Innledning
Denne veiledningen retter seg mot studieveiledere og administrative ansatte ved fakultet som har tilgang til Felles studentsystem.
Sensorer må registreres i kommisjon i FS for at de kan utføre sensur digitalt i WISEflow eller registrere karakterer i Fagpersonweb.
For å registrere ekstern fagpersom i kommisjon med sensorer, må han/hun først være i FS:
1. registrert som "person",
2. registrert som "fagperson",
3. oppnevnt som "sensor".
Dette gjelder sensur på emne (ordinær eksamen og konte), gradsoppgave og klagesak. Dersom SoT avtale blir signert med den nye fagpersonen, må fakultetet kun oppnevne han/hun som "sensor" i FS.
Ansvarsfordeling/rutine
Det er fakultetets ansvar for å registrere nye eksterne fagpersoner i FS som oppnevnes ved fakultet (iht. §40-6, Forskrift om studier ved NMBU). Det samme gjelder signering av SoT avtale. Fakultetene er også ansvarlige for å holde informasjon om eksterne fagpersoner oppdatert i FS.
Rapport i FS
For å få oversikt over oppnevne sensorer ved fakultet, bruk rapport FS501.001: Oppnevnte sensorer i FS.
SoT avtale
Eksterne sensorer logger seg i WISEflow og Fagpersonweb via ID-porten (MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass eller Commfides) og de kan legges inn i FS uten avtale vedrørende oppføring i systemer og tjenester for brukere ved NMBU (SoT).
SoT avtale må signeres, dersom ekstern fagperson:
- skal ha tilgang til bl.a. AD/BAS (epost, filområder, office365 og utskrift) eller
- skal logge seg inn med NMBUs Feide-konto (alle tjenester som benytter Feidepålogging, f.eks. Canvas) eller
- ikke har norsk norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer)
For eksterne fagpersoner som ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må et fiktivt fødselsnummer genereres i FS – se kapittel nedenfor.
OBS! Oppgi i SoT avtalen:
IT-ressurskategori: EKSTERN
Les notatet angående oppføring i systemer og tjenester ved NMBU for å velge riktige tilganger/oppføringer.
Det er personalkonsulent ved fakultetet som har ansvar for behandling av SoT avtaler. Fagpersonen registreres av lønn i IT systemene (inkl. FS). Fakultet må deretter oppnevne fagpersonen som "sensor" - se kapittel nedenfor.
Etter at avtalen er registrert, må fagpersonen ta kontakt med IT (it@nmbu.no) for å få hjelp til å sette passord for NMBU Feide-konto.
SoT avtale - Fiktivt fødselsnummer (H-nr.)
For eksterne fagpersoner som ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må et fiktivt fødselsnummer genereres i FS.
Det fiktive fødselsnummeret må genereres før SoT avtale sendes til lønn.
Et fiktivt fødselsnummer genereres i "Person/Student"-bilde (Person -> Personbilder -> Person/Student). Åpne "Person/Student"-bildet og deretter klikk på "Reg." og "Ny rad".
Generering av et fiktivt fødselsnummer i "Person/Student"-bilde
Da kommer "Person/Student"-bilde i registreringsmodus. Da har også bildets menyen øverst endret seg. Det dukker opp en ny knapp: "Generer Fødselsnr" – trykk på den.
«Person/Student»-bilde i registreringsmodus
Da skal det dukke opp en boks "Generering av fiktivt fødselsnummer".
Skriv inn fagpersonens fødselsdato og velg kjønn (fra fagpersonens pass).
Trykk på knappen "Generer fødselsnummer".
«Generering av fiktivt fødselsnummer»-boks
Et fiktivt 11-sifret fødselsnummer skal komme fram nederst i boksen og det brukes videre til å registrere fagpersonen i IT systemene av lønn.
Noter fødselsnummeret i SoT avtalen. Husk å legge ved kopi av pass når du sender SoT til lønn.
Da kan du lukke boksen og "Person/Student"-bilde.
Generert fiktivt fødselsnummer (H-nummer)
Registrer som "person"
Før du begynner å registrere fagperson som skal ha sensuroppdrag ved ditt fakultet, sjekk om denne personen allerede finnes i FS.
Du kan gjøre det i "Person/Fagperson"-bilde (Person -> Personbilder -> Person / Fagperson) – søk opp personen med fødselsnummer eller navn.
Hvis den personen ikke finnes, klikk på den øverste delen av bildet, f.eks. én av feltene med fødselsnummer eller navn, deretter "Reg." og "Ny rad".
Registrering av ny fagperson som "person" i "Person/Fagperson"-bilde
Fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer.
– navn (etternavn og fornavn).
– e-post (epost-ekst.).
Klikk "Enter" for å lagre.
Påkrevet opplysninger om den nye fagpersonen
Nå er den nye fagpersonen registrert som "person" i FS.
Registrer som "fagperson"
Opprett denne personen som fagperson – klikk i underbildet av "Person/Fagperson"-bilde (Person -> Personbilder -> Person / Fagperson) og deretter klikk "Ny rad".
Registrering av den nye fagpersonen som "fagperson" i "Person/Fagperson"-bilde
Fyll ut informasjon om fagperson. Påkrevet felt:
– sted hvor fagpersonen skal ha sensuroppdrag (192-fakultetets stedkode-0-0).
– fagpersonens faste arbeidssted.
– skriv "J" ved "Ekstern"-feltet.
Det anbefales å fylle ut informasjon om fagfelt og stillingstittel.
Klikk "Enter" for å lagre.
Påkrevet og anbefalte opplysninger om den nye fagpersonen
Den nye fagpersonen er nå opprettet som "fagperson" i FS.
Oppnevn som "sensor"
For å oppnevne fagperson som sensor, åpne "Sensoroppnevning"- bildet (Vurdering -> bilder -> Sensor/kommisjon -> Sensoroppnevning) og søk opp fagpersonen.
Dersom fagpersonen ikke finnes i bildet, klikk på den øverste delen av bildet, f.eks. én av feltene med fødselsnummer eller navn, deretter "Reg." og "Ny rad".
Oppnevning av fagperson som "sensor" i "Sensoroppnevning"- bildet
Fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. "Fagperson"-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn "Sensoroppnevning"-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv "J" ved "Ekstern"-feltet.
– skriv "J" ved "Mottatt svar"-feltet.
Klikk "Enter" for å lagre.
Påkrevet opplysninger om den nye fagpersonen
Fagpersonen er nå oppnevnt som "sensor" og kan registreres i kommisjon:
Fagperson oppnevnt som "sensor" ved et annet fakultet
Dersom fagperson allerede er oppnevnt ved et annet fakultet, må han/hun også oppnevnes ved deres fakultet.
For å gjøre det, klikk "Ny rad" og fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. "Fagperson"-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn "Sensoroppnevning"-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv "J" ved "Ekstern"-feltet.
– skriv "J" ved "Mottatt svar"-feltet.
Klikk "Enter" for å lagre.
Fagperson oppnevnt som "sensor" ved flere fakulteter