Oppdatert 29.05. kl. 13.00

Informasjon om koronavirus til NMBU-ansatte

  • Koronaviruset Dersom du tror du er smittet må du ta kontakt med fastlegen din (på telefon) eller telefonlegevakt 116117
    Foto
    Shutterstock

Oppdatert 29.05. kl. 13.00. Endringer i kursiv. Fra uke 19 åpner NMBU opp mer – mest for våre studenter. Fra slutten av april har NMBU kun vært tilgjengelig for studenter innen noen prioriterte fagområder som trenger tilgang til lokaler for å fullføre denne våren. Nå utvides dette til å gjelde studenter som er avhengig av tilgang til lokaler for å holde progresjonen sin. Ansatte oppfordres til fortsatt i størst mulig grad å jobbe hjemmefra.

Informasjon om koronavirus til NMBU-ansatte

Dyreklinikkene holdes åpne kun for akutt syke dyr. 

I en pandemi som denne må vi handle i solidaritet med de svakeste. Vi må gjøre det vi kan for å begrense smittespredning blant risikogruppene og minimere presset på helsevesenet. I praksis betyr det å være nøye med smittehygiene, å respektere karanteneregler og å møte sentrale tiltak med forståelse.

 

 

Undervisning og eksamen

 

Aktivitet på campusene

Forsiktig åpning av Urbygningen for studenter 

Vi legger nå til rette for en forsiktig åpning av enkelte lokaler for studenter som må ha fysisk tilgang til lærestedet for å ikke bli forsinket i studiene sine. Dette må skje på en trygg måte. I første omgang vil vi åpne enkelte lesesaler i 3. etasje i Urbygningen. Før studenter får adgang til lokalet, må de ha tatt smittevernkurs som vil bli tilgjengelig i Canvas denne uka. Etter at kurset er gjennomført, kan de studentene som har behov, få adgang til lesesaler i Urbygningen. Det er av smittevernhensyn begrenset med plasser, så tildeling skjer etter «først til mølla-prinsippet». SIT har et oppsyn med lokalene, og at begrensningene som er satt overholdes. Mer informasjon kommer når smittevernkurset er klart og Urbygningen åpner.

Adgang til campusene for ansatte 

Det oppfordres fortsatt til å jobbe hjemmefra, og det er hovedregelen for NMBU inntil videre. Det vil bli en gradvis tilbakeføring for ansatte til campusene på sikt. Dekaner/avdelingsdirektører vurderer hver enkelt forespørsel om å benytte sin kontorarbeidsplass, etter en forutgående risikovurdering. Noen medarbeidere kan ha gode faglige grunner for å komme tilbake på campus, andre kan ha fysiske/psykiske plager ved å sitte på hjemmekontor. Her må unntakene vurderes konkret. Antallet som benytter kontorer på campus skal uansett ikke overstige 1/3 av de ansatte ved fakultetet/avdelingen, inntil vi har gjort tilstrekkelig erfaring med at smittevernhensynene kan ivaretas på en god måte. Vi må foreta en forsiktig start, og sikre oss at vi ikke får smitte på campusene. 

Grunnregelen er maks 20 personer i en gruppe – med minst en meters avstand. Ved spesielle arrangementer kan det samles opp til 50 personer, etter en risikovurdering. Rommets beskaffenhet (areal, innganger med mer) må ligge til grunn for hvor mange som kan delta i en gruppe. Uavhengig av gruppestørrelse, så skal det foreligge en oversikt over deltakerne med kontaktinformasjon og ansvarlig arrangør. Dekaner og avdelingsdirektører fatter beslutninger for sitt fakultet eller sin avdeling.  

Renhold 

Med ekstra krav til renhold er det begrenset kapasitet, og renholdsenheten må prioritere strengt. Det betyr at de enheter som velger å benytte egne lokaler, må bidra til ekstra renhold. De må daglig tørke av overflater på egen kontorarbeidsplass, kjøkken må renholdes av ansatte, og det er begrensninger i bruken av fellesarealer som kjøkken, møterom mv. Se tiltakskort for nærmere opplysninger om dette  

Da få personer er på campusene, låses alle ytterdørene.

Meld behov for fysisk tilstedeværelse 

De som har behov for å være fysisk tilstede, må avklare dette med sin leder. Aktivitet på campusene skal loggføres. Dette er for å ivareta enhetenes og eiendomsavdelingens behov for oversikt over hvem som er til stede i byggene våre. Eiendomsavdelingen bruker opplysningene som registreres til planlegging av daglig renhold. Beredskapsgruppen bruker registreringen til den ukentlige rapporteringen til Kunnskapsdepartementet.

Stengt bibliotek – åpne bibliotektjenester

Mange tjenester er fortsatt tilgjengelige, selv om biblioteket er stengt.

Post og pakker

Servicetorget vil fortsatt være betjent med en person, og vil være fysisk til stede mellom klokka 10.00 og 14.00. I dette tidsrommet kan de etter avtale ta imot pakker fra postbud som kommer med dør-til dør sendinger til ubetjente avdelinger med låste dører. Har du viktig post eller pakker som det haster med, så ta kontakt med Servicetorget på 67 23 00 00, eller e-post servicetorget@nmbu.no.

Arbeid hjemmefra 

Det er fortsatt stor risiko for smitte i samfunnet, og dugnaden er ikke over. Vi oppfordrer, i tråd med regjeringens anbefalinger, fortsatt til mest mulig grad av hjemmekontor for ansatte – og møter på Teams. Unntak avtales med nærmeste leder.

Ved å benytte tjenestene listet opp under kan du jobbe sikkert og trygt utenfor campus.

  • Via HomeOffice får du tilgang til et virtuelt NMBU-skrivebord. Der får du tilgang på hjemmeområde, fellesområde, epost og administrative tjenester.
  • NMBU Portal får du tilgang til utvalgte NMBU-tjenester.
  • Hvis du er pålogget internett via ikke kjent nett, så anbefaler IT-avdelingen å benytte VPN.

Alle har tilgang til å bruke Teams. Du har nå mulighet til å opprette midlertidige Teams selv. Her kan du lese hvordan du går fram, og hvor du kan få hjelp og støtte.

Arbeidsgiver kan i denne særskilte situasjonen pålegge arbeidstaker å holde seg borte fra arbeidsstedet. Arbeidstaker kan også pålegges å jobbe hjemmefra så fremt arbeidstakeren har praktisk mulighet for dette. Arbeidsgiver forventer at de ansatte som jobber hjemmefra er tilgjengelige i arbeidstiden.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet opplyser at det ikke er grunnlag for å permittere arbeidstakere i staten.

Gjeldene særavtale om fleksibel arbeidstid angir en ytre arbeidstid fra kl 06.00 til kl 21.00. Arbeidsmiljøloven (§ 10-11 (3)) åpner for at arbeidsgiver og arbeidstaker kan inngå individuell avtale om å arbeide mellom kl 21.00 og kl 23.00. Slik avtale kan inngås. Kravet til hviletid må opprettholdes.

Velferdspermisjon med lønn etter hovedtariffavtalen § 22 kan innvilges. Ved omsorg for barn og pleie av nærstående i hjemmet, kan arbeidstaker ha rett til permisjon med lønn etter hovedtariffavtalen § 20.

 

Informasjon til ph.d.-stipendiater, spesialistkandidater og postdoktorer

Hvis du av ulike grunner ikke får arbeidet med doktorgrads- eller kvalifiseringsarbeidet, anbefaler vi sterkt at du registrerer og dokumenterer dette. En slik registrering og dokumentasjon kan være et grunnlag for å søke forlengelse av arbeidsavtalen. Det er veldig viktig at du har tett kontakt med fakultetet, veiledere og prosjektledere, slik at vi i fellesskap finner hensiktsmessige løsninger.

Rettigheter ved forsinkelser som følge av sykdom/ stengte barnehager/skoler grunnet korona.

Grunnlag og rutiner knyttet til eventuelle forlengelser for ph.d.-kandidater, postdoktorer og spesialistkandidater som følge av korona-situasjon – en veiledning

Ofte stilte spørsmål - for NMBU-studenter.
Information in English.

 

Møter og arrangementer 

Grunnregelen nå er maks 20 personer i en gruppe – med minst en meters avstand. Ved spesielle arrangementer kan det samles opp til 50 personer, etter en risikovurdering. Rommets areal, innganger med mer må ligge til grunn for hvor mange som kan delta i en gruppe. Uavhengig av gruppestørrelse, så skal det foreligge en oversikt over deltakerne med kontaktinformasjon og ansvarlig arrangør. Dekaner og avdelingsdirektører fatter beslutninger for sitt fakultet eller sin avdeling.

Det anbefales fortsatt at arrangementer for ansatte (samlinger, konferanser, møter o.l.) i størst mulig grad holdes i digitale kanaler. Teams, Skype eller Zoom er verktøy som kan benyttes. Her får du hjelp og rettledning på hvordan du kommer igang med digitale møter.

Bruk av Zoom

Som resten av universitets- og høgskolesektoren benytter NMBU Uninett som leverandør til Zoom-tjenester. Dette betyr at NMBU benytter eget oppsett for Zoom og ikke offentlige tjenester. Les mer om Zoom, personvern og sikkerhet.

 

NYTT 28.05: Fravær og ferie

Sykefravær

Merk at det er nye fraværskoder og rutiner for egenmelding, sykmelding og syke barn på grunn av korona. Fravær relatert til korona må registreres på egne koder for at NMBU skal få refusjon fra NAV.

Endringer i egenmelding 
I forbindelse med koronakrisen innførte regjeringen en ubegrenset rett for arbeidstakere til å bruke egenmelding i arbeidsgiverperioden, altså den delen av sykefraværet arbeidsgiver betaler for. Forskriften skulle gjelde frem til nyttår, men nå har regjeringen varslet at de tar bort retten til ubegrenset egenmeldingsbruk fra 1. juni 2020. 

Dette vil si at vi tilbake til «vanlig praksis» når det gjelder egenmelding.

Egenmelding grunnet koronasykdom eller karantene: kode 1012 – egenmelding korona.

Sykmelding
Er du syk utover de 16 dagene du kan bruke egenmelding, må du ha en sykmelding fra lege. Informer leder om sykmeldingen. Det skal sendes melding til Lønnseksjonen om legemeldt sykefravær som er relatert til koronaepidemien. Nærmeste leder har ansvar for utfylling og innsending av meldeskjema. Mer informasjon i personalhåndboka.

Fravær sykt barn, barnepassers sykdom og stengt barnehage/skole

Kode som skal benyttes for å registrere fravær som gjelder barn i UBW er: 2012 Barn og/eller barnepassers sykdom (korona). Denne koden skal benyttes på alt fravær som gjelder barn uansett årsak. Dette vil gjelde ut 2020.

Arbeids- og sosialdepartementet vedtok 13. mars en forskrift som gir foreldre rett til dobbelt antall omsorgspengedager ut 2020. Foreldre som må være hjemme med barna kan bruke av omsorgsdagene sine. De første tre dagene finansieres av arbeidsgiver, resten forskutteres av arbeidsgiver som kan søke refusjon fra NAV.

Antall dager omsorgspenger:

  • 1-2 barn går fra 10 til 20 dager i 2020
  • 3 barn eller flere går fra 15 til 30 dager i 2020
  • Kronisk syke barn + 10 går til + 20 i 2020

Alene om omsorgen

  • 1-2 barn går fra 20 til 40
  • 3 barn eller flere går fra 30 til 60
  • Kroniske syke barn går fra + 20 til + 40 i 2020

Ekstra dager kan overføres mellom foreldre etter behov. Dette gjøres ved å sende inn søknaden «Overføring av omsorgsdager på grunn av stengt barnehage eller skole» på NAV.no.

Utfyllende informasjon om fraværsregistrering finner du hos lønnsseksjonen.  

Ferie

I utgangspunktet skal oppsatt og planlagt ferie avvikles som normalt.

 

NYTT 28.05: Hva skjer til høsten? 

Kunnskapsdepartementet har som mål at semesterstart i høst skal gjennomføres med åpne læresteder. Vi tilrettelegger for å opprettholde studietilbudet til høsten, men tar høyde for at det trolig ikke vil være rom for like mange personer på campus samtidig som i en normalsituasjon. Mottak av nye studenter til høsten vil skje på en litt annen måte enn tidligere. Slik det ser ut nå blir det en kombinasjon av felles digitalt mottak for alle nye studenter, og lokale, gruppevise mottak på fakultetene og i studieprogrammene i tråd med de gjeldende smittevernrådene. Digitale løsninger for informasjon, fadderopplegg og mottak er under planlegging sammen med de ulike bidragsyterne, som SiÅs, Samfunnet og Uka-styret.

For oss gjelder de samme anbefalingene som i arbeidslivet generelt. Vi skal iverksette nødvendige tiltak for å sikre smittevernfaglig forsvarlig drift. Vi håper på mest mulig campusbasert undervisning innenfor de smittereglene som vil gjelde, men planlegger for at det vil bli mye nettbasert undervisning til høsten.

Det er nedsatt en tverrfaglig gruppe med medlemmer fra Studieavdelingen, IT, Eiendomsavdelingen og POA/HMS som skal jobbe frem anbefalinger og retningslinjer til hvordan NMBUs undervisningsrom kan benyttes til høsten. Kapasiteten i rommene vil være vesentlig lavere enn normalkapasitet dersom regelen om 1 meters avstand opprettholdes. 

Vi skal ha gode planer for studieprogresjon for studenter i risikogruppen. Det er også viktig at vi fortsetter utviklingen av digitale undervisningstilbud, slik at vi kan sikre studentene god studieprogresjon.  

Studiestart for VET, august 2020

Forsinkelse i byggeprosjektet gjør at studiestart høsten 2020 for Veterinærhøgskolen skjer på campus Adamstuen, og ikke campus Ås som planlagt.
Det går fram i en melding fra Statsbygg. På grunn av den generelle usikkerheten knyttet til koronapandemien, har vi foreløpig ikke fått noen ny dato for ferdigstillelse. 
Vi håper det lar seg gjennomføre å starte opp undervisning på Ås i januar 2021.

 

Tjenestereise og privat reise

Alle tjenestereiser utenlands skal avlyses.

Ved avbestillinger av hotell, seminarer, flyreiser mv
I utgangspunktet er Staten selvassurandør og den enkelte enhet må selv dekke eventuelle kostnader til avbestillinger av hotellrom, seminarer ol. i den grad dette ikke dekkes av avbestillingsforsikringer i kredittkort eller reiseforsikring. Økonomiavdelingen ber enhetene sørge for å holde oversikt over kostnader som påløper ekstraordinært på grunn av situasjonen med Covid-19 for på et senere tidspunkt eventuelt å kunne rette en henvendelse om kompensasjon til Kunnskapsdepartementet.

Privat reise 

NMBU oppfordrer ansatte og studenter på det sterkeste til å følge de samme restriksjonene som for tjenestereiser. Har du vært utenlands, skal du i karantene de første 14. dagene etter hjemreise.

 

Se opp for svindel på nett  

IT-avdelingen ser en økning i antall virus og falske epost knyttet til koronaviruset. Vær på vakt og vær klar over at kriminelle ønsker å utnytte situasjonen. Dette kan også komme i form av falske SMS, feilinformasjon eller økonomisk svindel. Ta kontakt med IT-avdelingen hvis du er usikker på noe du har mottatt eller blitt utsatt for.

 

Nyansettelser - intervju og prøveforelesning

Her er anbefalinger for gjennomføring av intervju og prøveforelesning når tiltak mot koronaviruset hindrer fysisk deltakelse.

Jobbintervju

De aller fleste ønsker å møte personene til jobbintervju fysisk, men siden vi nå må ta hensyn til situasjonen, er det mulig å gjennomføre jobbintervju via digitale verktøy.
Tekniske konferanseløsninger kan være Skype, Teams eller Zoom. Medlemmene i innstillingsutvalget må teste ut at det tekniske fungerer i forkant. Sjekk også at kandidaten har det nødvendige utstyr. Henvendelser om Zoom gjøres til learningcenter@nmbu.no.

Et intervju er en strukturert og målrettet samtale som samtidig bør være så fleksibelt at det er rom for improvisasjon. I et videobasert intervju er det særlig viktig å avtale i forkant hvem som styrer ordet og hvem som stiller spørsmålene.

Det er viktig å ha øyekontakt ved å se inn i kameraet, og ikke på ikonene som kommer fram på skjermen. Husk å smile. I en "virkelig" intervjusituasjon, er det naturlig å smile og være imøtekommende gjennom hele intervjuet. Dette er mer utfordrende i et videooverført intervju.

Det anbefales å ikke gjøre opptak av intervjuet. Kandidatenes svar skal nedtegnes og legges ved ansettelsessaken som saksdokument. Ved opptak gjelder følgende krav fra Datatilsynet. Følgende må da vurderes: Formål, behandlingsgrunnlag, lagringstid, lagringssted, tilgangsstyring, sletterutiner.

Prøveforelesning

Kandidater til vitenskapelige stillinger kan gjennomføre en prøveforelesning før innstillingen ferdigstilles, og det er mulig å gjennomføre prøveforelesninger via digitale verktøy. Test det tekniske i god tid før prøveforelesningen. Sjekk også at foreleseren har det nødvendige utstyret. Tekniske konferanseløsninger kan være Skype eller Zoom. Trenger du hjelp, kontakt learningcenter@nmbu.no.

Det bør oppgis et relevant og avgrenset tema som er i tråd med hva en ønsker søker skal forelese om. Søker bør ikke få definere tema helt på egen hånd. Søkerne bør ha studentene som målgruppe for sin forelesning.

Det anbefales å ikke lage opptak av prøveforelesningen. Ved opptak gjelder følgende krav fra Datatilsynet. Følgende må da vurderes: Formål, behandlingsgrunnlag, lagringstid, lagringssted, tilgangsstyring, sletterutiner.

Unntak
En praktisk grunn til å velge bort prøveforelesning kan for eksempel være at kandidaten har søkt på en stilling og holdt en prøveforelesning tidligere, er en kjent foredragsholder, eller har undervist ved NMBU tidligere.

 

Gjennomføring av disputaser

Her er retningslinjer for gjennomføring av disputas ved NMBU når tiltak mot koronaviruset påvirker fysisk deltakelse. Retningslinjene er godkjent av prorektor for forskning 14. mai 2020 og gjelder fra dags dato og erstatter retningslinjene av 19. mars 2020.

Information in English.

Fakultetet ved dekan avgjør etter en samlet vurdering om prøveforelesning og disputas skal gjennomføres eller utsettes. Det er ikke et krav at prøveforelesning er offentlig. En disputas må være offentlig for å være gyldig. Dette kravet kan ikke fravikes, men under følger beskrivelser av hvordan dette kan oppfylles.

Heldigital disputas kan gjennomføres

  • Disputas kan gjennomføres heldigitalt dersom fysisk tilstedeværelse er forhindret grunnet korona-situasjonen. Dekanen avgjør om disputas skal gjennomføres fysisk i et NMBU-lokale eller heldigitalt. Fakultetet organiserer og legger til rette for disputas.
  • Fysisk oppmøte i et eventuelt disputaslokale ved NMBU skal begrenses til inntil 20 personer (uten særskilt risikovurdering), og inntil 50 personer dersom særskilt risikovurdering er gjort og godkjenning er gitt av dekan. Ved spørsmål kontakt NMBUs sikkerhetsleder. For å sikre gjennomføring av disputasen, organiserer fakultetet den fysiske deltakelsen fra nødvendig administrativt og teknisk personale.
  • Dersom det skal benyttes et disputaslokale ved NMBU, skal Eiendomsavdelingen ha beskjed om tid og sted for gjennomføring av disputas i god tid på forhånd.

Hvis disputas arrangeres med fysisk oppmøte i et disputaslokale

Ved disputaser med fysisk oppmøte skal gjeldende smitteverntiltak ivaretas, merk spesielt tiltakene i punkt 12 i NMBUs «Tiltakskort – korona – kontorarbeidsplasser smitteverntiltak» (https://cp.compendia.no/nmbu/hms-handbok/814223):

  • Det skal dokumenteres hvem som deltar og det skal være en definert person som er ansvarlig for møtet.
  • Avstand mellom hver deltaker skal være minst en meter.
  • Møterommet ryddes, luftes og kontaktflater rengjøres av møtedeltakerne etter at møtet er avsluttet.
  • Servering av kaffe, te, vann: Engangsservise benyttes og kastes etter endt møte. Kanner og karafler rengjøres. Annen servering er ikke tillatt.

Deltakelse og presentasjoner

  • Kandidaten, disputasleder og de tre medlemmene av bedømmelseskomiteen må som minimum delta i prøveforelesning og disputas, digitalt eller fysisk (maks fem personer i samme rom).
  • Dersom NMBUs interne medlem ikke kan delta oppnevner fakultetet et settemedlem (et nytt internt medlem) til bedømmelseskomiteen (jf. Ph.d.-forskriften § 14 (5) d. og § 14 (7)). Dersom et av de eksterne medlemmene av komiteen ikke kan delta, trer NMBUs interne medlem inn som stedfortreder og fyller opponentrollen.
  • Digitale presentasjoner må kunne deles med alle deltakere og publikum. Dette gjelder også tilgjengeliggjøring av den endelige og godkjente pdf-versjonen av ph.d.-avhandlingen.

Krav om offentlig disputas

  • Krav til offentlighet kan dekkes ved at publikum gis adgang til å følge disputasen via den digitale plattformen.
  • Spørsmål fra publikum (ex-auditorio) må kunne stilles via den digitale plattformen eller via e-post.
  • Det anbefales å spørre it@nmbu.no og learningcenter@nmbu.no, om det er nødvendig å begrense antallet deltakere i det digitale rommet som disputasen gjennomføres i. Dette for å redusere risiko for tekniske problemer.

Digitale plattformer

Annonsering av disputas må inneholde

  • Grunnet korona-epidemien og medfølgende restriksjoner, er det begrensninger på fysisk deltakelse under disputasen.
  • Informasjon om digital tilgang til (prøveforelesning og) disputas, inkludert informasjon om den digitale plattformen som benyttes.
  • Hvordan man får tilgang til den godkjente avhandlingen. Dette kan for eksempel gjøres ved å sende pdf-versjon av godkjent avhandling per e-post eller dele dokument via Office365 OneDrive med innmeldte deltakere.
  • Hvordan man kan opponere ex auditorio.
  • Hvem som kan besvare spørsmål i forkant av (prøveforelesning og) disputas.

Disputasen må avlyses dersom ett av følgende inntreffer

  • NMBUs interne medlem/settemedlem i komiteen ikke kan delta.
  • Ett av de eksterne komitemedlemmene (eller internt medlem som er stedfortreder i opponentrollen) ikke kan delta i disputasen.

Kontaktpersoner:

 

Meld fra om smitte 

Du skal melde fra til nærmeste leder hvis du er smittet.

 

Om beredskapsgruppen

NMBU har nedsatt et beredskapsteam med ledelsen, sikkerhetsansvarlig, hovedverneombud med flere. Teamet møtes daglig og vurderer situasjonen fortløpende.

Oppdatert informasjon, veiledning, ofte stilte spørsmål mm finner du i HMS-håndboka. (intern lenke)

Rådgivende ressursgruppe
Rådgivende ressursgruppe består av medlemmer fra BIOVIT, MINA, KBM, SHF, Veterinærhøgskolen og representanter fra vernetjenesten og sentral HMS/beredskapsressurser. Medlemmene har kompetanse innen smittevern og HMS.

Følg også med på hva Ås kommune og Oslo kommune skriver om korona på sine nettsider. 

Published 11. mars 2020 - 14:31 - Updated 29. mai 2020 - 13:06