stillingen. Det må derfor gjøres en konkret vurdering i det enkelte tilfellet om den ansatte har krav på en bestemt stilling. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at stillingene er så forskjellige at arbeidstakeren ikke har rettskrav på den nye stillingen.

Lederstillinger står i denne sammenhengen i en særstilling, og det legges til grunn at det skal mindre endringer til før stillingen er vesentlig endret enn ved stillinger på lavere nivå. Ett moment vil være antall ansatte som ledes, og et annet vil være hvilke fagområder som ligger under vedkommende leder.

En ansatt som midlertidig har hatt et annet arbeids- og ansvarsområde enn det som følger av arbeidsavtalen/arbeidsforholdet, vil ikke kunne hevde rett til disse (midlertidige) oppgavene, knyttet til retten til å følge sin stilling. Den kompetanse vedkommende har opparbeidet seg i de midlertidige oppgavene vil imidlertid kunne få betydning for kvalifikasjonsvurderingen knyttet til vurderingen om annet passende arbeid.

 

6.2.2  Endrede arbeidsoppgaver

Retten (og plikten) til å følge sin stilling / sine arbeidsoppgaver gjelder også dersom den nye stillingen i noe grad innebærer endringer i arbeidsoppgavene. Dette følger av tjml § 12 første punktum, som nedfeller at tjenestemenn plikter å finne seg i endringer i arbeidsoppgaver og omorganisering av virksomheten.

 

6.2.3  Likeverdig stilling

Dersom den nye bemanningsplanen eller innplasseringsprosessen avdekker at ansatte vil miste sine arbeidsoppgaver, kan arbeidsgiver pålegge den ansatte å overta en annen likeverdig stilling eller å stå til rådighet for spesielle oppdrag.

Med likeverdig stilling siktes det normalt til status og lønn, som må være noenlunde lik. Den nye stillingen skal stort sett ha de samme funksjoner som den opprinnelige stillingen, for eksempel saksbehandling eller vanlig kontorarbeid. En som er ansatt i en undervisnings- og forskerstilling kan ikke bli pålagt å tre inn i en administrativ stilling eller omvendt.

Dersom den ansatte blir pålagt å overta en annen likeverdig stilling eller et spesielt oppdrag, har den ansatte i utgangspunktet en plikt til å følge arbeidsgivers pålegg, jf. tjenestemannsloven § 12 annet punktum.

 

6.2.4  Passende stilling

Dersom den ansatte ikke anses å ha rett til å følge en bestemt stilling, har arbeidsgiver plikt til om mulig å tilby annen passende stilling jf. tjml § 13 (1).

Dette kalles ofte for den interne fortrinnsretten. Denne retten gjelder ikke:

  • ansatte med mindre enn ett års sammenhengende tjeneste
  • ansatte i utdanningsstillinger (spesialistkandidater, stipendiater og vitenskapelige assistenter)
  • midlertidig ansatte undervisnings- og forskningspersonale som er ansatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert
  • vikarer som har mindre enn fire års sammenhengende tjeneste

 

Begrepet annen passende stilling er videre enn begrepet likeverdig stilling, og kan omfatte stillinger som ikke nødvendigvis er likeverdige med den gamle stillingen. Det er i hovedsak tre momenter som er avgjørende for om en stilling er passende: Lønn, arbeidsoppgaver og geografi.

Når det gjelder lønn, kan den ansatte ikke kreve en høyere stilling eller lønn enn tidligere stilling.

Det reelle stillingsinnholdet må ikke atskille seg i for stor grad fra stillingsinnholdet den ansatte hadde tidligere.

Med geografi menes avstanden til det nye arbeidsstedet. Dersom det i forbindelse med omorganiseringen blir aktuelt å flytte oppgaver mellom de to campus ved NMBU, vil man anse en stilling for å være passende dersom man får tilbud om å utføre oppgaver på annet arbeidssted enn der man hadde sine oppgaver tidligere.  

Innplassering i stillinger gjøres etter en vurdering av om den enkelte ansatte tilfredsstiller de krav som er knyttet til stillingen. Det kan likevel sees bort fra manglende kvalifikasjoner, dersom dette kan kompenseres med hensiktsmessig tilleggsutdanning eller andre kompetansehevingstiltak.

 

6.2.5  Fortrinnsrett

Der det ikke viser seg mulig å tilby likeverdig eller passende stilling/ arbeidsoppgaver skal arbeidsgiver tilby annen stilling, som så langt som mulig tilfredsstiller den ansattes kompetanse og ønsker. Arbeidsgiver forplikter seg med dette ut over tjenestemannslovens § 13, nr. 1 for gruppen fast ansatte og gruppen midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern. Bestemmelsen om fortrinnsrett i tjenestemannsloven vil imidlertid også for disse være sentral ved innplassering/tilsetting i passende stillinger.

Som det framgår i tjenestemannslovens § 13, nr. 1 er det en forutsetning for å ha fortrinnsrett at den ansattes stilling blir inndratt, eller at arbeidet faller bort. Videre forutsettes det at den "nye" stillingen anses å være passende for den ansatte. I tillegg er en forutsetning for å ha fortrinnsrett at den ansatte er kvalifisert for stillingen, dvs. at den ansatte har de nødvendige faglige og personlige egenskapene som trenges for stillingen. En ansatt som er vurdert til å ha fortrinnsrett til en konkret stilling, behøver ikke være den best kvalifiserte for stillingen. Dersom flere ansatte er aktuelle for samme stilling vil en ansatt med fortrinnsrett gå foran andre ansatte. Dette selv om den ansatte ikke vurderes å være best kvalifisert.

Dersom det melder seg flere personer med fortrinnsrett til samme stilling, gjelder ikke fortrinnsretten i forholdet mellom dem. Ved en (intern) utlysning av stillingen skal tilsettingsorganet legge vanlige vurderinger/prinsipper til grunn. Det er den best kvalifiserte søkeren med fortrinnsrett som skal ansettes.

Ved innplassering uten rettskrav hvor det er flere med fortrinnsrett til stillingen, foretas en utvelgelse iht. følgende kriterier:

  • Stillingsbeskrivelse
  • Kvalifikasjoner/kompetanse
  • Erfaring/praksis
  • Tjenestetid ved NMBU/UMB/NVH
  • Personlig egnethet ved lederstillinger

Vektleggingen mellom de ulike kriteriene vil måtte vurderes i lys av den aktuelle stillingen, og hvorvidt det er forhold ved stillingen eller ansatte som tilsier at det ene eller andre momenter skal tillegges mer eller mindre vekt.

Alle ansatte skal opprettholde sitt lønnsnivå. Den som på grunn av omorganisering omplasseres til lavere lønnet stilling, beholder sin tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet som en personlig ordning. Spørsmål om eventuell høyere lønn som følge av at stillinger blir endret, skal behandles i henhold til de aktuelle bestemmelser i Hovedtariffavtalen.

 

6.2.6  Deltidsansatte

Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny tilsetting ved NMBU. Denne fortrinnsretten er betinget av at den ansatte er kvalifisert for stillingen. Fortrinnsretten for passende stilling går foran retten til utvidet stilling.

Dersom den ansatte har en stillingsprosent på mer enn 50, kan vedkommende hevde fortrinnsrett til en 100 prosent stilling. En ansatt med en stillingsprosent på 50 eller mindre, kan ikke hevde fortrinnsrett til en stilling med høyere stillingsprosent enn vedkommende hadde i sin gamle stilling.

 

6.3 Innplassering i stilling

Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere hvem som har rett til å følge sin stilling i ny organisering. Det vil være noe ulike fremgangsmåter knyttet til innplasseringsprosessene for de ulike medarbeidergruppene ved NMBU. Det er sannsynlig at de aller fleste vitenskapelige og tekniske ansatte kan innplasseres på bakgrunn av utarbeidede bemanningsplaner for de nye faglige enhetene uten videre saksbehandling. For enkelte administrative stillinger og lederstillinger kan det være behov for å foreta nærmere vurderinger av rettskrav. 

 

6.3.1  Mulige utfall av rettskravvurderinger

Det vil kunne framkomme tre ulike typer utfall av en rettskravvurdering av ansatte for en stilling:

  1. En kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen
  2. To eller flere kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen
  3. Ingen kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen

1. Én kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen

Dersom kun en ansatt er vurdert til å ha rettskrav til stillingen, innplasseres vedkommende i stillingen. Dersom flere ansatte er blitt vurdert, er det viktig å gi informasjon til alle aktuelle kandidater før det gis formelt tilbud om innplassering.  

2. To eller flere kandidater er vurdert til å ha rettskrav til stillingen

Dersom to eller flere ansatte stiller likt, ved at de ser hele eller i vesentlig grad deler av stillingen sin videreført, men ingen vesentlig mer enn andre, skal arbeidsgiver på mest mulig saklig grunnlag vurdere hvem av disse som skal innplasseres i stillingen. Denne vurderingen vil basere seg på en konkret helhetsvurdering i henhold til kvalifikasjonsprinsippet i offentlig forvaltning (jf. Statens personalhåndbok) i tillegg til tjenestetid ved NMBU/NVH/UMB.

Dette innebærer at de ansatte skal vurderes ut fra følgende momenter:

  • Kvalifikasjoner/kompetanse
  • Erfaring/praksis
  • Personlig egnethet for stillingen
  • Tjenestetid NMBU/NVH/UMB

Vektleggingen mellom de ulike momentene vil måtte vurderes i lys av den aktuelle stillingen, og hvorvidt det er forhold ved stillingen eller ansatte som tilsier at det ene eller andre momenter skal tillegges mer eller mindre vekt.

Kvalifikasjoner/kompetanse skal i de fleste tilfeller veie mest i vurderingen. Kvalifikasjoner vil som hovedregel ha større betydning ved kortere erfaring/praksis. I situasjoner der man har ansatte med lang erfaringsbakgrunn, vil relevant utdanning kunne ha mindre betydning. Tjenestetid i virksomheten vil være et naturlig element i vurderingen av en ansatts erfaring/praksis og hvor tungt denne erfaringen skal veie opp mot relevant utdanning.

I enkelte tilfeller vil imidlertid personlig egnethet for stillingen kunne være utslagsgivende. Særlig ved lederstillinger vil dette kriteriet kunne tillegges mer vekt enn for eksempel relevant utdanning. Å være egnet til en stilling kan gå ut på å ha samarbeidsevner, å kunne skape gode relasjoner, gode kommunikasjonsevner, skape tillit, ha lederegenskaper og så videre. Det legges til grunn at den ansatte gjennom sin stilling ved NMBU allerede er vurdert til å inneha de nødvendige personlige egenskapene for stillingen. Men ved en vurdering av flere ansatte, må man vurdere hvem som er best egnet til stillingen. Dette gjelder særlig dersom den nye stillingen ikke er helt lik den som de aktuelle ansatte har hatt tidligere.

3. Ingen kandidater med rettskrav til stillingen

Dersom stillingen, etter en konkret vurdering, ikke kan sies å være en videreføring, helt eller i vesentlig grad, for noen ansatte, vil ingen ha rett til stillingen.

Det at ingen anses å ha rett til å følge sin stilling, medfører ikke at stillingen kan kunngjøres offentlig av den grunn. Stillingen kan være aktuell i en vurdering av likeverdig stilling og/eller annet passende arbeid. Innplassering i stillingen skal foretas etter en vurdering av om den enkelte tilfredsstiller de krav som er knyttet til stillingen. Det kan likevel ses bort fra manglende kvalifikasjoner dersom dette kan kompenseres med hensiktsmessig tilleggsutdanning eller andre kompetansehevingstiltak.

Ledige stillinger som ikke er besatt av ansatte med rettskrav eller intern fortrinnsrett kan lyses ut internt. I situasjoner der ingen er vurdert å ha rettskrav til en lederstilling vil det kunne være hensiktsmessig å foreta en intern kunngjøring av stillingen fremfor å foreta en innplassering uten rettskrav. Dette for å sikre at det gis informasjon til ansatte under omstilling, og like muligheter til å vise interesse for stillingen.

 

6.3.2  Informasjon om arbeidsgivers vurdering og innplassering

Før innplassering i stilling skjer, skal alle ansatte som er blitt vurdert til stillingen bli informert om arbeidsgivers vurdering og gis muligheten til å uttale seg skriftlig. Den ansatte skal gis en frist for å uttale seg, som er lang nok til at den ansatte vil ha en reell mulighet for å ivareta sine interesser. Fristen skal derfor som hovedregel ikke være kortere enn én uke. Den ansattes vurderinger vektlegges før endelig beslutning om innplassering inntreffer.

Etter at innplasseringen er endelig bestemt, skal nærmeste leder med personalansvar i en samtale informere den enkelte ansatte om avgjørelsen. I tillegg vil medarbeidere underrettes skriftlig om innplasseringen. Nærmeste leder med personalansvar har ansvaret for å sørge for at ansatte i permisjon eller i sykefravær blir vurdert og orientert på lik linje med ansatte som er på jobb. Dette gjelder uavhengig av om man befinner seg i typetilfelle 1, 2 eller 3 ovenfor.

 

 

6.4 Saklig behandlingsgrunnlag

Overfor ansatte som er i permisjon, har arbeidsgiver samme rett til å gjennomføre endringer som overfor ansatte som er i arbeid, forutsatt at det foreligger saklig grunn for endringene. Likestillingsloven setter forbud mot at ansatte blir forskjellsbehandlet på grunn av kjønn. Diskrimineringsloven forbyr forskjellsbehandling på grunn av etnisitet, religion og livssyn. Arbeidsmiljøloven kapittel 13 gir vern mot diskriminering på grunn av politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, alder, og av arbeidstaker som arbeider deltid eller er midlertidig ansatt. IA-virksomheter har også et særlig ansvar for å ta hensyn til de forpliktelsene som følger av IA-avtalen i slike omstillingsprosesser, for å unngå en utstøting av eldre arbeidstakere, syke og arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne.

 

 

7. Vedlegg

Det er utarbeidet diverse maler til bruk i omstillingsarbeidet samt en detaljert, trinnvis prosessbeskrivelse av omstillingen som følger med dette dokumentet. I tillegg er omstillingsavtale ved NMBU OU-2016 lagt ved. Malene finnes elektronisk på nettsiden for omorganiseringen.



[1] Lederstillinger i denne sammenheng viser til stillinger som instituttleder, dekan, avdelingsdirektører, administrasjonsdirektør samt økonomi- og eiendomsdirektør.

Published 19. mai 2016 - 10:43 - Updated 11. august 2016 - 14:58