Innledning
Denne veiledningen retter seg mot studieveiledere og administrative ansatte ved fakultet som har tilgang til Felles studentsystem.
Sensorer må registreres i kommisjon i FS for at de kan utføre sensur digitalt i WISEflow eller registrere karakterer i Fagpersonweb.
For å registrere ekstern fagpersom i kommisjon med sensorer, må han/hun først være i FS:
1. registrert som "person",
2. registrert som "fagperson",
3. oppnevnt som "sensor".
Dette gjelder sensur på emne (ordinær eksamen og konte), gradsoppgave og klagesak. Etter at assosiert-avtale er signert med den nye fagpersonen, må fakultetet kun oppnevne han/hun som "sensor" i FS.
Ansvarsfordeling/rutine
Det er fakultetets ansvar for å registrere nye eksterne fagpersoner i FS som oppnevnes ved fakultet (iht. §40-6, Forskrift om studier ved NMBU). Det samme gjelder signering av assosiert-avtale. Fakultetene er også ansvarlige for å holde informasjon om eksterne fagpersoner oppdatert i FS.
Rapport i FS
For å få oversikt over oppnevne sensorer ved fakultet, bruk rapport FS501.001: Oppnevnte sensorer i FS.
Assosiert-avtale
Det må signeres assosier-avtale med alle nye sensorer. Mer informasjon om assosiert-avtale finnes her: Medarbeiderhåndbok: Assosiert Registrering av ekstern sensor - arbeidsprosess
For eksterne fagpersoner som ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må et fiktivt fødselsnummer genereres i FS – se kapittel nedenfor.
Det er personalkonsulent ved fakultetet som har ansvar for behandling av assosiert-avtaler. Fagpersonen registreres av lønn i IT systemene (inkl. FS). Fakultet må deretter oppnevne fagpersonen som "sensor" - se kapittel nedenfor.
Etter at avtalen er registrert, må fagpersonen uten norsk identitetsnummet ta kontakt med IT (it@nmbu.no) for å få hjelp til å sette passord for NMBU Feide-konto.
Fiktivt fødselsnummer (H-nr.)
For eksterne fagpersoner som ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må et fiktivt fødselsnummer genereres i FS.
Det fiktive fødselsnummeret må genereres før assosiert-avtale sendes til lønn.
Et fiktivt fødselsnummer genereres i "Person/Student"-bilde (Person -> Personbilder -> Person/Student). Åpne "Person/Student"-bildet og deretter klikk på "Reg." og "Ny rad".
Generering av et fiktivt fødselsnummer i "Person/Student"-bilde
Da kommer "Person/Student"-bilde i registreringsmodus. Da har også bildets menyen øverst endret seg. Det dukker opp en ny knapp: "Generer Fødselsnr" – trykk på den.
«Person/Student»-bilde i registreringsmodus
Da skal det dukke opp en boks "Generering av fiktivt fødselsnummer".
Skriv inn fagpersonens fødselsdato og velg kjønn (fra fagpersonens pass).
Trykk på knappen "Generer fødselsnummer".
«Generering av fiktivt fødselsnummer»-boks
Et fiktivt 11-sifret fødselsnummer skal komme fram nederst i boksen og det brukes videre til å registrere fagpersonen i IT systemene av lønn. Noter fødselsnummeret i assosiert-avtalen.
Da kan du lukke boksen og "Person/Student"-bilde.
Generert fiktivt fødselsnummer (H-nummer)
Oppnevn som "sensor"
For å oppnevne fagperson som sensor, åpne "Sensoroppnevning"- bildet (Vurdering -> bilder -> Sensor/kommisjon -> Sensoroppnevning) og søk opp fagpersonen.
Dersom fagpersonen ikke finnes i bildet, klikk på den øverste delen av bildet, f.eks. én av feltene med fødselsnummer eller navn, deretter "Reg." og "Ny rad".
Oppnevning av fagperson som "sensor" i "Sensoroppnevning"- bildet
Fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. "Fagperson"-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn "Sensoroppnevning"-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv "J" ved "Ekstern"-feltet.
– skriv "J" ved "Mottatt svar"-feltet.
Klikk "Enter" for å lagre.
Påkrevet opplysninger om den nye fagpersonen
Fagpersonen er nå oppnevnt som "sensor" og kan registreres i kommisjon:
Fagperson oppnevnt som "sensor" ved et annet fakultet
Dersom fagperson allerede er oppnevnt ved et annet fakultet, må han/hun også oppnevnes ved deres fakultet.
For å gjøre det, klikk "Ny rad" og fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. "Fagperson"-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn "Sensoroppnevning"-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv "J" ved "Ekstern"-feltet.
– skriv "J" ved "Mottatt svar"-feltet.
Klikk "Enter" for å lagre.
Fagperson oppnevnt som "sensor" ved flere fakulteter